Rechnungserfassung leicht gemacht

CRR reduziert die Kosten für den Erfassungs- und Prüfungsprozess von Rechnungen
(PresseBox) (Langenfeld, ) Die CRR Datensysteme GmbH, Langenfeld, hat ihr Portfolio um die Lösungen "CRR 4 Invoice Capturing" und "CRR 4 Invoice Workflow" erweitert. Die Capture-Lösung erfasst elektronische oder in Papierform vorliegende Eingangsrechnungen automatisch.
Das digitalisierte Bild wird dafür in Kopf-, Fuß- und Positionsbereiche eingeteilt. Die Erkennungssoftware findet und liest die Indexwerte aus den vordefinierten Bereichen aus. Danach werden die extrahierten Daten mit bereits im Unternehmen vorhandenem Wissen (z. B. SAP-Bestellungen) abgeglichen und automatisch an weiterführende ERP- oder Archivsysteme übergeben. Für den elektronischen Freigabeprozesse werden die ausgelesenen Indexwerte dann an CRR 4 Invoice Workflow weitergeleitet. Der automatische Prüfungsprozess bildet dann durch eine Protokollfunktion alle notwendigen Schritte transparent ab: von der fachlichen über die rechnerische Prüfung bis hin zur Zahlungsfreigabe. So können Forderungen von Lieferanten schneller beglichen und Skonti ausgeschöpft werden, Wartezeiten auf Gutschriften oder Stornorechnungen verkürzen sich und Fehler werden schneller behoben.

Rechnungen von Lieferanten, die zum ersten Mal bei dem Unternehmen eingehen, durchlaufen den gleichen Erkennungsprozess wie bereits bekannte Belege. Aus den vordefinierten Bereichen werden beispielsweise Lieferanten-Daten, ILN-Nummern, Datum, Umsatzsteuer-ID, Netto oder Brutto Beträge ausgelesen. Danach werden die Daten über vorhandene Schnittstellen an weiterverarbeitende Systeme wie SAP, Navision, Baan, Filenet, Saperion oder Ceyoniq übermittelt. Sachbearbeiter fassen gegebenenfalls nicht erkannte Indexwerte nach. Diese werden anschließend einem Learningprozess des Systems unterzogen und stehen für die nächste Rechnungserfassung bereit. Dadurch kommt es zu hohen Erkennungsraten bei der Erfassung, was zu einem schnellen ROI (Return on Investment) führt. Mit der ergänzenden Workflow-Komponente können Mitarbeiter darüber hinaus jederzeit den Bearbeitungsstand von Rechnungen genau verfolgen. In diesen Prozess werden Benutzer und Benutzergruppen mit unterschiedlichen Befugnissen und Berechtigungen einbezogen. Der Workflow-Anstoß kann aus unterschiedlichen Quellen erfolgen, sei es aus SAP-Transaktionen, Informationen aus CRR 4 Invoice Capturing oder Transaktionen aus anderen ERP- oder Warenwirtschaftssystemen.

Ziel jedes Unternehmens ist es, Kosten einzusparen und die Effektivität der täglichen Arbeit in allen Bereichen zu steigern. Aber gerade das manuelle Bearbeiten von eingehenden oder bereits elektronisch vorliegenden Rechnungen ist in der Regel sehr zeit- und arbeitsintensiv. Zur Zeit werden in Organisationen 96 Prozent der eingehenden Rechnungen von Hand bearbeitet und durchlaufen standortübergreifend einen langwierigen Prüfungsprozess. Die Kosten für die Bearbeitung einer Rechnung liegen zwischen 10 und 50 Euro. "Mit unserer Rechnungserfassungslösung lassen sich bis zu 80 Prozent der Rechnungsprüfungen bis hin zur Freigabe automatisieren. Das bedeutet ein Einsparungspotenzial von bis zu einigen zehntausend Euro pro Monat", erläutert Carsten König, Marketingleiter bei CRR.

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