ACCANTUM statt Aktenordner

ACCANTUM Logo (PresseBox) (Rosenheim, ) Archivieren mit Aktenordnern ist wie das Schreiben mit der guten alten Schreibmaschine. Beim bayerischen Folienhersteller Dürrbeck arbeitet man mit dem webbasierten Archivierungssystem Accantum und hat nach wenigen Monaten bereits erstaunliche Vorteile erzielt.

Kein anderes Objekt im Büroalltag verkörpert so sehr Bürokratie und langatmige Verwaltungsprozesse wie der Aktenordner. In der Unternehmenszentrale der Gebr. Dürrbeck GmbH, einem mittelständischen Hersteller von Folien und Verpackungen im bayerischen Halfing, haben Aktenordner schon viel von ihrem Schrecken verloren. Wo früher umständlich von Hand gelocht, abgelegt und archiviert wurde, übernimmt immer mehr die webbasierte Archivierungslösung Accantum die Ablage- und Verwaltungsaufgaben. Für ein Unternehmen, in dem sehr umfangreich mit technischen Dokumentationen und Beschreibungen und mit entsprechend aufwändiger Korrespondenz gearbeitet wird, ein sehr elementarer Wechsel. Und einer mit ganz klaren Zielvorstellungen, wie Verkaufsleiter Markus Ballauf unterstreicht: "Unser Hauptziel beim Einsatz von Accantum ist, dass die Dokumente zentral gespeichert sind und jeder Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung direkt und schnell zugreifen kann." Genau das ist die Stärke der Accantum-Lösung. Während bei der konventionellen Arbeitsweise die Unterlagen teils auf Papier, teils elektronisch an unterschiedlichsten Stellen abgelegt und entsprechend mühsam zu finden sind, sammelt Accantum alle Dokumente via Scan, Fax oder Email ein und verwaltet sie zentral. Der große Vorteil der webbasierten Lösung ist, dass man die Dokumente nicht nur weltweit archivieren sondern auch genauso recherchieren und einsehen kann. Natürlich mit entsprechenden Zugangsberechtigungen, die sich individuell definieren lassen. Schnelligkeit und Übersichtlichkeit ist eine Stärke dieser Lösung, Sicherheit eine andere, die angesichts der webbasierten Arbeitsweise auch sehr wichtig ist. Sämtliche Zugriffe werden per SSL verschlüsselt, dazu gibt es eine leistungsstarke Benutzerverwaltung bis zur Dokumentenebene.

Gute Aussichten also bei Dürrbeck in Halfing, wo im April 2008 mit der neuen Archivierungssystem gestartet wurde. Zunächst konzentrierte man sich auf den Verkaufsbereich, wo Anfragen, Angebote und spezielle Druckbilder für die Produktion von individuellen Verpackungen als pdf-Dateien hinterlegt werden sollten. Dank der einfachen Bedienung und der browserbasierten Logik von Accantum war die Installation und Inbetriebnahme innerhalb von zwei Wochen abgeschlossen. "Bei der Identifikation der Dokumente haben wir uns nicht für die Texterkennung sondern für den Barcode entschieden, da wir auch mit handschriftlichen Dokumenten arbeiten", erklärt Markus Ballauf. In diesem Barcode sind die Stammdaten jedes Dokuments, also Kunde, Typ des Dokuments und Datum, hinterlegt. Ein weiteres Argument für den Barcode war, dass das Bezugsdatum des Dokuments nicht immer mit dem Erfassungsdatum identisch ist und deshalb sinnvollerweise manuell eingegeben wird. In den ersten vier Monaten wurden mit Accantum rund 1800 Seiten erfasst und archiviert, was von einer Halbtagskraft erledigt wird und nicht wie früher von den verschiedenen Vertriebsmitarbeitern individuell. Aus Sicherheitsgründen entschloss sich Ballauf, die Archivierung in der Anfangsphase zweigleisig, also sowohl mit dem neuen System als auch manuell mit Papier durchzuführen.

Suchen war gestern, ACCANTUM ist heute.

Die erste Bilanz fällt eindeutig positiv aus. "Der große Vorteil liegt nicht so sehr im Erfassen und Ablegen der Dokumente sondern bei der schnellen Suche", präzisiert Markus Ballauf. Kein mühsames Blättern in unzähligen Aktenordnern sondern die schnelle Eingabe von Stichwörtern wie Auftragsnummer, Angebotsnummer oder Firmenname im Suchfeld und alle relevanten Dokumente sind in Sekundenschnelle verfügbar. Mit einer Suche findet man nicht nur eines sondern auch mehrere Dokumente. Mit der Volltextsuche kann auch nach konkreten Abmessungen einer bestimmten Folie recherchiert werden. Falsch abgelegte Dokumente sind heute kein Problem mehr. Man findet sie genauso schnell mithilfe der Texterkennung. Dokumente können jetzt auch problemlos als Email verschickt und abgelegt werden. Mit der alten Papierlösung war das wesentlich umständlicher. Unsere Mitarbeiter sind dank Accantum deutlich entlastet worden, so Ballauf, und können sich jetzt mehr auf die Kernaufgaben konzentrieren. In der Vertriebsabteilung ist die Einführung erfolgreich abgeschlossen. Im Visier haben Markus Ballauf und seine Kollegen nun die Einführung in der Buchhaltung sowie in der Produktion im thüringischen Buttelstedt, die man bis zum Jahresende abschließen will. Die Aktenordner werden immer weniger bei Dürrbeck. Suchen war gestern, Accantum ist heute.

Kontakt

Accantum GmbH
Äußere Oberaustr. 36/4
D-83026 Rosenheim
Hans Lemke
Geschäftsführer
ACCANTUM GmbH

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