ELO minimiert Kosten und Ressourcen mit intelligentem E-Mail-Management

ELO Digital Office auf der DMS EXPO in Halle 7, Gang G/I Stand 003/002
(PresseBox) (Köln/DMS Expo, ) ELO Digital Office ist auf der DMS EXPO in Halle 7, Gang G/I, Stand 003/002 vertreten. In Köln präsentiert der Stuttgarter Software-Hersteller seine ECM-Lösungen ELOenterprise und ELOprofessional mit erweiterten Funktionen zur EMail- Archivierung in Microsoft Exchange und IBM Lotus Notes. Dabei wird die Verknüpfung von E-Mail-Inhalten mit den dazugehörigen Geschäftsprozessen automatisch gesteuert. Unternehmen haben so die Sicherheit, dass das E-Mail-Management Teil ihres gesamten Geschäftsprozesses wird. Die Single-Instance-Archivierung in ELO sorgt zudem dafür, dass die Datenspeicherung platzsparend und effizient erfolgt. Insgesamt gewährleisten die ELO ECM-Systeme eine den Compliance- Anforderungen konforme E-Mail-Archivierung.

Die optimale Verzahnung vorhandener Informationen mit den Unternehmensprozessen steht bei den Erweiterungen der ELO E-Mail- Archivierung im Fokus. Serverbasierte Komponenten bieten umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten und frei konfigurierbare Regelwerke. So lassen sich wichtige Informationsinhalte aus ein- und ausgehenden E-Mails gezielt und vorgangsbezogen für die laufenden Geschäftsabläufe nutzen.

Reine E-Mail-Archivierungssysteme speichern die Nachrichten meist in isolierten Archivpools, unabhängig von den dazugehörigen Geschäftsprozessen. Dadurch stehen wichtige Inhalte den laufenden Unternehmensprozessen nur begrenzt oder gar nicht zur Verfügung. Ein effizientes ECM-System dagegen analysiert E-Mails bei der Ablage und ordnet sie dem richtigen Geschäftsprozess zu. Alle geschäftsrelevanten Informationen, die für die erfolgreiche Abwicklung der Prozesse notwendig sind, stehen somit automatisch - in den Arbeitsfluss eingebunden - zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereit.

Schnelle Suche und sichere Aufbewahrung

Leistungsfähige Suchtechnologien sind das A&O, will man sicherstellen, dass Informationen schnell wieder gefunden und analysiert werden können. ELO bietet dem Anwender neben der Volltextrecherche auch eine fehlertolerante und kontextbezogene Suche. Zusätzlich stehen intelligente multilinguale Suchmechanismen bereit. Prozesszusammenhänge, Compliance- Anforderungen sowie die intelligente Wissenserschließung werden auf diese Weise abgedeckt.

Single-Instance-Archivierung - Redundanzfreie Ablage

Oft sind Anlagen, die per E-Mail an eine Gruppe versandt oder häufig weitergeleitet wurden, mehrfach vorhanden und belegen so bei einer Userbezogenen E-Mail-Ablage unnötig viel Speicherplatz. Abhilfe schafft die in den ELO ECM-Systemen integrierte Single-Instance-Archivierung: Sie sorgt dafür, dass mehrfach vorhandene Attachments nur einmal im Archiv abgelegt werden. Das System bildet automatisch Referenzen auf die "single instance" der Attachments in den betreffenden E-Mails. Dadurch bleibt die Datenspeicherung effizient, der Verwaltungsaufwand gering - und die Kosten werden minimiert.

PSF-Files nahtlos einbinden

Bereits bestehende PST-Files lassen sich nahtlos in den neuen Archivierungsvorgang einbinden. Dies ist eine wichtige Funktion, will man auf elektronische Archivierung umstellen und den Altdatenbestand aus den eher unsicheren PST-Files in ein sicheres Archivsystem überführen. Ein weiterer Vorteil der E-Mail-Archivierung sind die verkürzten Upgrade- und Umstellungszeiten bei einem Release-Wechsel von Exchange oder Lotus Notes. Der Zugriff auf die archivierten E-Mails erfolgt weiterhin direkt aus dem vertrauten E-Mail-Client. In diesem Zusammenhang bietet ELO mit dem Mobile Client zudem die Möglichkeit, archivierte E-Mails auch offline abzurufen. Ein großer Vorteil, wenn man unterwegs auf ältere E-Mails zugreifen muss, aber keine Online-Verbindung hat.

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