Wir hängen am Papier – deutsche Unternehmen hinken bei elektronischen Rechnungen weiterhin hinterher

Itella-Studie ergab, dass deutsche Unternehmen im Vergleich zu den nordischen Ländern nur zögerlich auf den elektronischen Rechnungsverkehr setzen
(PresseBox) (Düsseldorf, ) Düsseldorf, 09. September 2008 – Deutsche Unternehmen hinken bei der elektronischen Rechnungslegung weit hinter den nordeuropäischen Ländern her. Das ergab eine Studie des Markforschungsinstituts TNS Gallup im Auftrag von Itella. So versenden nur 20 Prozent der großen deutschen Unternehmen überhaupt elektronische Rechnungen und liegen damit weit unter den Ergebnissen der übrigen betrachteten Länder. Die Gründe für das schlechte Abschneiden scheinen zum einen in der Deutschland-spezifischen qualifizierten elektronischen Signatur zu liegen. Zum anderen legen deutsche Entscheider im internationalen Vergleich überdurchschnittlich viel Wert auf Sicherheit und Zuverlässigkeit und assoziieren diese nach wie vor mit papierbasierten Rechnungen.

„Der elektronische Rechungsverkehr bietet Unternehmen nachweislich riesige Einspar- und Optimierungspotentiale; nicht nur im Versand, sondern auch bei der Weiterverarbeitung“, sagt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. „Zudem bietet die qualifizierte e-Signatur genau die Sicherheit und Verlässlichkeit, die Unternehmen suchen. Insofern ist es nicht nachvollziehbar, dass deutsche Unternehmen hier so zögerlich agieren. Schnell und einfach implementierbare Provider-Lösungen stehen bereit und könnten die Potenziale sofort eröffnen.“

Für die Befragung wurden Daten von über 1.600 Unternehmen in Deutschland, Finnland, Schweden, Dänemark und Norwegen erhoben. Itellas Ziel war es, die gegenwärtige und zukünftige Nutzung digitaler Rechnungen diesen Ländern zu ermitteln. Befragt wurden die Unternehmen im Hinblick auf ihre Erwartungen beim Rechnungsausgang und -eingang. In Deutschland wurden außerdem Fragen zur Nutzung elektronischer Signaturen gestellt. Die Ergebnisse der Studie wurden jeweils einmal für kleine und mittlere Unternehmen (mit weniger als 250 Mitarbeitern), größere Unternehmen sowie Unternehmen mit mehr als 1.000 monatlichen Rechnungen aufgesplittet.

Kleine und mittelständische Unternehmen in Deutschland haben beim Versand elektronischer Rechnungen seit der letzten Itella-Studie 2006 rasant zugelegt: 23 Prozent geben heute an, zumindest einige Rechnungen elektronisch zu versenden (gegenüber acht Prozent noch 2006). Dieser Wert liegt im Durchschnitt der untersuchten Länder. Dagegen sind deutsche Großunternehmen nicht nur gegenwärtig das Schlusslicht beim Versand elektronischer Rechungen sondern werden es nach eigener Einschätzung auch künftig bleiben. Von ihnen setzen mehr als 50 Prozent auch in Zukunft weiterhin auf Papier. In Nordeuropa wollen das nur noch maximal 20 Prozent der Unternehmen tun.

Auch bei der Umsetzung und Nutzung der qualifizierten elektronischen Signatur hapert es massiv. Die Befragung ergab, dass 17 Prozent der Unternehmen das zugrunde liegende Signaturgesetz gar nicht kennen. Über 40 Prozent ignorieren es trotz Kenntnis schlichtweg. Dies habe den Unternehmen nach eigenen Angaben bislang keine Probleme bereitet. „Wer sich selbst mit dem Thema Signatur nicht befassen möchte und eine wirtschaftliche sowie sichere Lösung sucht, kann mit Hilfe eines Dienstleisters hier ganz schnell und einfach Abhilfe schaffen.“

Schließlich stellt sich auch der Rechnungseingang in den verschiedenen Ländern sehr unterschiedlich dar. Ein Drittel der befragten deutschen Unternehmen scannt die Rechnungen erst nach der internen Bearbeitung und Zahlungsanweisung ein, um sie zu archivieren. In Finnland oder Schweden liegt dieser Wert unter zwei Prozent, da hier überwiegend vor der Bearbeitung eingescannt wird. Die Rechnung kann dann in digitalen Workflows bearbeitet, freigegeben und anschließend vollautomatisch in das Rechnungssystem eingespielt werden. Nur 19 Prozent der deutschen Großunternehmen profitieren von den Vorteilen dieses „frühen Scannens“ vor der Bearbeitung.

“Das nachträgliche Scannen von Rechnungen ist besonders unlogisch. Würden die Rechnungen direkt bei Eingang gescannt, würden rund 90 Prozent der Bearbeitungszeit wegfallen – bei gleichem Aufwand im Scanning. Zudem ließe sich der wachsende Anteil elektronischer Eingangsrechnungen in einem einheitlichen Prozess verarbeiten“, so Raimund Schlotmann.

In der Konsequenz geht die Mehrzahl der Befragten in allen Ländern davon aus, dass die elektronische Rechnung in den nächsten Jahren stark an Bedeutung gewinnt, aber sowohl papierbasierte als auch elektronische Rechnungslegung parallel eingesetzt werden. Hierauf müssen sich die Unternehmen entsprechend einstellen und Lösungen schaffen, bei denen sie Papier und elektronische Rechnungen über alle Kanäle effizient verwalten, verarbeiten und überwachen können.

„Wir erwarten, dass Unternehmen deshalb immer stärker Provider-Lösungen nachfragen werden, mit denen sie on demand den zentral gesteuerten, flexiblen und fließenden Übergang von Papier zu elektronischen Rechnungen managen können, ohne auf den Fixkosten ihrer zunehmend schlechter ausgelasteten Infrastruktur sitzen zu bleiben“, so Raimund Schlotmann. „Bewährte Lösungen hierfür stehen bereit.“

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