Neue Lösung für das Dokumentenmanagement setzt Maßstäbe in Bezug auf Individualität und Flexibilität

Neue Lösung für das Dokumentenmanagement setzt Maßstäbe in Bezug auf Individualität und Flexibilität (PresseBox) (Bochum, ) Aktuelle Anforderungen an Unternehmen machen ein Dokumentenmanagement zu einem Grundstein der Unternehmensorganisation. Damit werden höchste Anforderungen hinsichtlich Individualität sowie Flexibilität an die Software-Entwicklung gestellt. Ein qualitativ hochwertiges und unternehmensspezifisches Software-Design erfordert interdisziplinäres Wissen aus den Bereichen Informationstechnik, Betriebswirtschaft und Management. Darüber hinaus wird ein umfangreiches Gesamtverständnis des Innenlebens von Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen benötigt.

Eingebunden in die Nutzung von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) sind nicht nur Daten und Prozesse, sondern auch die Mitarbeiter eines Unternehmens. Daraus resultiert der Bedarf an die Bereitstellung von individuell zugeschnittener und einfach zu bedienender Software. Zuverlässige und verständliche Dokumentationen und die Gewährleistung einer problemlosen Anpassung müssen ebenfalls selbstverständlich sein.

Das Bochumer IT-Unternehmen Provalida hält eine Technologie bereit, die auf der Prozessebene ansetzt und so den Fachexperten ermöglicht, direkten und verlustfreien Einfluss auf die Gestaltung und Entwicklung eines zugeschnittenen Dokumentenmanagement-Systems zu nehmen. Der IT-Experte aus dem Ruhrgebiet unterstützt mit der neuen Technologie Unternehmen und Organisationen einerseits bei der Einführung von Dokumentenmanagement-Systemen sowie andererseits bei der Integration bereits vorhandener Systeme in ein zuverlässiges und regelkonformes Prozessmanagement. Den Kern bildet ein flexibles, plattformunabhängiges und agiles Software-Tool, das in einer Forschungskooperation zwischen der TU Dortmund und der Universität Potsdam entwickelt wurde.

Anwendungsmöglichkeiten
Die innovative Technologie kann an verschiedenen Stellen zum Einsatz kommen. Sowohl in der Einführung eines neuen Dokumentenmanagement-Systems als auch bei der Integration und Erweiterung bereits existierender Systeme mit dafür offenen Schnittstellen. Wie das möglich ist? Die Technologie basiert auf „Kombinationsbausteinen“ (SIBs – Service Independent Building Blocks), die bedarfsgerecht zu anwenderspezifischen Prozessen zusammengefügt werden. Auf diese Weise entsteht ein DMS, das sich gegenüber heute gängigen Systemen durch vier wesentliche Punkte hervorhebt:

1. Maßanfertigung statt Customizing.
Während übliche Dokumentenmanagement-Systeme maßgerechte Anpassung an das jeweilige Unternehmen nur versprechen können, wird dieses mit der von Provalida genutzten Technologie tatsächlich umgesetzt. Statt vorgegebener Auswahlmöglichkeiten, denen sich Unternehmen mit ihren Workflows und den genutzten Softwareanwendungen starr anpassen müssen, modellieren bei der Provalida-Lösung die jeweiligen Fachexperten einen Workflow entsprechend dem tatsächlichen Unternehmensprozess. Vorteile liegen hier nicht nur in der individuellen Modellierung sondern auch in der vereinfachten Einführung. Die Fachabteilungen modellieren ihre Prozesse, die nahtlos eingefügt werden, selbst. So erhöht sich auch die Akzeptanz innerhalb des Unternehmens.

2. Immer auf der Höhe der Zeit
Modellierte Unternehmensprozesse unterliegen häufigen Veränderungen. Dazu gehören Entwicklungen im Unternehmen wie auch Neuerungen in der Gesetzeslage. Durch Verwendung des Provalida-Software-Tools erfolgt die Integration neuester Technologien ebenso einfach wie die Anpassung an globale Rahmenbedingungen.

3. Überprüfbare Einhaltung der Unternehmensregeln
Um die Korrektheit und Konformität der modellierten Unternehmensprozesse zu verifizieren, stellt die neue Technologie verschiedene Kontrollmöglichkeiten zur Verfügung. Dazu werden die Unternehmensregeln definiert und parallel zur Modellierung geprüft. Der regelkonforme Ablauf verschiedenster Aktionen kann beweisbar nachvollzogen werden. Sämtliche Wege und Vorgänge sind entsprechend dokumentierbar.

4. Integration in bestehende DMS
Auch Unternehmen, die bereits mit einem DMS arbeiten, können von der neuartigen Technologie profitieren, sofern die Schnittstellen des vorhandenen Systems das Zusammenspiel zulassen. Mit Hilfe der neuen Technologie kann nicht nur ein „themenbegrenztes“ Softwarepaket geschnürt, sondern komplette Unternehmensprozesse angesteuert und zusammengeführt werden. Dabei ist es unerheblich, welche unterschiedlichen IT-Lösungen bereits verwendet werden, da bei offenen Schnittstellen eine punktgenaue Koppelung möglich ist.

Kontakt

provalida GmbH
Industriestraße 27
D-44892 Bochum
Martin Esken
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