Rechnungswesen im neuen Lack

Internationale Lösung: BASF Coatings AG erfasst Rechnungen mit Invoices von ReadSoft in Deutschland, Frankreich und Spanien
(PresseBox) (Neu-Isenburg, ) Seit kurzem ist die Rechnungserfassungslösung Invoices von ReadSoft, Neu-Isenburg, bei der zur BASF Gruppe gehörenden BASF Coatings AG mit Sitz in Münster produktiv. Der Unternehmensbereich Coatings, der ein hochwertiges Sortiment innovativer Fahrzeug-, Autoreparatur- und Industrielacke entwickelt und produziert, wird mit der Software seine rund 60.000 Eingangsrechnungen pro Jahr an dem Standort Deutschland verarbeiten. Hierfür werden die Daten der Rechnungen gescannt, ausgelesen, mit bereits vorhandenen Stammdaten abgeglichen und anschließend direkt an das voll integrierte SAP-R/3-System übergeben. Die Mitarbeiter im Rechnungswesen greifen dabei auf das zentrale Europa-SAP-System zu. Für die Prozessoptimierung im SAP-Umfeld sind die Lösungen Invoice Cockpit und Web Cycle vom ReadSoft-Kooperationspartner Ebydos im Einsatz. Mit diesen haben die Rechnungsprüfer bei BASF Coatings stets die Kontrolle über alle Abläufe und über den Bearbeitungsstand der Belege. Der integrierte Workflow steuert die Rechnungsprüfung, beschleunigt Freigabeprozesse und spart so viel Zeit und Kosten: Forderungen von Lieferanten werden mit diesem Gesamtsystem schneller beglichen, so dass sich Skontoerträge ausschöpfen lassen. Fünf Mitarbeiter arbeiten mit der neu installierten Lösung bei BASF Coatings Deutschland, die die bisherige zeitaufwändige manuelle Bearbeitung der Rechnungsstapel ablöst.

"Die Softwarelösung von ReadSoft trägt sehr dazu bei, im Rechnungserfassungsprozess wirtschaftlich zu arbeiten. Wir sind sehr zufrieden und werden jetzt den Roll-Out für unsere Gesellschaften in Spanien und Frankreich vornehmen. Selten wurde ein Softwareprojekt so zügig durchgeführt. Nach nur acht Wochen war die Installations- und Testphase abgeschlossen und die erste Rechnung wurde produktiv verbucht", berichten Wilfried Epping, Rainer Susewind und Ludger Südmersen aus dem Projektteam bei BASF Coatings von dem Projektverlauf.

INVOICES ist die Startplattform der jetzt zur CeBIT 2004 neu vorgestellten erweiterten Lösung "ReadSoft DOCUMENTS for Invoices" als Modul von ReadSoft DOCUMENTS. ReadSoft setzt mit INVOICES auf ein dreistufiges Konzept, welches aus verschiedenen Erfassungstechnologien besteht. Neben der Freiformerkennung und einer lieferantenbezogenen Erkennung ("Vendor Specific Automation") ist eine selbstlernende Wissensbasis ein wesentlicher Baustein für die ständige Verbesserung der Erkennungsergebnisse. Über die rein optische Erkennung hinaus unterstützt ReadSoft mit seiner Software den kompletten Prozess der Rechnungserfassung inklusive Nachbearbeitung von schwer erkennbaren Belegen. Wenn eine Rechnung zu hundert Prozent erkannt wird, kann auch der Betrag automatisch gebucht werden. Mit dem Invoice Cockpit von Ebydos arbeitet der Sachbearbeiter auch im SAP-Umfeld mit einer komfortablen Rechnungsbearbeitungsplattform, die eine integrierte Sicht auf alle Informationen aus SAP FI/MM bietet.

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