Mit HyperDoc archivieren – zertifizierte Revisionssicherheit inklusive

(PresseBox) (Bad Vilbel, ) Das Dokumenten-Management-System HyperDoc® der IQDoQ GmbH ist in der Anwendung mit einer integrierten Finanzbuchhaltung bei der KOLDI GmbH durch den TÜV Informationstechnik (TÜViT) zertifiziert worden. Demnach hat das KOLDI-System sämtliche Kriterien nach den PK-DML (Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen) erfüllt. Den Weg hierzu ebnete IQDoQ, indem sein System HyperDoc bereits vor einigen Jahren die Konformität nach den PK-DML vom Essener TÜViT bescheinigt bekam. Das bedeutet: Das System selbst bringt alle Voraussetzungen für eine Zertifizierung zur Revisionssicherheit mit. Jeder HyperDoc-Betreiber, wie jetzt die Steuerberatungsgesellschaft Kolleß GmbH, kann mit überschaubarem Aufwand eine solche Zertifizierung durchführen. IQDoQ bietet damit allen Kunden die notwendige Sicherheit bei der elektronischen Archivierung, die gemäß GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) gefordert wird.

Um ihren Kunden – vorrangig kleinere und mittlere Mandanten – eine anspruchsvolle und IT-gestützte Vorgangsbearbeitung auf Basis elektronischer Archivierung anzubieten, hat sich die Siegener Kolleß-Gruppe für eine internetbasierte Integration von Finanzbuchhaltung und Archivierung entschieden. Unter dem Dach der Gruppe sind diverse Steuerberater- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften vereinigt.
Zur Realisierung des Vorhabens kam die von Kolleß konzipierte Branchenlösung KOLDI zum Einsatz, die aus dem Dokumenten-Management-System HyperDoc von IQDoQ und der FIBU-Lösung DIAMANT besteht. Für die Archivierung mit HyperDoc wird das Modul HyperDoc GLOBAL genutzt, welches das Scannen via Internet unterstützt. HyperDoc bietet alle Standardfunktionalitäten zur Bearbeitung und Archivierung großer Mengen von Dokumenten. Das System ist modular aufgebaut und offen für den Einsatz in komplexen, heterogenen Systemumgebungen.

KOLDI wurde nun anhand der Prüfkriterien für Dokumenten-Management-Lösungen durch den TÜV Informationstechnik zertifiziert. Bei der Zertifikatsverleihung wurden der sehr hohe Sicherheitsstandard der Lösung und die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben hervorgehoben. Bemerkenswert ist die Tatsache, dass die Archivierung der Dokumente im Filesystem anstatt auf externen Medien erfolgt, ohne dass Sicherheitsprobleme auftreten.

Sicher ist sicher

Viele Gesetze, Rechtsverordnungen oder internationale Rechtsnormen (Stichwort: Compliance) verpflichten heute Unternehmen und Behörden dazu, Dokumente und digitale Informationen revisionssicher aufzubewahren. Gerade beim Wandel von analogen Dokumenten in die digitale Welt müssen besondere Vorgaben beachtet werden. Die eingesetzte DMS-Lösung muss einer Nachkontrolle durch Juristen, Techniker oder Steuerprüfer gerecht werden. Hierfür hat der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. die „Prüfkriterien für Dokumenten Management Lösungen (PK-DML)“ erarbeitet. Unternehmen, die nach den Kriterien des erfolgreichen Standardwerks ein Dokumenten-Management-System einsetzen, bilden damit die Grundlage zur Erfüllung aller Anforderungen aus Gesetzen, Verordnungen oder internationalen Rechtsnormen. Diese Prüfkriterien erstrecken sich auf das gesamte Umfeld, nicht nur auf das System selbst.

Dazu Ulrich Bezold, Systemingenieur bei IQDoQ: „Die Kolleß GmbH startete vor einiger Zeit eine Initiative ‚Aus dem Scanner in den Reißwolf‘. Damit sollte ihren Mandanten die Archivierung ihrer Belege vereinfacht werden. Um auch einen verbrieften Nachweis für die Revisionssicherheit des KOLDI-Systems vorweisen zu können, entschied man sich für eine Prüfung durch den TÜViT. Diese Zertifizierung nach PK-DML garantiert, dass kein elektronisches Dokument verloren geht oder nach der Archivierung verändert werden kann – dem Gang zum Reißwolf steht demnach nichts mehr entgegen. Das gilt aber nur, wenn die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Abläufe genau eingehalten werden.“

Webbasierte Archivlösung mit integrierter Finanzbuchhaltung: KOLDI

Von der KOLDI-Lösung der zur Kolleß-Gruppe gehörigen KOLDI GmbH profitieren alle Mandantentypen – vom kleinen Selbstständigen, der in der Regel selber wenig mit der Buchhaltung zu tun haben will, bis hin zu größeren Unternehmen, die ihre Buchhaltung im eigenen Haus erledigen. Dazu werden grundsätzlich zwei Kategorien unterschieden: buchführungsunkundige und buchführungskundige Mandanten. Erstere scannen zuhause lediglich ihre Belege selber ein. Der Mandant ruft dazu über seinen Web-Browser HyperDoc auf und setzt den Scanprozess per Mausklick in Gang. Der digitalisierte Belegstapel wird über das Internet in ein eigens eingerichtetes, rechtlich unabhängiges Rechenzentrum übertragen. Der Mandant kann buchhaltungsrelevante Daten wie das Datum, den Betrag oder die Lieferanten-Nr. (Kreditor) bzw. Kunden-Nr. (Debitor) eintragen oder aus einem Auswahlmenü anklicken. Dabei stehen ihm die Stammdaten der Buchhaltung online zur Verfügung. Der Bearbeiter der Kanzlei greift anschließend auf die gescannten Belege zu, prüft und korrigiert sie und gibt sie anschließend frei zur Übergabe an die FIBU-Software DIAMANT. Buchhaltungskundige Mandanten können ihre Buchhaltung auch komplett selbst in der im KOLDI-System integrierten web-Fibu erstellen. Sie haben ebenfalls volle Archiv-Nutzung und auch ihnen steht der Beleg zur Verfügung. Die Zuordnung der Belege zu den Buchungsdaten geschieht hier ebenfalls per Barcode.

Über KOLDI GmbH & Co. KG:

Die KOLDI GmbH & Co. KG ist ein seit Jahren auf dem Markt aktives Unternehmen im Bereich der digitalen Archivierung und der digitalen Verbuchung von laufenden Geschäftsvorfällen mit Niederlassungen in Siegen (NRW) und Hohenstein-Ernstthal (Sachsen) sowie weiteren Geschäftsstellen in Hessen und Rheinland-Pfalz.
Das KOLDI-System wurde seit 2003 stetig weiter entwickelt. Als Ergebnis entstand in Zusammenarbeit mit einer renommierten Wirtschaftsprüfer- und Steuerkanzlei sowie weiteren Partnern eine revisionssichere und internetbasierte Archivierung mit integriertem FiBu-System. Der Betrieb des zertifizierten Serverzentrums erfolgt unter der Aufsicht einer Treuhand- und Steuerberatergesellschaft.

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