Digitalisiert wird auf Verlangen

Tropper Data Service bietet Scan-on-Demand als komfortablen Service für große Archivbestände an
(PresseBox) (Neuenhagen bei Berlin, ) Die Tropper Data Service GmbH bietet Unternehmen mit großen Archivbeständen komfortable Scan-on-Demand-Services an. Dabei werden die Papier- oder Mikrofilm-basierten Archive im Dokumenten-Center von Tropper Data Service in Leverkusen oder Neuenhagen datenschutzgerecht archiviert. Gleichzeitig katalogisiert der Archivierungsspezialist die Dokumente in einer Fundstellendatenbank, damit sie jederzeit und schnell auffindbar sind. Je nach Anforderung des Kunden scannen die ausgebildeten Mitarbeiter die gewünschten Unterlagen ein und stellen sie im kundenspezifischen Format digital zur Verfügung. So können die Images beispielsweise in das interne Workflow- oder Dokumentenmanagement-System des Anwenderunternehmens eingespeist oder auch auf einem FTP-Server für den Abruf bereit gestellt werden. Scan-on-Demand erfolgt bei Tropper Data Service nach vorher vereinbarten Service Level Agreements, die die Häufigkeit des Scannens, das Scan-Volumen, die Bearbeitung von Eil-Aufträgen und andere Details regeln. So werden beispielsweise von einem Kunden zwei mal täglich zu festgelegten Uhrzeiten die Anforderungen der Sachbearbeiter an Tropper übermittelt. Entsprechen diese angeforderten Unterlagen noch nicht den vereinbartem Scan-Volumen, erfasst der Anbieter zusätzlich Altakten aus dem Bestand bis zu der ursprünglich vereinbarten Menge. "Bestimmte Scan-Volumina zu vereinbaren, erlaubt uns eine exakte Kalkulation unserer Leistungen und eine Auslastung der Kapazitäten - der Kunde profitiert dabei von besonders wirtschaftlichen Preisen", betont Andreas Tropper, Geschäftsführer von Tropper Data Service.

Tropper Data Service ist mit einem Stamm von über 300 festen Mitarbeitern im Outsourcing-Bereich und einer Lagerfläche von über 20.000 laufenden Meter einer der großen Scandienstleister in Deutschland. Zu den Kunden gehören beispielsweise große Versicherungen wie die LVM in Münster sowie auch Banken, Sparkassen und große Industriebetriebe. Diese Klientel lagert komplette Archive, die vorher wertvolle Bürofläche belegt hatte, an Tropper Data Service und deren Dokumenten-Center aus. Allein in Versicherungen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen über mehrere Jahrzehnte hinweg. Den kompletten Aktenbestand zu digitalisieren, ist dabei meist unwirtschaftlich, da man lediglich auf einen Bruchteil der Unterlagen jemals zugreifen muss. Damit diese Dokumente dennoch sofort zur Verfügung stehen, wenn man sie benötigt, wird das Scan-on-Demand-Angebot genutzt. Der Sachbearbeiter löst durch seine Recherche in einem gängigen Archivsystem eine Scan-Anforderung aus. Die so angeforderten Dokumente werden durch Tropper Data Service zeitnah digitalisiert und elektronisch zur Verfügung gestellt.

Datensicherheitskonzepte, Datenschutz sowie die ISO-Zertifizierung unterstreichen den hohen Sicherheits- und Qualitätsstandard der Tropper Data Service GmbH.

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