DMS-Konferenz gibt konkrete Hilfestellung zur digitalen Betriebsprüfung

Novellierung der Abgabenordnung
(PresseBox) (Essen, ) Seit dem 1. Januar 2002 können Mitarbeiter von Finanzbehörden im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen vermehrt direkt auf die Unternehmens-EDV und deren Datenbestände zugreifen. Diese neue gesetzliche Regelung verunsichert weiterhin Geschäftsführer und kaufmännische Leiter gleichermaßen. Auf welche Daten darf der Steuerprüfer zugreifen? Welche Daten sind steuerlich relevant? Wie stelle ich eine maschinelle Auswertbarkeit meiner Daten sicher? Das sind nur einige der typischen Fragestellungen, auf die der große Teil deutscher Unternehmen keine Antwort weiß.
Für Klarheit sorgt die DMS-Konferenz, die vom 7. bis 9. September in Essen parallel zur DMS-Messe stattfindet. Sie vermittelt in Form von Fachvorträgen und Workshops, wie sich Unternehmen auf diese gesetzliche Novellierung vorbereiten können. Gleichzeitig erfahren die Besucher auf der Messe, wie ihre Verwaltung mit Hilfe von praktischen Digital Management Solutions auf Trab zu bringen ist.

Regierungsdirektor a. D. Herbert Zwank, der bis vor kurzem im Bundesministerium der Finanzen tätig war, informiert in seiner Keynote „Datenzugriff – die digitale Betriebsprüfung“ über die neuen Prüfungsmethoden der Finanzverwaltung. Dabei stellt er Details zu den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vor und definiert die Anforderungen an ein digitales Archivsystem. Ferner referiert Zwank darüber, wie Daten während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist sicher maschinell auswertbar sind. Abschließend geht er darauf ein, wie die im DV-System vorhandenen Auswertungsprogramme durch die Steuer prüfbar sind.

In einem gemeinsamen Vortrag von Dr. Eva Storch, Rechtsanwältin und Steuerberaterin, sowie Teja Laude, Vorstandsvorsitzende der team.softworx ag, steht die Identifizierung der steuerlich relevanten Daten gemäß GDPdU im Mittelpunkt. Hierzu betrachten die beiden Experten nicht nur die steuerliche, sondern auch die datentechnische und prozessablaufende Sicht.

Sichere E-Mail-Archivierung
In zwei weiteren Vorträgen geht es um das Thema E-Mail-Archivierung. Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis, der sich auf Rechtsfragen der elektronischen Kommunikation, Dokumentation und des Datenschutzes spezialisiert hat, informiert über die E-Mail-Archivierung aus rechtlicher Sicht. Themen sind unter anderem Aufbewahrungsfristen des Steuer- und Handelsrechts, die Beweissicherheit elektronisch archivierter E-Mail-Dokumente sowie die Kontrollrechte des Arbeitgebers aus arbeitsrechtlicher Sicht.

In einem weiteren Referat stellt Frank Hirthammer, Managing Director der TJ Group GmbH, verschiedene Lösungsansätze, Technologien und Philosophien zur Archivierung von E-Mails und Groupware-Inhalten vor. Darüber hinaus erläutert er die Auswirkungen auf die IT-Landschaft von Unternehmen und mögliche Fehler bei der Einführung anhand von Praxisbeispielen.

Auf der parallel zur Konferenz stattfindenden DMS-Messe können sich Besucher bei rund 300 Anbietern darüber informieren, wie sie Digital Management Solutions in unterschiedlichen Unternehmensbereichen einsetzen können. Digital Management Solutions stehen für IT-Anwendungen, mit denen Unternehmen sämtliche Dokumente – seien es Belege, Geschäftsbriefe oder E-Mails – effizient verarbeiten und archivieren können. Hinzu kommt die Bereitstellung der in den Dokumenten vorhandenen Informationen für Mitarbeiter, Kunden oder Partner sowie andere IT-Applikationen.

Die DMS findet vom 7. bis 9. September 2004 in Essen statt. Der Besuch der Messe ist nach vorheriger Registrierung kostenlos. Für Frühbucher zur Konferenzteilnahme (bis zum 23. August 2004) kostet die Tageskarte 150 Euro, zwei Tage kosten 280 Euro und alle drei Tage 390 Euro. Das komplette Messe- und Kongressprogramm sowie die Möglichkeit zur Registrierung gibt es unter www.dmsexpo.de

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