Dokumenten-Manager sichert Qualität

Dokumentationssystem von CRR zur ISO-Zertifizierung ab sofort auch für Microsoft als .net-Produkt erhältlich
(PresseBox) (Langenfeld, ) Ab sofort ist der Dokumenten-Manager der CRR Datensysteme GmbH auch als .net-Produkt für den Microsoft 2003-Server erhältlich. Bisher stand das Produkt Dokumenten-Manager für die Erstellung und Verwaltung der Dokumentationen im Bereich der ISO-Unterlagen ausschließlich für Lotus Notes Anwender zur Verfügung. Jetzt können Unternehmen ihre Unterlagen zur ISO-Zertifizierung, Organisations-Handbücher sowie technische Dokumentationen auch über beide Plattformen mit Datenkonsistenz bearbeiten. Die ISO-Normen geben dabei vor, dass sich jeweils nur die aktuelle Version eines solchen Dokumentes im Umlauf befinden darf. Alle Vorgängerversionen müssen in der Historie unveränderbar nachgehalten werden. Diesen Bestimmungen zu entsprechen, bedeutet mit Aktenordnern einen enormen zeitlichen Verwaltungsaufwand, der kaum zu bewältigen ist. Mit dem Dokumenten-Manager erfolgen zahlreiche Prozesse automatisch. So wird der jeweils zuständige Bearbeiter bei internen Prüf- und Freigabeprozesse beispielsweise durch ein integriertes Mailsystem automatisch benachrichtigt. Das Dokument befindet sich im Anhang und kann direkt aufgerufen und bearbeitet werden. Die Durchlaufprozeduren sind vordefiniert und lassen keine Abweichungen zu. Somit laufen die Prozesse standardisiert gemäß der Organisationsvorgaben ab. Zudem können berechtigte Anwender per Web-Browser standortübergreifend auf die Dokumentationen zugreifen und diese bearbeiten.

"Der Dokumenten-Manager ist ein Informations- und Dokumentationssystem, das in kürzester Zeit auf die jeweiligen Anwender angepasst werden kann", erklärt Carsten König, Marketingleiter bei CRR. "Alle Mitarbeiter greifen über eine anwenderspezifische Eingangsmaske auf gewünschte Dokumentationsbereiche und Formulare zu. Darüber hinaus ist kann die Software intuitiv bedient werden, was umfangreiche Schulungen erspart", so Carsten König weiter. Die im System geführten Bereiche können wie Dokumententypen im benutzerdefinierten Eingangsmenü des Dokumenten-Managers ausgewählt werden. Nur berechtigte Mitarbeiter können auf die Dokumente zugreifen und zugeteilte funktionelle Rechte wie "Lesen", "Drucken", "Erstellen", "Prüfen" oder "Freigeben" ausführen. Alle Zugriffe werden intern protokolliert und als Historiennachweis lückenlos aufgelistet. Bei der Freigabe eines Dokumentes werden die betroffenen Mitarbeiter automatisch per E-Mail in Kenntnis gesetzt. Eine einstellbare "Lesequittung" zeigt an, wer das Dokument bereits gelesen hat. Diese Funktion wird häufig im Bereich der Unterweisungen genutzt.

Im Dokumenten-Manager abgelegte Dokumente können mit Hilfe der integrierten Suchfunktionen leicht und schnell gefunden werden. Dabei bestimmen die vorgegebenen Suchkriterien die Anzahl der angezeigten Dokumente in der Trefferliste. Über die strukturierte Suche recherchiert der Anwender nach Bereichen, Typen, Titeln und Begriffen. Somit hat er alle Dokumentationen für den Nachweis der Qualität seiner Produkte im schnellen und direkten Zugriff.

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