Rechnungsprozess mit Zukunft

ThyssenKrupp verarbeitet Rechnungen mit INVOICES von ReadSoft
(PresseBox) (Neu-Isenburg/Düsseldorf, ) Alles andere als Zukunftsmusik ist die digitale Rechnungserfassung und -verarbeitung bei der ThyssenKrupp AG, der Management Holding des weltweit tätigen Stahl und Investitionsgüter Konzerns ThyssenKrupp. In nur 25 Arbeitstagen wurde die manuelle Erfassung von Lieferantenrechnungen des Konzerns auf die Rechnungsautomatisierung INVOICES der Neu-Isenburger ReadSoft umgestellt. Zwei Mitarbeiter der ThyssenKrupp AG (Holding) in Düsseldorf verarbeiten jährlich 30.000 Eingangsrechnungen mit der Capturing-Lösung von ReadSoft. Der eingesetzte Workflow von SAP wurde durch den Web Cycle vom ReadSoft-Kooperationspartner Ebydos für die Rechnungsprüfung und -genehmigung ersetzt. Der integrierte Workflow steuert das Prüfen von Eingangsrechnungen und beschleunigt Freigabeprozesse. Mittlerweile nehmen ca. 150 Mitarbeiter an dem Prüfungs- und Freigabeszenario teil. Die Standard-Software wurde an die individuellen Bedürfnisse der ThyssenKrupp AG angepasst. Das Besondere an dieser Lösung ist, dass auch Rechnungen, bei denen Daten fehlen, gebucht werden. Fehlenden Angaben, wie beispielsweise der Eintrag der Kostenstelle, lassen sich im Rechnungsprüfungsszenario ergänzen. Danach wird die Buchung maschinell korrigiert und anschließend im Workflowprozess freigegeben. Um die erfassten Daten direkt in der gewohnten SAP-Umgebung zu bearbeiten, wurde zusätzlich das Invoice Cockpit der Ebydos AG implementiert. Mit diesen Komponenten ist nun der komplette Rechnungsverarbeitungsprozess bei ThyssenKrupp AG abgebildet: Zunächst werden die Rechnungsdaten gescannt, ausgelesen, mit bereits vorhandenen Stammdaten abgeglichen und anschließend direkt an das SAP-R/3-System übergeben. Mit dem Invoice Cockpit haben die Buchhalter stets die Kontrolle über alle Abläufe und über den Bearbeitungsstand der Belege.

"Durch unsere interne Informationsplattform Intranet konnte der Kontakt zur ThyssenKrupp Stahl AG hergestellt werden, die sich ebenfalls für die Rechnungserfassungslösung von ReadSoft entschieden hatte. So konnten Projekterfahrungen gewinnbringend ausgetauscht werden. Wir sind sehr zufrieden mit dem Resultat und merken täglich, wie viel wirtschaftlicher eine elektronische Rechnungserfassungslösung ist. Für uns war es elementar, dass sich die neue Software unseren Freigabeprozessen und Berechtigungskonzepten anpasst und nicht umgekehrt. Und das hat ReadSoft geschafft," freut sich Michael Ackermann, Hauptabteilungsleiter Konzernrechnungswesen der ThyssenKrupp AG.

INVOICES bildet die Basis für die erweiterte Lösung "ReadSoft DOCUMENTS for Invoices". Dieses zur Cebit 2004 vorgestellte Produkt ist ein wesentlicher Baustein der völlig neuen Softwareplattform ReadSoft DOCUMENTS, mit der Kunden jedes Stadium eines Dokuments automatisieren können. INVOICES erfasst Daten aus Eingangsrechnungen nach einem dreistufigen Konzept, bei dem verschiedene Erfassungstechnologien eingesetzt werden. Neben der Freiformerkennung und einer lieferantenbezogenen Erkennung ("Vendor Specific Automation"), werden die Ergebnisse mit der selbstlernenden Wissensbasis ständig verbessert. Die Software von ReadSoft bildet den kompletten Prozess der Rechnungserfassung ab, angefangen bei der optischen Erkennung bis hin zur Nachbearbeitung schwer lesbarer Belege.

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