Druckkosten ermitteln und auswerten

Würzburger AK-Industrieinformatik GmbH hat neues Accounting-Modul entwickelt.
Mit dem neuen Accounting- Modul von AK-Industrieinformatik lassen sich (PresseBox) (Würzburg, ) Mit dem neuen Accounting-Modul der AK-Industrieinformatik GmbH, Würzburg, können Controller und Administratoren nun komfortabel alle Druckkosten erfassen und auswerten, die im Netzwerk entstanden sind. Das Accounting-Modul erweitert die Software Print Management Control (PMC), die bewährte Output-Management-Lösung unter Windows. Das neue Modul besteht aus drei logischen Komponenten, dem Sammeln, dem Aufbereiten und der Analyse der Informationen. Gesammelt wird auf jedem Printserver, der die Daten in eine beliebige SQL Datenbank auf einem Server schreibt. Die "Sammel"-Komponente wird vom PMC-Dienst über jede Aktivität im Drucksystem benachrichtigt, z.B. Druck, Umleitung, Start/Stop. Mit der "Aufbereitungs"-Komponente auf dem Datenbank-Server bestimmt das Accounting die Drucker, auf denen wirklich gedruckt wurde. Zum Beispiel erkennt das System serverübergreifende Druckjob-Umleitungen und kann Druckjobs auch über Server hinweg zurückverfolgen. Im Aufbereitungsteil werden auch die entstandenen Kosten berechnet und den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet. Es werden nur die wirklich gedruckten Seiten erfasst und berechnet. Die Auswertungen selbst werden dann mit gängiger Standardsoftware wie MS Excel oder MS Access vorgenommen. Dabei lassen sich auch zusätzliche Informationen mit einbeziehen wie Applikationen, Abteilungen, Seiten, Drucker, Server und Zeiten. Individuelle Faktoren wie Druckerart, Papierschächte, verwendete Papierqualität oder Kosten pro Blatt kann der Anwender über eine eigene Oberfläche einpflegen.

"In Unternehmen werden die Kosten für das Drucken oft wahrgenommen, es fehlen jedoch die geeigneten Werkzeuge, diese zu ermitteln. Mit dem Accounting-Modul kann man jetzt feststellen, in welchen Bereichen, wann und wie viel gedruckt wird. Datenschutzrechtliche Aspekte sind dabei natürlich berücksichtigt. Es werden beispielsweise die Benutzernamen verschlüsselt, so dass sich die Kosten nicht auf einzelne Personen zurückverfolgen lassen", kommentiert Dr. Armin Knoblauch, Geschäftsführer der AK-Industrieinformatik, den Nutzen der Lösung. Dafür lässt sich aber zum Beispiel ermitteln, welche Kostenstellen zu welchen Zeiten welche Kosten für das Drucken verursachten oder wie sich das Druckaufkommen über einen bestimmten Zeitraum hinweg entwickelte. Auch die Auslastung von Geräten kann so festgestellt werden. Mit diesen Informationen sind auch zukünftige Drucker-Investitionen besser planbar.

AK-Industrieinformatik bietet ein von Druckerherstellern unabhängiges Accounting. Die Informationen über die Druckdateien werden unverzüglich direkt auf die PMC-Datenbank geleitet. Fällt diese zwischenzeitlich einmal aus, verweilen die Datensätze auf den jeweiligen Printservern bis zum Abruf. Die Druckdaten werden nicht über einen zentralen Datensammlungsserver geleitet. Die doppelte Netzbelastung entfällt.

Eine sinnvolle Ergänzung zum Accounting-Modul bietet das Quotensystem von Print Management Control. Dr. Armin Knoblauch: "Weil in vielen Unternehmen insbesondere die Kosten für (oft unnötige) farbige Ausdrucke geradezu explodieren, lassen sich mit unserem Quotensystem z.B. die Farbdrucke beschränken. So kann man die Zahl der gedruckten Seiten oder die Anzahl der Jobs inklusive der Seiten pro Job in einem Zeitraum limitieren. Mit dem Quotensystem werden die Kosten also sehr wirkungsvoll gedeckelt."

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AKI GmbH
Berliner Platz 9
D-97080 Würzburg
Dr.-Ing. Armin Knoblauch
Marketingleitung
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