GDPdU-Lösung bei den Landshuter Werkstätten:Mit EASY ENTERPRISE schon heute gesetzeskonform archivieren

(PresseBox) (Mülheim an der Ruhr, ) Die EASY SOFTWARE AG baut ihre Kompetenz bei GDPdU-konformen Archivierungslösungen weiter aus: Nach Kooperationsvereinbarungen mit namhaften Steuer- und Wirtschaftsprüfern, ERP-Anbietern und »GDPdU-Spezialisten« aus dem IT-Umfeld sind die ersten Lösungen jetzt produktiv im Einsatz. So vertrauen die Landshuter Werkstätten inzwischen auf die Gesetzmäßigkeit ihrer maschinell auswertbar vorgehaltenen Daten und blicken der nächsten Steuerprüfung gelassen entgegen.

Seit dem 1. Januar 2002 steht der Finanzverwaltung bei Außenprüfungen neben der Einsicht in Aufzeichnungen, Büchern und sonstigen Geschäftspapieren das erweiterte Recht zu, direkt auf digitale steuerrelevante Unternehmensdaten zuzugreifen.

Die Unternehmen sind dadurch verpflichtet, auf Anfrage des Steuerprüfers ihre steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung zu stellen. Dabei schreibt der Gesetzgeber eine Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren vor. Dies hat zur Folge, dass bei einem zwischenzeitlichen Wechsel oder Update des Produktivsystems die Altdaten entweder mühsam übertragen werden müssen oder zwei Systeme parallel zu betreiben und zu pflegen sind. Zusätzlich müssen die steuerrelevanten Daten, die nicht nur aus ERP-Systemen, sondern auch aus Lohnabrechnungen, E-Mails und Tabellenkalkulation stammen können, GDPdU-konform aufbereitet werden.

Bei den Landshuter Werkstätten, wo Menschen Arbeit finden, die aufgrund ihrer geistigen, seelischen oder körperlichen Beeinträchtigung auf dem allgemeinen Arbeitsmarkt keine Beschäftigung erhalten, hat man bezüglich der »Reorganisierten Produktivdaten« eine »einfache« Lösung gefunden: Um dem Problem der doppelten Systemführung zu entgehen und die Altdaten dennoch möglichst kostengünstig verfügbar zu haben, entschieden sich die Landshuter Werkstätten für eine Archivierungslösung mit EASY ENTERPRISE.i, mit der alle steuerlich relevanten Daten und aufbewahrungspflichtigen Dokumente sicher vor Verlust oder Veränderung abgelegt
werden können.

Unter der Federführung ihres langjährigen Softwarepartners tegos GmbH wurden zunächst in Zusammenarbeit mit der renommierten Wirtschafts- und Steuerprüfungsgesellschaft Dr. Röver und Partner alle bei den Landshuter Werkstätten anfallenden steuerlich relevanten Daten qualifiziert und die dazugehörige EDV-Landschaft analysiert.

Im zweiten Schritt wurde die Konvertierung des steuerlich relevanten Datenbestandes mittels TransDATA, dem Datenkonverter von AvenDATA aus der Navision-Datenbank in die Formate .csv/.xml/.dtd durchgeführt.

Die EASY SOFTWARE AG hat zusammen mit der AvenDATA Softwaresysteme GmbH schon frühzeitig ein Gesamtpaket zum Thema digitale Betriebsprüfung (GDPdU) geschnürt, welches den betroffenen Unternehmen die Möglichkeit gibt, sich optimal auf die digitale Betriebsprüfung vorzubereiten, um so der novellierten Abgabenordnung zu entsprechen.

Diese GDPdU-Komplettlösung unterstützt alle vom Gesetzgeber vorgesehenen Zugriffsformen und liefert neben der revisionssicheren Archivierung auch die von der Finanzverwaltung geforderten qualitativ und quantitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten, wie sie beim Produktivsystem Anwendung finden.

Verlangt der Außenprüfer nun von den Landshuter Werkstätten einen Datenträger, erlaubt die eingesetzte Archivierungslösung die Recherche der betreffenden steuerrelevanten Daten im System und ermöglicht deren Ausgabe auf einer maschinell auswertbaren CD zur Datenanalyse auf den Systemen der Steuerbehörde.

Durch Anbindung der Analysesoftware IDEA kann die Auswertung der Daten auch im Hause der der Landshuter Werkstätten selbst erfolgen. Damit sind auch die Anforderungen der GDPdU zum sogenannten »unmittelbaren« und »mittelbaren« Datenzugriff erfüllt.

Darüber hinaus beinhaltet die elektronische Archivierung für die soziale Einrichtung jedoch auch die Möglichkeit, ihre Verwaltungsstrukturen zu verbessern und bei maximaler Transparenz auch den seriösen Umgang mit ihren Mitteln zu dokumentieren.

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