Druck Output und Archivsystem - Zwei Dienstleistungen zur Prozessoptimierung

(PresseBox) (Siegen, ) Das Druck Output Management in Verbindung mit dem elektronischen Archivsystem DOKU@WEB, konnte die Datasec Information Factory den Fachgroßhandel für Bad und Heizung Otto Bechem & Co. KG überzeugen.

Ausgangsrechnungen zeitnah zu drucken und zuzustellen ist für viele Unternehmen eine kostenintensive und organisatorische Herausforderung. Neben zuverlässigem Personal müssen die Ausdrucke qualitativ und optisch den jeweiligen Standards angepasst werden. Hierzu sind daher Investitionen in entsprechende Hochleistungsdrucker erforderlich. Auch das entsprechende Verbrauchsmaterial sowie das Porto sind wesentliche Faktoren bei der Kostenbetrachtung. Diese Betrachtung war auch für die Fa. Bechem & Co.KG ausschlaggebend diese Aufgabe an einen externen Dienstleister mit entsprechender Kompetenz zu verlagern.

Das Dienstleistungszentrum der Datasec wird neben dem korrekten Druck in Zukunft für die kostenoptimierte Erstellung und den Versand, sowie in einem Arbeitsgang für die revisionssichere Archivierung dieser Dokumente sorgen.

Alle elektronisch erzeugten Dokumente werden per COLD in das Hochsicherheits-Rechenzentrum eingespeist und revisionssicher archiviert. Die Daten werden für den Druck vorbereitet und auf modernen Laserdruckern beidseitig verarbeitet. Im weiteren Verlauf werden die Ausgangs- und Sammelrechnungen sowie Gutschriften gefalzt, kuvertiert, portooptimiert, frankiert und letztendlich tagesaktuell bei der Post aufgeliefert.

Somit konnten optimale Synergieeffekte durch die Koppelung des Druck- Output- Managements mit einem elektronischen Archivsystem auf ASP-Basis erreicht werden.

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Tobias Weber
Marketingassitent
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