SER Archivmanagement in der STRABAG

34 Millionen Dokumente bereits archiviert
(PresseBox) (Neustadt/Wied, ) Eine Archivlösung der SER bildet das zuverlässige und stabile Fundament der europaweiten IT-Infrastruktur des weltweit tätigen Baukonzerns STRABAG. Die Produktivität und Wirtschaftlichkeit der Bearbeitungs- und Prüfprozesse können dadurch stark verbessert werden. Implementiert wurde die Lösung von der SER Solutions Österreich GmbH. STRABAG - die operative Marke der BAUHOLDING STRABAG AG - ist in allen Bereichen der Bauindustrie tätig und steht als großes, bedeutendes europäisches Bauunternehmen weltweit im Einsatz. Rund 33.000 Mitarbeiter an über 500 Standorten erbrachten 2003 Bauleistu ngen von rund 5,6 Milliarden Euro. Höchste fachliche Kompetenz, zukunftsorientiertes Know-how und eine hervorragende interne IT-Infrastruktur erlauben es der STRABAG, auch den anspruchsvollsten Kundenwünschen nachzukommen – sicher, wirtschaftlich, rasch und flexibel.

Mit einer vorausschauenden Wachstums- und Expansionsstrategie wurden die Weichen schon vor Jahren auf EU-Erweiterungskurs gestellt. Das hat sich bezahlt gemacht: 2003 wurden rund 35 % der Bauleistung außerhalb der Kernmärkte Österreich und Deutschland erbracht. An der Spitze des Auslandsgeschäfts befinden sich die neuen EU-Beitrittsländer Ungarn, Tschechien und Polen.

Ein Kernstück der europaweiten IT-Infrastruktur des Konzerns ist die SER-Archivlösung, die von der SER Solutions Österreich GmbH nahtlos in die kaufmännische Kernapplikation, eine Eigenentwicklung des Baukonzerns, integriert wurde. Haupteinsatzgebiet ist die Archivierung der Druckausgabe-Dateien (Spool-Dateien) der k aufmännischen Verwaltungssoftware und die Image-Archivierung von Eingangsrechnungen, Kassenbüchern, Geräteakten und Verträgen. Die Eingangs-rechnungen werden im Vier-Augen-Prinzip vor Ort in den Außenstellen geprüft und mit Kontierungshinweisen, Bearbeitungsvermerken und einem Barcode versehen. Danach erfolgt die Erfassung im System, der Barcode wird im jeweiligen Buchungssatz mit einem Lesestift eingelesen. In weiterer Folge wird die Rechnung auf dem herkömmlichen Weg in die jeweilige Landeszentrale geschickt und dort archiviert – der Kreis schließt sich. Damit ist die optimale Kontrolle der Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Buchungen gewährleistet. Sollten Abweichungen auftreten, wird das sofort erkannt und entsprechend berichtigt.

Die nahtlose Integration in die STRABAG-Applikation erlaubt das direkte Aufrufen des Originalbelegs aus der Host-Umgebung, in der auch die Berechtigungsprüfung erfolgt. Auf Knopfdruck wird der SE R Archiv-Client angestoßen. Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter können per Mausklick jederzeit, schnell und gezielt Einblick in die archivierten Originaldokumente nehmen. Das unproduktive Suchen und Anfordern von Unterlagen in der Zentrale gehört damit endgültig der Vergangenheit an. Die Produktivität und Wirtschaftlichkeit der Bearbeitungs- und Prüfprozesse wurde dadurch enorm verbessert. Nicht weniger als 34 Millionen Dokumente wurden seit dem Beginn im Jahr 1994 archiviert – das voluminöse, kostspielige und zeitaufwändige Papierarchiv ist endgültig Vergangenheit.

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