Zentrale für den Posteingang

ReadSoft stellt mit ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms seine erste Posteingangs-Lösung vor. Die Business-Solution basiert auf der neuen Produktplattform ReadSoft DOCUMENTS.
Die Business-Solution Mailrooms von ReadSoft zentralisiert Posteingang und -verteilung (PresseBox) (Neu-Isenburg, ) Mit der Business-Solution Mailrooms auf der Basis der neuen Produktplattform ReadSoft DOCUMENTS bietet die ReadSoft GmbH, Neu-Isenburg, jetzt erstmals eine professionelle Software für den Posteingang. Mit der Lösung lässt sich die Poststelle eines Unternehmens vollständig automatisieren. Im Leistungsumfang sind die Funktionen Erfassung, Klassifizierung, Sortierung, Verteilung und grundlegende Interpretation von Dokumenten enthalten. Das Herzstück von ReadSoft DOCUMENTS for Mailrooms ist ein zentrales Portal für alle eingehenden Dokumente, das beispielsweise gescannte Unterlagen und Briefe, Fax-Dokumente, E-Mails sowie weitere Posteingänge bündelt und automatisiert im Unternehmen weiterleitet. Diese Verteilung funktioniert unternehmensweit und damit auch über Standorte hinweg. Manuelle Arbeiten im Posteingang werden so auf ein Minimum reduziert. Es werden etwa nur noch sperrige Post, Irrläufer, persönlich adressierte Umschläge und ähnliches gesondert bearbeitet. Eine Effizienzsteigerung lässt sich vor allem dadurch erreichen, dass die Eingangspost korrekt und (entsprechend voreingestellter Regeln) mit Prioritäten versehen an die zuständigen Personen zugestellt werden. Nicht zuletzt bringt die Integration mit Backend-Systemen wie ERP- und CRM-Lösungen sowie Datenbanken oder der elektronische Archivierung zusätzliche Vorteile.

Die Business-Solution Mailrooms liest alle eingehenden Dokumente und analysiert Text- und Bildobjekte. Der Inhalt wird nach Schlüsselbegriffen oder -bildern durchsucht, die relevant für die Zuordnung im Unternehmen sind. Die Identifizierung und Klassifizierung orientiert sich an bestimmten Regeln, Dokumentdefinitionen oder Datenbanken, die zuvor entsprechend eingerichtet wurden. Die Verteilung an die richtigen Mitarbeiter oder Abteilungen kann beispielsweise über Workflow- oder Back-Office-Applikationen erfolgen und gestaltet sich unkompliziert. Die Verarbeitung von speziellen Dokumentenarten wie Formulare und Rechnungen, die zu ReadSofts originärem Geschäftsfeld zählt, erfolgt selbstverständlich automatisiert in einer Formularerfassungssoftware wie ReadSoft DOCUMENTS for Forms oder bei Rechnungen in ReadSoft DOCUMENTS for Invoices. Hier kann dann im günstigsten Fall sogar automatisiert gebucht werden. Der komplette Prozess wird protokolliert, die eingehenden Dokumente zwischengespeichert, um die Überwachung, den einfachen Zugriff auf die Images und die Bearbeitung der Dokumente nachvollziehbar sicher stellen zu können.

"Eine zentrale Posteingangslösung wie unsere Business-Solution Mailrooms ist unabdingbar für einen qualitativ hochwertigen Bearbeitungsprozess von eingehenden Dokumenten", betont ReadSoft-Geschäftsführer Bruno Pohl. "Große sowie verteilt arbeitende Organisationen sind hochgradig daran interessiert, ihren Posteingang in einem Portal zu bündeln und die automatisierte Verteilung der Dokumente an die zuständigen Mitarbeiter sicher zu stellen. Man erhält so eine vollständige Kontrolle über die Prozesse, die im Posteingang ausgelöst werden. Darüber hinaus erschließen sich heute angestrebte hohe Rationalisierungspotenziale." Synergien ergeben sich nicht zuletzt durch das frühzeitige Scannen des gebündelten Eingangsvolumens mehrerer Abteilungen oder Unternehmensbereiche, wodurch sich auch der Einsatz besonders leistungsfähiger Scanner lohnt.

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