Bits und Bytes statt Belege und Bilanzen?

Volker Barning, Anwendungsberater der Nemetschek Bausoftware GmbH
(PresseBox) (Achim, ) Die steuerliche Prüfung (Betriebsprüfung, Lohnsteuerprüfung, Umsatzsteuerprüfung) kann jetzt mit Hilfe modernster Datentechnik erfolgen. Gesetzlich ist festgeschrieben, dass alle originär elektronisch erzeugten steuerrelevanten Daten auch in elektronischer Form auswertbar aufzubewahren sind. Über 16.000 Beamte der Prüfungsabteilungen der Steuerbehörden wurden dafür im Umgang mit der Prüfsoftware IDEA geschult. Stichwort GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen.
Aber nur jedes dritte Unternehmen ist richtig informiert, nur jedes achte erfüllt die Anforderungen und nur jedes elfte sei in der Lage, die Daten nach dem empfohlen Beschreibungsstandard darzustellen, so das Ergebnis einer Befragung in fast 700 deutschen Mittelstands- und Großunternehmungen zum Stand der Umsetzung der GDPdU.

GDPdU - für viele ein Berg von Paragrafen und Vorschriften
Und was verbirgt sich für den Unternehmer und seine Mitarbeiter dahinter? Der Zugang der Prüfer zu ihren Daten. Nein, keine Angst, nicht zu allen, sondern nur zu den "steuerlich relevanten" Daten. Doch was heißt steuerlich relevant?
Neben den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind all solche Aufzeichnungen von steuerlicher Bedeutung, die zur Sachverhaltsklärung der Besteuerung dienen.
Wer entscheidet, was "steuerlich relevante" Unterlagen sind?
Der Steuerpflichtige nach seinem Ermessen, bestimmt durch die Dokumentationspflicht für Zwecke der Gewinnermittlung. Es sind nach wie vor dieselben Unterlagen, wie vor dem Inkrafttreten der GDPdU. Lediglich das Medium, auf dem diese Daten vorzuhalten sind, hat sich geändert - vom Papier zum elektronisch auswertbaren Datenträger.
Was bedeutet elektronisch/maschinell auswertbar?
Letztendlich bedeutet es, dass normale Rechen- und Auswertungsfunktionen auf die Daten angewandt werden können. Filterungen und Summenbildungen müssen möglich sein. Reine Archivlösungen, die TIFF- oder PDF-Dateien erzeugen, erfüllen die GDPdU Anforderungen nicht. Es genügt auch nicht, die relevanten Daten zusätzlich als Papierdokumente aufzubewahren.

Was tun?
Zu empfehlen ist eine revisionssichere Archivierung der Daten im GDPdU Beschreibungsstandard. Doch diese Konformität allein reicht nicht aus. Damit die Daten in der von der Finanzbehörde geforderten Art vorgehalten werden, sind auch die Strukturinformationen, also die Relationen der Daten zueinander mit zu speichern. Im Falle einer Betriebsprüfung werden dann die Daten mit der Prüfsoftware IDEA und dem ERP-System ausgewertet, aus dem sie stammen. Doch was passiert, wenn nach Jahren und den zu erwartenden Veränderungen/Neuerungen im ERP-System die Daten nicht mehr lesbar wären? Die alten Programmstände müssten ebenfalls verfügbar bleiben.
Ideal ist deshalb ein Archivsystem, das selbst zugleich noch die Auswertungsmöglichkeiten beinhaltet. Wenn diese den Auswertungsmöglichkeiten des Produktivsystems entsprechen oder ihnen sogar überlegen sind, können die Unternehmen zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: Erfüllung der gesetzlichen Pflichten und Kostenreduzierung durch Nutzung der elektronischen Archivierung.
Anbieter guter Branchensoftware offerieren entsprechend geeignete Tools, Beratung und Schulung.

Unser Rat: Sprechen Sie ihr Softwarehaus darauf an.
Da die Finanzverwaltung ihr Recht auf elektronische Prüfung ausschöpfen wird und wie bereits verlautbar gemacht wurde, eine Verschärfung der Sanktionslage zu erwarten ist, ist der Zeitpunkt zu handeln für jedes Unternehmen gekommen, denn "Wer zu spät kommt... "

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