DB Magnetbahn archiviert technische Dokumentation mit DocuWare

Top-Technologie modern verwaltet
(PresseBox) (Germering, ) Seit Anfang des Jahres archiviert die durch das Transrapid-Projekt bekannte DB Magnetbahn GmbH ihre komplette technische Dokumentation elektronisch. Platzmangel und aufwändige Recherchen waren ausschlaggebend für den Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Heute erfolgt der Zugriff auf das zentrale Archiv von verschiedenen Standorten aus.

Die Realisierung einer Magnetbahnstrecke in Deutschland – dieses Ziel hat sich die DB Magnetbahn GmbH auf ihre Fahnen geschrieben. Als Betreiber und Eigentümer der Transrapid Versuchsanlage Emsland (TVE) erprobt die Tochter der Deutschen Bahn AG am Standort Lathen seit 1985 die Magnetschnellbahn-Technologie auf ihre Eignung als Verkehrssystem. Das bis vor kurzem als Versuchs- und Planungsgesellschaft für Magnetbahnsysteme (MVP) firmierende Unternehmen hatte in der Vergangenheit zahlreiche Projekte im In- und Ausland untersucht. Heute erarbeitet die DB-Tochter unter anderem Anforderungen für Anwendungsstrecken in Deutschland und wirkt an der Projektierung der Transrapidstrecke in München mit.

Die Komplexität der Verkehrsprojekte bringt riesige Mengen an technischer Dokumentation mit sich. Diese Unterlagen erhalten die Transrapid-Planer in Papierform oder auf CD; zahlreiche Dokumente liegen elektronisch vor, etwa als PDF-, Word-, Excel- oder PowerPoint-Files.

Amortisation in unter 1.5 Jahren geplant

Seit mehr als 20 Jahren wurden die Dokumentationen zwar in einer Datenbank verwaltet, die Papierberge aber weiter in Aktenordnern abgelegt. Platzmangel, die Fehleranfälligkeit eines Papierarchivs und aufwändige Suchvorgänge führten letztendlich zur Entscheidung für ein DMS. Hinzu kam der Wunsch nach einer zentralen Sammelstelle, auf die die Standorte Berlin, Lathen und München zugreifen können.

Nach einer ausführlichen Präsentation des Augsburger DocuWare-Partners CCC City Computer Contor gab das Preis-Leistungs-Verhältnis den Ausschlag. „Weitere Kriterien für DocuWare waren die einfache Bedienung und Administration“, betont Friedel Megerle, der mit der DMS-Auswahl und -Einführung betraut war. Die Investition in Software und Dienstleistung betrug 52.000 Euro; der IT-Leiter rechnet mit einer Amortisationszeit von knapp 1.5 Jahren.

Drei Zugriffsmöglichkeiten

Seit Anfang des Jahres ist DocuWare bei DB Magnetbahn auf einem Windows-2000-Server installiert. Zur Erfassung von Papierdokumenten wurden zeitgleich zwei DINA3-Duplex-Scanner vom Typ Panasonic KV-S6055WU angeschafft. Zirka 30 Mitarbeiter greifen wahlweise von Windows-Workstations im LAN oder unter CITRIX Meta Frame auf den Dokumenten-Pool zu. Durch den Einsatz des DocuWare INTERNET-SERVER ist der Zugriff auf das zentrale Archiv auch mit herkömmlichen Browsern via Internet möglich. Beispielsweise nutzen auch Mitarbeiter der Deutschen Bahn diese Zugriffsvariante.

Neben dem Archiv ,Dokumentation’ gibt es bei der DB-Tochter das Archiv ,Post’. Die Tagespost wird an den Standorten München und Lathen sofort nach Eingang gescannt, indexiert, vollautomatisch abgelegt und verteilt. Auch Ausgangspost mit Unterschrift wird vor dem Versand eingescannt und archiviert. Via DocuWare CONTENT-FOLDER können Mitarbeiter die Post einsehen, korrigieren und weiterleiten.

Zentrale E-Mail-Organisation

Hervorzuheben ist, dass von Anfang an auch E-Mails archiviert werden: Im Exchange-Server befinden sich dazu die zwei öffentlichen Ordner Mail in und Mail out. Jeder Anwender entscheidet selbst, welche Mail abgelegt werden soll; vollautomatisch wird über ACTIVE IMPORT 3 die dazugehörige Firma aus dem globalen Adressbuch übernommen. Friedel Megerle: „Da E-Mail heute ein sehr wichtigstes Kommunikationsmedium ist, empfiehlt es sich, die elektronische Post zusammen mit thematisch dazugehörigen Dokumenten abzulegen. Das war für uns von Anfang an sehr wichtig.“

Das DocuWare-Archiv umfasst heute rund 25.000 Dokumente. Da ein einzelnes Dokument oftmals aus mehreren hundert Seiten besteht, konnten inzwischen viele Regalmeter eingespart werden. Als nächstes ist der Einsatz des Zusatzmoduls DocuWare CONNECT to SharePoint geplant. Anwender können dann über das Unternehmensportal direkt auf DocuWare-Archive zugreifen.

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