technotrans AG erstmals auf der DMS EXPO:

docuglobe dockt an windream-Archiv an
(PresseBox) (Sassenberg, ) Erstmals ist die technotrans AG – Systemanbieter von Anlagen für die Herstellung von Printmedien und Mikrostrukturen – mit ihrem Geschäftsbereich global document solutions auf der DMS EXPO vertreten. Am Stand der windream GmbH (Halle 1, Stand 1560) zeigt das Unternehmen mit docuglobe ein Redaktionssystem, das insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen adressiert. Messeneuheit ist die Anbindung an das Dokumenten-Management- und Archivsystem windream. Anwender können somit ihre Dokumentationen in windream komfortabel verwalten und revisionssicher archivieren.

Mit docuglobe bietet technotrans eine global einsetzbare Software, die Anwender bei der strukturierten Erstellung umfassender und mehrfach nutzbarer Dokumente unterstützt. Das Produkt adressiert Unternehmen jeder Branche mit hohem Dokumenten-Aufkommen. Die wesentlichen Vorteile von docuglobe sind die sofort wirksam werdenden Einsparungen bei den Unternehmenskosten, die erhebliche Beschleunigung der Arbeitsprozesse bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität und das attraktive Kosten- Nutzenverhältnis.

docuglobe ist eine Softwarelösung, die Anwender bei der strukturierten Erstellung umfassender und mehrfach nutzbarer Dokumente wie zum Beispiel Handbücher, Bedienungsanleitungen, Angebote oder Schulungsunterlagen unterstützt. Es verwaltet Dokumenteninhalte als einzelne Informationsmodule und bildet sie in Form einer Baumstruktur ähnlich dem Windows-Explorer ab. Nachdem alle Informationsmodule zusammengestellt sind, übernimmt docuglobe die inhaltliche Gliederung und stellt dem Anwender das neue Gesamtdokument global nutzbar als PDF-Version, als Online-Help (chm, html) oder als normales Word-Dokument zur Verfügung (Single Source Publishing).

Eine inhaltliche Änderung eines Informationsmoduls bewirkt die automatische Anpassung aller damit in Beziehung stehender Dokumente. Die Inhalte der Dokumente werden zentral gespeichert und mittels Stichwortsuche von allen Mitarbeitern gefunden, die eine entsprechende Zugriffsberechtigung haben. Soll ein neues Dokument generiert werden, übernimmt der Anwender die notwendigen Informationsmodule per drag & drop aus der Baumstruktur und stellt so das Dokument zusammen. Diese Vorgehensweise sorgt dafür, dass vorhandene Inhalte – einmal erstellt - vielfach genutzt werden. Die Softwarelösung wird vom Hersteller und über Partner angeboten und überzeugte in nur 12 Monaten weitere 30 Unternehmen in Europa.

Integration mit windream
Mit der Schnittstelle zu dem Dokumenten-Management- und Archiv-System windream erhält der Anwender einen zusätzlichen Mehrwert: Dokumente lassen sich sicher archivieren und effizient verwalten. windream übernimmt automatisch die Beschreibungsfelder der Dokumente als Indexierung und eliminiert damit die Notwendigkeit einer manuellen Verschlagwortung. Nach diesen Indizes kann der Redakteur komfortabel in windream recherchieren. Bereits archivierte Dokumente sind damit bei Bedarf schnell im Zugriff. Zudem bedeutet die revisionssichere Ablage einen zusätzlichen Sicherheitsfaktor unter juristischen Gesichtspunkten.

Da windream vollständig in das Windows-Betriebssystem integriert ist, benötigt das DMS und Archivsystem keine eigene Anwendungsoberfläche. Alle DMS-spezifischen Funktionen lassen sich direkt über den Windows Explorer ausführen. Dazu stehen sowohl Drag & Drop-Funktionen als auch erweiterte Kontextmenü-Befehle zur Verfügung. windream selbst stellt sich als ein zusätzliches, virtuelles Serverlaufwerk im Windows Explorer dar. Dieses windream-Laufwerk kann entweder über den Windows Explorer oder über Windows-Standardanwendungen angesprochen werden und ermöglicht die Ablage von Dokumenten in beliebigen Ordnerstrukturen. Die windream GmbH hat dafür ein sogenanntes "Virtual File System" entwickelt und diese Technologie patentieren lassen.

Kontakt

gds GmbH
Robert-Linnemann-Str. 17
D-48336 Sassenberg
Social Media