Records Management mit DocuWare

Internationale Vorschriften einfach erfüllen
(PresseBox) (Germering, ) Die DocuWare AG hat die neueste Version ihres gleichnamigen Dokumentenmanagement-Systems um zusätzliche Funktionen für das Records Management erweitert. Mit DocuWare 4.6a lassen sich Aufbewahrungsfristen kontrollieren und Dokumentzugriffe protokollieren.

Die Steuerung von Dokumentaufbewahrung und -zugriff gewinnt immer mehr an Bedeutung. Bezog sich das sogenannte Records Management ursprünglich auf die reine Papieraktenverwaltung, spielt es zunehmend auch beim elektronischen Dokumenten-Management eine wichtige Rolle. Im Rahmen des 2002 beschlossenen Sarbanes-Oxley Act wurden in den USA die gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen erheblich verschärft. Auch in der EU laufen derzeit Vorbereitungen, um die entsprechenden Richtlinien zu verbessern und europaweit zu vereinheitlichen. Die in Deutschland geltenden traditionell hohen Standards werden durch die Basel-II-Richtlinien ergänzt.

Die DocuWare AG hat DocuWare 4.6a um Funktionen erweitert, mit denen sich Aufbewahrungsfristen (Retention Schedules) einfach verwalten und Zugriffe auf Dokumente gezielt verfolgen lassen.

Aufbewahrungsfristen verwalten

Gesetzliche Regelungen im Rahmen des Records Management sehen unterschiedliche Fristen für verschiedene Dokumentarten vor; die Anforderungen variieren, was nach Fristablauf mit den Unterlagen geschieht. Mit dem DocuWare CONTENT-FOLDER lässt sich eine virtuelle Mappe mit allen Dokumenten erstellen, die im elektronischen Archiv bestimmten Aufbewahrungsregeln unterliegen. In dieser Mappe sind die verschiedenen Dokumentarten entsprechend ihrer abweichenden Regeln gruppiert. Die Selektion der zu einer Aufbewahrungsgruppe gehörenden Dokumente erfolgt anhand beliebiger Indexkriterien. Beim Öffnen einer Gruppe werden automatisch immer diejenigen Dokumente angezeigt, die diesen Kriterien entsprechen und die die entsprechende Frist für die Aussonderung überschritten haben.

In der Regel kann der für das Records Management Verantwortliche zu diesem Zeitpunkt noch Änderungen vornehmen. Stößt er einen Vorgang zur Aussonderung an, hat er die Wahl zwischen dem Löschen der Dokumente und der Migration in ,Altarchive’ oder ,Offline-Archive’. In einer Mappe lassen sich beliebig viele Gruppen mit Dokumenten aus unterschiedlichen Archiven anlegen. Der Records Manager verfügt damit über ein sehr komfortables Instrument, um die Aufbewahrungsfristen aller Dokumente einer Organisation zu überwachen.

Dokumentzugriffe steuern

Der zweite wichtige Aspekt im Rahmen des Records Managements gilt der Steuerung des Dokumentzugriffs. DocuWare-Funktionen stellen sicher, dass nur berechtige Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen dürfen, und dass die Zugriffe protokolliert werden. Mit DocuWare 4.6a lassen sich unterschiedlichste Berechtigungen bis auf einzelne Dokumenteigenschaften – Index- oder Ablagekriterium – hinab für Gruppen oder Einzelpersonen vergeben.
E-Mails zentral ablegen

Records Management schließt die Archivierung von E-Mails explizit mit ein. DocuWare-Lösungen bieten gegenüber den meisten E-Mail-Archivlösungen den wesentlichen Vorteil, dass die Mails nicht in separate Archive gelangen und damit neue Archivinseln entstehen. DocuWare ermöglicht es, dass sich E-Mails mit intelligenten Regeln unter einheitlichen Kategorien gemeinsam mit anderen Dokumentarten im zentralen Dokumenten-Pool archivieren lassen.

Jürgen Biffar, als Vorstand der DocuWare AG zuständig für Produkte und Finanzen: „Mit DocuWare 4.6a erhalten Unternehmen modernes Dokumenten-Management, das die internationalen Gesetzesvorschriften zum Records Management mit geringem finanziellen und organisatorischen Aufwand erfüllt.“

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