Fließende Dokumentenerfassung mit eFLOW

CRR stellt auf der DMS Expo (Halle 1 , Stand 1115 / SAPERION AG) die Input-Management-Lösung eFLOW zum Auslesen von Informationen aus Dokumenten vor
Auf der DMS Expo wird der Dokumenten-Manager erstmalig als .net produkt präsentiert (PresseBox) (Langenfeld, ) Die CRR Datensysteme GmbH, Systemintegrator aus Langenfeld, präsentiert auf der diesjährigen DMS Expo (7. - 9. September 2004) in Halle 1, Stand 1115 das Input-Management-System eFLOW von Top Image Systems (TiS) zur Erfassung von Dokumenten. Das System extrahiert relevante Informationen sowohl aus elektronischen Dokumenten wie E-Mail oder Internetdateien als auch aus Papierbelegen wie Rechnungen und Bestellungen. Dabei liest die Software Daten wie Auftraggeber, Lieferanten-Informationen und Positionsdaten per Freiformerkennung aus. Diese Erfassungstechnologie teilt das digitalisierte Bild in Datenfelder ein und wendet beim Auslesen mathematische Formeln an. So erkennt eFLOW beispielsweise die Gesamtsumme an ihrer mathematischen Beziehung zu Rechnungssumme und Umsatzsteuer. Nach dem automatischen Erfassen und dem Abgleich mit bereits in der Datenbank vorhandenem "Wissen" (z. B. mit Bestellungen in SAP R/3) werden die Dokumente als Index- und Bilddateien an weiterführende ERP-Systeme oder Archive übergeben. Die Lösung ist mit Schnittstellen zu allen gängigen Warenwirtschafts- und CRM-Systemen ausgestattet. Neue Dokumententypen, die zum ersten Mal im Unternehmen eingehen, durchlaufen den gleichen Erkennungsprozess wie bereits bekannte Dokumente. Das System merkt sich bei einem "Learningprozess" wo sich einzelne Felder im Dokument befinden und stellt dieses "Wissen" für künftige Vorgänge bereit. Ergänzend kann ein Workflow implementiert werden, der die Belege automatisch zum Prüfen und Freigeben an den zuständigen Sachbearbeiter weiterleitet.

"Durch leistungsfähige Erkennungstechnologien sparen Unternehmen Arbeitszeit und Kosten von einigen tausend Euro pro Monat. Ergänzt durch den Workflow wird auch die Bearbeitung eingehender Dokumente beschleunigt, so dass beispielsweise Lieferantenrechnungen schneller beglichen und Skonti ausgeschöpft werden können", erläutert Carsten König, Prokurist bei CRR. Ein weiteres Messe-Highlight ist der universelle Integrationsclient, der Dokumenten-Management-, Enterprise-Ressource-Planning- oder Customer-Relationship-Management-Systeme bequem an optische Archive anbindet. Der Client wurde entwickelt, um führende Anwendungen in Archive zu integrieren, für die von Archiv-Herstellern keine Standard-Schnittstellen vorgesehen sind. Die CRR bietet des weiteren Lösungen zur Integration von Systemen wie SAP oder PAISY an, die bereits über ein Standard-Interface verfügen.

Neben eFLOW und dem universellen Intergrationsclient wird der CRR-Dokumenten-Manager erstmalig am Stand zu sehen sein, der jetzt auch als .net-Produkt für den Microsoft-2003-Server erhältlich ist. Mit der Software bilden Unternehmen eine rechtssichere Handbuch-
und Nachweisverwaltung zum Qualitäts-, Umwelt- und Arbeitsschutzmamagement ab. Bisher konnten Anwender das Produkt bereits auf der Basis von Lotus Notes erwerben. Nun können Sachbearbeiter Organisationshandbücher sowie technische Dokumentationen auf beiden Plattformen datenkonsistent bearbeiten. Die Zertifizierungsnormen geben vor, dass nur aktuelle Dokumente und Informationen im Umlauf sein dürfen. Alle Vorgängerversionen müssen dokumentiert und revisionssicher abgelegt werden. Die Durchlaufprozeduren der Software sind auf diese gesetzlichen Richtlinien abgestimmt. Eine integrierte Suchfunktion ermöglicht zudem einen einfachen und schnellen Zugriff auf die Dokumente. Darüber hinaus können berechtigte Sachbearbeiter die Akten über einen Webbrowser auch Standort übergreifend aufrufen und recherchieren.

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Hans-Böckler-Str. 62a
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