Kosten sparen bei Gehaltsabrechnungen

Formular- und Druckmanagement-Software von AK-Industrieinformatik bündelt den Druck und Versand von Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweisen und anderen Personaldokumenten
Personalbezogene Dokumente aus SAP-HR lassen sich mit StarJet gebündelt ausdrucken (PresseBox) (Würzburg, ) Mit Modulen der "StarJet"-Formularsoftware bündelt die Würzburger AK-Industrieinformatik GmbH Druckprozesse im Personalwesen. Personalbezogene Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweise, Versicherungsmitteilungen und ähnliches, die in SAP-HR erzeugt wurden, können im Unternehmen künftig gemeinsam für einen Angestellten gedruckt und versandt werden. Auf der Basis der Personalnummer werden mit dem Modul StarDispatch zusammengehörende Dokumente aus den verschiedenen Druckprozessen zusammengeführt. Das Modul StarPage verarbeitet diese Datenströme weiter zu zusammengehörigen Dokumenten. Für die Kuvertierung werden zusätzliche Markierungen, der OMR-Code für die Kuvert-Steuerung, mit angegeben. Durch die sofortige Endverarbeitung ist sicher gestellt, dass niemand die Dokumente einsieht. Kostenersparnisse ergeben sich zum einen in der Einsparung von Porto und Verbrauchsmaterial wie Briefkuverts. Da viele große Unternehmen den Versand von gehaltsbezogenen Dokumenten aber auch an kostenintensive Dienstleister outgesourct haben, ergeben sich weitere Ersparnisse, wenn dieser Prozess Inhouse durchgeführt wird. Projekte in diesem Umfeld eignen sich für alle Unternehmen. Insbesondere sind solche Lösungen für Unternehmen interessant, die aufgrund mehrerer Standorte die Personalabrechnungen per Post versenden. "Generell ergibt sich für Anwender des SAP-HR-Moduls das Problem, dass personalbezogene Drucke nicht zusammengeführt werden. Daher erhalten viele Mitarbeiter am gleichen Tag mehrere Briefe mit ihren persönlichen Unterlagen, und allgemeinen Versicherungs-Informationen oder Mitarbeiter-Zeitschriften. Mit der Einführung von StarJet lassen sich viele Dokumente zuverlässig zusammenstellen, automatisiert kuvertieren und so enorme Kosten sparen", stellt Dr. Armin Knoblauch, Geschäftsführer von AK-Industrieinformatik, das Konzept vor.

Ein weiterer Pluspunkt des dynamischen Drucks von Gehaltsabrechnungen und ähnlichen Dokumenten mit StarJet: Die professionelle Gestaltung der Dokumente lässt sich mit geringem Aufwand sehr hochwertig umsetzen, etwa kann die Gestaltung aus dem Datenstrom übernommen und zusätzlich mit einem Logo versehen werden. Als Erweiterung lassen sich über das Modul StarJet Design grafische Elemente wie Wasserzeichen, Tabellenstrukturen oder eine Hausschrift einsetzen. "Dies ist ein wichtiges Argument vor allem für große Unternehmen, die ihr CI in gleichbleibender Qualität auch intern umsetzen wollen", urteilt Dr. Armin Knoblauch. Als weiteres Dokument kann die Gehalts-Rückrechnung im Duplexdruck aufbereitet werden.

Nicht zuletzt lassen sich die typischen Gehaltsformulare aus dem SAP-System mit Beilagen ergänzen, die alle Briefempfänger erhalten sollen. Diese können bereits vorgedruckt sein und müssen lediglich bei der Kuvertierung berücksichtigt werden. Eine weitere Anforderung ist in den Unternehmen auch, dass zu den SAP-Formularen individuelle Unterlagen hinzugefügt werden sollen. Die AKI-Lösung erkennt dabei anhand eines Selektionskriteriums (z.B. der Personalnummer), ob weitere Unterlagen für den Empfänger vorhanden sind. Die zusammengehörenden Formulare werden daraufhin mit dem OMR-Code zur Steuerung der Kuvertiermaschine versehen. So lässt sich sicher stellen, dass die Informationen nur an ausgewählte Empfänger verschickt werden.

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