Ministerium für Jugend in Luxemburg verarbeitet Formulare digital

Das eForm-Management-System LiquidOffice von Electric Paper bildet papierbasierte Prozesse vollständig elektronisch ab
(PresseBox) (Lüneburg, ) Die Übertragung traditioneller papierbasierter Verfahren in die digitale Welt beschleunigt Vorgänge und birgt Einsparpotential. Das hat auch das Ministerium für Jugend in Luxemburg erkannt und setzt auf die elektronische Formularverarbeitung mit LiquidOffice.

Mit Liquid Office lassen sich Geschäftsprozesse elektronisch umsetzen. Die Interaktion mit der webbasierten Software ist papierähnlich konzipiert, dass sich die Anwender –in diesem Fall Lehrer- leicht zurechtfinden können. Momentan wird LiquidOffice in dem Luxemburger Ministerium für zwei Bereiche verwendet: Für die Online-Einschreibung und Genehmigung von Weiterbildungen sowie für die Übermittlung von Prüfungsergebnissen.

Der hauptsächliche Einsatzbereich von Liquid Office ist das Online-Einschreiben zu Weiterbildungsangeboten für Lehrer. Zu den Weiterbildungsangeboten, die in einer Webdatenbank recherchiert werden können, können die Lehrkräfte sich online anmelden. Der entscheidende Unterschied zu einem gewöhnlichen Online-Anmeldungsverfahren ist dabei die „Schleife“ über den vorgesetzten Direktor zur Genehmigung der Fortbildung. Mit dem Versenden der Anmeldung wird der Antrag auch an den Schuldirektor der Lehrkraft weitergeleitet, der dem Antrag zustimmen kann oder ihn ablehnen kann. Die Schuldirektoren finden alle Anträge auf eine Weiterbildung ihrer Lehrer in ihrem Liquid Office-Posteingang. Die bestellten Weiterbildungen kann der Direktor dann zulassen oder –mit einer Begründung versehen- verweigern. Die Genehmigung benötigt so keinen gesonderten Antrag. Somit erspart der E-Form-Workflow sowohl den Lehrern als auch der Verwaltung Arbeit und die Genehmigungswege sind schneller.

Verwaltung der Benutzerrechte mit Active Directory
Für das System ist die Verwaltung der Benutzerrechte entscheidend: Wer darf sich mit welchen Rechten einloggen? Je nach Benutzertyp dürfen Seminare angefragt oder auch selbst angeboten werden etc. Die flexible Handhabbarkeit der Benutzerrechte wird durch eine Active Directory User- Datenbank ermöglicht. Die Datenbank basiert auf dem luxemburgischen Internetportal der Schulen „myschool“. Ein Nutzeraccount bei myschool ist Voraussetzung für die Nutzung der Weiterbildungsdatenbank. Anhand dieser Daten wird zum einen geprüft, geprüft, ob der Teilnehmer dort als Lehrkraft registriert ist, zum anderen, ob er schon mal Seminare aus der Weiterbildungsdatenbank in Anspruch genommen haben. Die LDAPSchnittstelle (Lightweight Directory Access Protocol) zur Userdatenbank überprüft dies beim Login des Nutzers. Hinterlegte Plausibilitäten sorgen dafür, dass sich beispielsweise niemand zweimal einschreibt. Diese Anwendung ist der Einstieg in die e- Form basierte Verwaltung der Weiterbildungsangebote, weitere Projekte sind geplant.

Ein weiteres Einsatzgebiet von Liquid Office im luxemburgischen Ministerium für Jugend ist die Erfassung der Daten bei der „Passage Primaire – Postprimaire“, einer Prüfung beim Übergang von der Grundschule zur Sekundarstufe. Alle Schüler müssen hierzu in den Hauptfächern Mathematik, Deutsch und Französisch einheitliche Prüfungen ablegen. Die Lehrer geben die Prüfungsresultate an das Ministerium für Jugend weiter. Pro Schüler und Fach füllen die Lehrer dafür ein Formular aus, so dass jeder Lehrer etwa ein Dutzend, oft mehrseitige, Formulare zu befüllen hat. Insgesamt werden für jedes der drei Fächer mehr als 4000 Formulare eingereicht.

Onlineverfahren mit vielen Vorteilen
Bislang wurden die Formulare handschriftlich ausgefüllt und anschließend mit der Beleglesesoftware TeleForm automatisch erfasst. Nun wird der Vorgang schrittweise auf einen papierlosen Onlineprozess umgestellt. Da man die TeleForm- Formulare nach Liquid Office importieren kann, hält sich der Aufwand für das „zweigleisige“ Vorgehen im Rahmen. Das Onlineverfahren hat verschiedene Vorteile, insbesondere das Ausschließen von möglichen Fehlerquellen. Zum einen wird bereits beim Ausfüllen auf Plausibilität geprüft, zum anderen fallen eventuelle Lesefehler bzw. der Korrekturbedarf hierfür komplett weg. Zudem ist die Onlineerfassung schneller als die Erfassung der Papierformulare (zumal bei einer dezentralen Erhebung). Für den Lehrer ist das Verfahren bequem: Bei der webbasierten Software kann er sich von jedem internetfähigen Computer einloggen, sei es in der Schule oder zuhause. Bei Bedarf kann man die Dateneingabe unterbrechen und die Formulare zwischenspeichern.

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Dorothee Schneider
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