Dem ‚Papierkollaps' entkommen: Rheinhold & Mahla setzt auf BAU financials mit dem integrierten DocuWare

Siegfried Dannehl, freier IT-Fachjournalist in München
(PresseBox) (Achim, ) Der Industriedienstleister mit weltweit über 10.000 Mitarbeitern ist seit 2002 Bestandteil des Bilfinger Berger Konzerns. Nicht weniger als 500.000 per Briefpost eintreffende Ein- und Ausgangsgangsrechnungen werden bei diesem Unternehmen zentral erfasst und abgearbeitet. Ende der neunziger Jahre stand die papierbasierte Ablage vor dem Kollaps.
Mit dem Ersatz der bisherigen FiBu-Lösung durch die integrierte Branchenlösung BAU financials von Nemetschek Bausoftware löste das Unternehmen sein Problem. Denn diese Software integriert perfekt das Dokumenten-Management-System DocuWare.

Dem Ziel, sich europaweit zum führenden Industriedienstleister zu entwickeln, ist die Rheinhold & Mahla AG in den vergangenen Jahren mit großen Schritten näher gerückt. Egal, ob es um spektakuläre Bauprojekte wie das Zeltdach des Münchner Olympiastadions oder den Frankfurter Gallileo-Tower ging, um den Innenausbau von Marine- und Kreuzfahrtschiffen oder um die Instandhaltung von Industrieanlagen, Raffinerien und Bohrplattformen geht - R&M hat sich in vielen Industrie-Segmenten einen Namen gemacht. Durch zahlreiche Firmenübernahmen und die klare Fokussierung auf Industriedienstleistungen hat sich R&M zu einem renommierten, internationalen Konzern entwickelt. Aufgegliedert ist der Konzern in eine Vielzahl einzelner Gesellschaften, von denen etwa 60 im Inland und mehr als 40 im Ausland beheimatet sind. Eine dezentrale, dienstleistungsorientierte und kundennahe Struktur, die es dem Konzern erlaubt, schlagkräftig und flexibel auf Marktanforderungen zu reagieren, die die zentrale, konzernübergreifende Administration allerdings vor nicht unerhebliche Herausforderungen stellt.

Der Papierkollaps war vorprogrammiert
In München laufen die Fäden der Holding zusammen. Finanz- und Rechnungswesen, Personalwesen, der Bereich Recht und Beschaffung sowie Unternehmenscontrolling und -kommunikation haben ihren Sitz in der bayerischen Landeshauptstadt. Auch die EDV-technische Betreuung der circa 60 inländischen Gesellschaften erfolgt von hier aus. Über ein Intranet sind die in den Niederlassungen vorhandenen, meist kleinen Windows-basierten IT-Netze mit dem Münchner R&M-Rechenzentrum verbunden. Der Zugriff auf unternehmensrelevante Daten wird über ein eigenentwickeltes Management Informationssystem (MIS) gesteuert.
Die generellen Anforderungen an die EDV sind vergleichsweise gering, konstatiert Maik Blöcker, Leiter des Konzernbereichs Finanz- und Rechnungswesen, Inland. Eine Ausnahme bildet die Buchhaltung. Aufgrund der hohen Zahl von Niederlassungen müssen hier jährlich nicht weniger als 500.000 per Briefpost eintreffende Ein- und Ausgangsgangsrechnungen zentral erfasst und abgearbeitet werden. "Ende der neunziger Jahre stand unsere papierbasierte Ablage vor dem Kollaps. Der Platz in unseren Kellerräumen wurde knapp, vom Zeitaufwand, den es häufig benötigte, Dokumente in diesem ,Mammutarchiv' zu finden, ganz zu schweigen", beschreibt Blöcker die prekäre Situation. Der Umstieg auf ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) war unter diesen Umständen unvermeidlich. Nach eingehender Analyse verschiedener Produkte traf R&M 1999 die Entscheidung zugunsten der Integrated-Document-Management-Technologie von DocuWare. Vor allem die Funktionalität des Produkts und die Investitionssicherheit, sprich das Vertrauen, dass DocuWare sich aufgrund seiner Unternehmenspolitik langfristig am heißumkämpften DMS-Markt behaupten wird, gaben nach Blöckers Worten den Ausschlag.

Passgenaue Software sorgt für höchste Effizienz
Noch im selben Jahr begann die Evaluierungsphase: Über ein halbes Jahr hinweg wurden die Eingangsrechnungen von zwei der 60 betreuten R&M-Gesellschaften über einen Canon DR 3020 Scanner elektronisch erfasst, archiviert und verwaltet. Um gleichzeitig die Akzeptanz bei den Buchhaltungsmitarbeitern zu testen, wurden mit dieser Aufgabe gezielt Personen beauftragt, die über vergleichsweise geringe EDV-Erfahrung verfügten. Das Ergebnis überzeugte Verantwortliche wie betroffene Mitarbeiter gleichermaßen: Die elektronische Archivierung löste nicht nur das Raumproblem, sie steigerte auch die Effizienz der Buchhaltungsangestellten. Lange Wege ins Papierarchiv und damit verbundene Arbeitsunterbrechungen wurden drastisch reduziert.
Im Jahr 2000 erfolgte die Komplettanbindung von DocuWare an die vorhandene Windows-basierte Finanzbuchhaltungssoftware. Ab sofort konnten Ein- und Ausgangsrechnungen aus der vorhandenen FiBu-Software verschlagwortet und im DocuWare-Archiv abgelegt werden. Die Digitalisierung sämtlicher täglich eingehender Eingangsrechnungen erfolgte jetzt mittels vier Canon DR 3020 Scanner in Eigenregie durch die Buchhaltungsmitarbeiter. "Das Scannen der jährlich fast 500.000 Barcode-codierten Rechnungen geschieht weitgehend automatisch, der Aufwand ist also gering", erläutert Maik Blöcker.
Mit dem Ersatz der bisherigen FiBu-Lösung durch die integrierte Branchenlösung BAU financials der Nemetschek Bausoftware GmbH, einer Tochter der Nemetschek AG, ging die Konsolidierung der R&M IT-Infrastruktur im Jahr 2003 in eine neue Phase. Diese Software verfügt nicht nur über viele praktische branchenspezifische Funktionen, sie integriert das Dokumenten-Management-System perfekt. Das Software-Modul CONNECT to BAU financials ermöglicht den Abruf archivierter Informationen direkt aus der Bausoftware heraus, ohne dass der Anwender seine gewohnte Umgebung verlassen muss. Andererseits lassen sich auch Dokumente unmittelbar bei ihrer Erstellung schon in BAU financials verschlagworten und archivieren - ohne Umwege und ohne aufwändige Nachbearbeitungen. "Das bedeutet eine spürbare Zeitersparnis und sorgt für einen besseren Informationsstand aller 40 Buchhaltungsmitarbeiter durch den permanent verfügbaren Zugriff auf die Ein- und Ausgangsrechnungen", freut sich Maik Blöcker.

Schluss mit Prüfungsängsten
Nach dreijährigem Betrieb befinden sich heute mehr als zwei Millionen Datensätze im zentralen DocuWare-Dokumenten-Pool. "Der Break Even ist erreicht. Die umständliche Recherchen im Papierarchiv vor 2000 nimmt ab, während der Zugriff auf die elektronisch gespeicherten Daten kontinuierlich zunimmt", erklärt Maik Blöcker. Am Beispiel einer kürzlich erfolgten Umsatzsteuerprüfung werden die Vorteile des elektronischen Archivs deutlich. "Der Prüfer hatte für die Kontrolle einen ganzen Tag veranschlagt. Da unser Archiv die Möglichkeit bietet, gezielt nach Projektnummern zu suchen, konnten wir ihm alle benötigten Daten auf Knopfdruck zur Verfügung stellen. Nach zwei Stunden war die Prüfung abgeschlossen", erläutert Maik Blöcker und sieht aufgrund dieser Erfahrungen der nächsten Betriebsprüfung gelassen entgegen.

Kosten unter Kontrolle
Voraussichtlich ist zu diesem Zeitpunkt die nächste Ausbaustufe der DocuWare-Archivlösung bereits abgeschlossen: Innerhalb der kommenden Monate soll das elektronische Archiv über den DocuWare INTERNET-SERVER mit dem MIS verbunden werden. Der INTERNET-SERVER ist bereits installiert, eigene Programmierer entwickeln derzeit ein Software-Modul für den Zugang vom MIS auf den zentralen Dokumenten-Pool. Mit der Inbetriebnahme hätten dann bis zu 2.000 Mitarbeiter in den R&M-Gesellschaften direkten Zugriff auf ihre elektronisch gespeicherten Ein- und Ausgangsrechnungen. Ein entscheidender Schritt in Richtung einer umfassenden Kostenkontrolle, glaubt Blöcker. "Jeder Bauleiter kann dann zu jedem beliebigen Zeitpunkt überprüfen, welche Kosten angefallen sind und was bereits gebucht ist."

Erfolg baut auf Akzeptanz
An konkreten Ideen, DocuWare auch in weiteren Bereichen zu nutzen, mangelt es nicht. Geplant ist, die R&M-Rechtsabteilung anzubinden und Verträge von Fusionen, Neugründungen, Namensänderungen etc. ebenfalls elektronisch zu verwalten. Ein weiterer Ausbau wird die Lohnabrechnung und das Personalwesen einschließen. Auch den Führungskräften im Management der Holding soll das DocuWare-Archiv künftig die Arbeit erleichtern. Aus diesem Grund werden seit kurzem - auch rückwirkend - die Bilanzunterlagen aller Gesellschaften gescannt und im elektronischen Archiv abgelegt. Egal ob Vorstandssitzung oder Aktionärsversammlung - zugriffsberechtigten Mitarbeitern stehen dann auf Knopfdruck alle relevanten Finanzdaten zur Verfügung.
Was die Umsetzung neuer Archiv-Projekte betrifft, setzt Maik Blöcker weder sich selbst noch seine Mitarbeiter unter Zeitdruck. Eine breite Akzeptanz seitens der R&M-Beschäftigten ist seiner Ansicht nach der entscheidende Erfolgsfaktor. "Die Änderung von Arbeitsprozessen hin zu mehr elektronischer Dokumentenverwaltung muss von den Mitarbeitern ausgehen, von ihnen gewünscht werden. Zwang bringt da gar nichts." Von den bereits realisierten Archiv-Projekten erwartet Blöcker einen spürbaren Schub für weitere Aktivitäten. "Viele junge Ingenieure in den R&M-Gesellschaften stehen dem verstärkten IT-Einsatz aufgeschlossen gegenüber. Mit dem DocuWare-Archiv verfügen wir über ein stabiles Fundament auf dem wir, parallel zum Wachstum von Rheinhold & Mahla, unsere IT-Aktivitäten kontinuierlich erweitern können."

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