Forschungs- und Entwicklungsgesellschaft Hessen mbH: tach'les sorgt für transparentes Projekt- und Haushaltsmanagement

Lotus Notes basierende Lösung schafft in der Projektarbeit mehr Transparenz gegenüber Kunden und Auftraggebern
(PresseBox) (Fulda, ) Was ist für die erfolgreiche Durchführung eines Kundenprojektes von immenser Wichtigkeit? Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen ziehen an einem Strang. Alle kundenbezogenen, projekt- und auftragsrelevanten Informationen stehen ihnen sofort zur Verfügung. Die Projektleitung verliert nie den Überblick. Was sind die Anforderungen an das Consulting-Unternehmen, welches den Kunden bei der Verwirklichung seines Ziels begleitet? Professioneller Service, Kompetenz, Flexibilität, Verantwortungsbewußtsein und stets ein offenes Ohr für die Anliegen des Kunden. In welchem Projekt konnte dies in der Praxis realisiert werden? Bei der Forschungs- und
Entwicklungsgesellschaft Hessen mbH (kurz FEH) mit einem „Unternehmens-Informationssystem“(kurz UIS) auf Basis des Dienstleistungsmanagers „tach’les“, entwickelt von der ECOPLAN GmbH.

Als Dienstleister für das Land Hessen, Regionen und Kommunen erarbeitet die FEH im Auftrag der Landesregierung Konzepte, Prognosen und Analysen in Fragen der wirtschaftlichen, sozialen und räumlichen Entwicklung. Die Themen, die behandelt werden, sind sehr vielfältig: Arbeitsmarkt und Qualifikation, Wirtschaft und Bevölkerung, Gesundheitsökonomie, Raumordnung sowie Regionalentwicklung, Stadtentwicklung und Projektmanagement, um nur ein paar Beispiele zu nennen, bilden das Spektrum der Forschungs- und Entwicklungstätigkeit der FEH.

FEH: Kompetenter Partner für Politik und Wirtschaft

Die kaufmännische Abwicklung der Projekte der FEH bei unterschiedlichen Vertragssituationen muß spezielle Anforderungen erfüllen, die nur mit einem DV-gestützten Auftrags- und Haushaltsmanagementsystem abzuwickeln sind. Dabei wird betriebswirtschaftlich zwischen treuhänderischen und direkt durchzuführenden Projekten unterschieden. Bisher regelte die FEH die Verwaltung ihrer Projekte, Aufträge und Kunden mit verschiedenen Applikationen. Da ein einheitlicher Softwarestandard fehlte, war ein abteilungs- und standortunabhängiges Projektmanagement nicht durchführbar. Nicht zuletzt die steigenden Anforderungen komplexer werdender Prozesse führten zu der Entscheidung, eine einheitliche zukunftsorientierte Softwarelösung zur Realisierung eines ganzheitlichen Unternehmens-Informationssystems
einzuführen.

Investition in ein zukunftsorientiertes Unternehmens-Informationssystem

Während der umfangreichen Marktanalyse unter der Führung von Frau Dr. Schmidt, Leiterin des Projektes „UIS“, kam der Kontakt zur ECOPLAN GmbH zustande. Markus Gremm, ECOPLAN-Projektleiter, stellte anhand der Anforderungen fest, daß sich das angestrebte Ziel der FEH mit den bewährten Standardlösungen „tach’les-Suite“ und „CRMSuite Office“ realisieren ließe. Beide Tools würden bereits den Großteil der Gesamtkonzeption mit Ausnahme des Haushaltsmanagements für Treuhandschaften, abdecken. Die individuellen Ansprüche erforderten jedoch neben speziellen Anpassungen an die Applikationen und die Entwicklung des Haushaltsmanagers einen kompetenten betriebswirtschaftlichen Sachverstand und eine neue unternehmensweit einsetzbare Kommunikationsplattform. Lotus Notes konnte in dieser Hinsicht am meisten überzeugen. Zur Entwicklung businessrelevanter Applikationen stellt die Groupware-Lösung von vornherein viele Funktionalitäten bereit, die der FEH eine langfristige zukunftssichere IT-Lösung bieten würde. Diese Aspekte und die Tatsache, daß sich die ECOPLAN GmbH mit ihrer Investitionssumme in einem realistischen Preis-Leistungsverhältnis bewegte, führten schließlich zu einer Entscheidung zu Gunsten des ECOPLAN-Angebotes.

Mit Lotus Notes ergänzt die FEH Ihre IT-Infrastruktur

Zum Start des Projektes „UIS“ setzte sich das Team von Markus Gremm eingehend mit der Konzeptionierung und der technischen Umsetzung auseinander. Insbesondere für das neu zu programmierende Modul „Haushaltsmanager“, welches auf Basis des Dienstleistungsmanagers tach’les basiert und als ein weiteres Modul die Suite ergänzt, wurde viel Entwicklungszeit investiert. Über den Haushaltsmanager werden die Projekte von öffentlichen Auftraggebern verwaltet, zu deren Ausführung die FEH die Treuhandschaft übernimmt. Hierzu führte die FEH ihre Anforderungen an. Erst nachdem die Grundfunktionalität des Moduls klar definiert und alle Beteiligten ihr OK gaben, ging es an die Programmierung.

Der Haushaltsmanager vervollständigt als weiteres Modul die tach’les-Suite

Parallel dazu brachte ECOPLAN sein Know-how für die Integration der Lotus Notes Infrastruktur ein. Ausschlaggebend war die Anschaffung von neuen Servern inklusive Backup-Systemen. ECOPLAN stand Frau Dr. Schmidt mit seinem Projektteam zum Kauf der Hardware beratend zur Seite.

Gute Kundenbeziehungen spielen auch für die FEH eine elementare Rolle

Auch für die FEH spielen gute Kundenbeziehungen eine elementare Rolle. Das Office-Modul der CRMSuite ist zum Management von Kunden, Kontakten und Vorgängen die ideale Lösung für die FEH. Im Zuge des Adreßimports der in unterschiedlichen Formaten bestehenden Dateien wurde eine einheitliche Normierung festgelegt. Alle Abteilungen haben nun Zugriff auf einen gemeinsamen Adreßbestand, was sich als eine große positive Komponente auf die Firmenkultur auswirkt.

Kundenorientierte und effektive Projektdurchführung durch die Module der tach’les-Suite

Der betriebswirtschaftliche Nutzen eines Projektes ist neben der inhaltlichen Qualität der Garant dafür, um sowohl für die FEH als Dienstleister als auch für die Kunden einen Erfolg zu erzielen. Die Angebotskalkulation eines neuen Projektes ist daher ein wichtiges Instrument mit der sich alle notwendigen Kapazitäten und Ressourcen planen lassen. Mit dem Modul "Angebotskalkulation" aus der tach’les-Suite ist es der Projektleitung erstmals ermöglicht worden, Projektkalkulationen dezentral zu erstellen und allen Projektbeteiligten einen permanenten Plan-Ist-Vergleich zur Verfügung zu stellen. Nach Auftragserteilung werden die Daten in das Modul "Auftrag" übernommen.

tach’les bietet permanente Angebots-, Auftrags- und Umsatzinformationen

Das Modul "Projektcontrolling" ist eines der umfangreichen Herzstücke des UIS der FEH. Durch die Zusammenführung sämtlicher Projektdaten wird erreicht, auf jede kaufmännische Projektindividualität einzugehen, Planwerte auf der Jahresschiene zu hinterlegen und Ist-Daten zuzuspielen. Diese setzen sich bei der FEH zum einen durch eine Projektzeiterfassung (auch Aufwandserfassung genannt) und zum anderen aus SAP-Daten aus der Finanzbuchhaltung zusammen. Die exakte Umsetzung der Vorgaben der FEH durch ECOPLAN läßt es letztendlich zu, eine Reihe von Reports zu erstellen, welche Unterstützung sowohl für die jeweilige Projektleitung als auch für das Unternehmen bietet. Im Modul „Faktura“ werden schließlich alle Daten zur Erstellung von Kundenrechnungen zusammengefaßt.

Intensive Schulungen bewirken eine breite Akzeptanz im gesamten FEH-Team

Zu den besonderen Herausforderungen bei diesem Projekt ist weniger die technische Realisation zu sehen. Durch die Integration des neuen „UIS“ wurde nicht nur eine effektive betriebswirtschaftliche Lösung geschaffen, es wurde auch erfolgreich die interne Unternehmenskultur verändert. ECOPLAN und auch Frau Dr. Schmidt legten besonderen Wert darauf, mit Einführung der Lösung alle Teams der jeweiligen Abteilungen bestmöglich zu unterstützen und auch zur Kritik zu motivieren, damit mißverständliche Ergebnisse im Umgang mit den Applikationen und den neuen Prozessen im Vorfeld vermieden werden. Intensive Schulungen bewirken eine breite Akzeptanz im gesamten FEH-Team

„Die Umsetzung des UIS ist vor allen Dingen auch dadurch erreicht worden, daß alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der FEH das Unterfangen kritisch unterstützen.“

Im Mai 2003 ging das UIS nach einer schrittweisen Einführungsphase in den Livebetrieb. Mit Abschluß des Projektes erfüllte sich auch ein weiterer Anforderungswunsch aus dem FEH-Pflichtenheft, der weitere Vorteile für das Projekt- und vor allem für das Zeitmanagement mit sich bringt. Ein Remotezugriff erlaubt der Projektleitung auf sämtliche Projektdaten vor Ort zuzugreifen. So stehen ihr alle Informationen aktuell zur Verfügung, „ohne ganze Aktenberge mit sich führen zu müssen“, wie Frau Dr. Schmidt die flexible Lösung beschreibt.

„Die FEH zieht eine positive Bilanz aus der Zusammenarbeit mit ECOPLAN“

Nach der zweijährigen Zusammenarbeit zieht die FEH eine positive Bilanz: „ECOPLAN war sich seiner Verantwortung stets bewußt, daß der Erfolg, eine neue Kunden- und Auftragsmanagementlösung in ein Unternehmen erfolgreich einzuführen, vor allen Dingen nicht nur von der Einhaltung des Planbudgets, sondern auch mit der Qualität der technischen Umsetzung zusammenhängt. Es ist demnach ein großer
Verdienst, daß das Projektteam von ECOPLAN ihren Einsatz von Beginn bis Ende stets motiviert mit einbrachte“, so ein Statement der FEH-Projektleiterin.

Weiterentwicklung des Haushaltsmanagers

Schritte für eine Optimierung des Haushaltsmanagements sind bereits unternommen. Frau Dr. Schmidt erklärt hierzu: „Das Haushaltsmanagement ist eines der Tools, bei dem die FEH in nächster Zukunft eine Weiterentwicklung insbesondere auf der Ebene des Reportings anstrebt. Die wichtigsten Instrumente wie Wirtschaftsplan, Kosten- und Finanzierungsübersicht sowie eine Auftragsliste sind heute bereits generierbar - alleine diese Reports lassen auf eine deutliche Entlastung unserer Teams und auf eine
Effizienzsteigerung der Strukturierung hoffen.

Informationen zum Unternehmen:

Die FEH erstellt Prognosen, Analysen und Konzepte für Land, Regionen und Kommunen. Sie berät und unterstützt in Fragen der wirtschaftlichen, sozialen und räumlichen Entwicklung. Die Verknüpfung von wissenschaftlichen und praxisbezogenen Tätigkeiten ist Erfolgsfaktor für innovative und umsetzungsorientierte Entwicklung, die Moderation von Entscheidungsprozessen, für Projektentwicklung und Management vor Ort. Die Bündelung des Know-hows erfolgt in interdisziplinären Teams, die aus
betriebswirtschaftlichen, sozialen und technischen Berufsbereichen kommen. Die FEH führt zudem Forschungsvorhaben des Bundes durch und arbeitet in EU-Projekten mit. Den Kontakt zur aktuellen
Hochschulforschung hält die FEH durch einen wissenschaftlichen Beirat, dem verschiedene Professoren angehören.

Forschungs- und Entwicklungsgesellschaft Hessen mbH
Abraham-Lincoln-Straße 38-42
65189 Wiesbaden

Internet: www.feh-hessen.de
E-Mail: info@feh-hessen.de

Kontakt

ECOPLAN Gesellschaft für Informationsmanagement mbH
Am Alten Schlachthof 4
D-36037 Fulda
Thomas Noll
Marketing, PR
Telefon: 066196500
Social Media