Mittelständische Unternehmen dürfen Verwaltung von E-Mails nicht vernachlässigen

(PresseBox) (Karlsruhe, ) GROUP Technologies: Konzept für Schutz und Archivierung von E-Mails

Karlsruhe, 14. September 2004 - Vor 20 Jahren wurde von Karlsruhe aus die erste E-Mail in Deutschland verschickt. Seitdem ist elektronische Post auch in mittelständischen Unternehmen das Kommunikationsmittel Nummer eins geworden. Der Karlsruher E-Mail-Spezialist GROUP Technologies warnt Mittelständler jetzt davor, den Schutz und die Archivierung von E-Mails zu vernachlässigen. Ein neues Konzept hilft, elektronische Post Zeit und Kosten sparend zu verwalten.
„Das Umsetzen und Einhalten gesetzlicher Vorschriften zur E-Mail-Archivierung ist für den Mittelstand heute genauso wichtig wie Spam- und Virenschutz“, erläutert Markus Goss, Vice President Marketing von GROUP Technologies. Es dürfen weder interne Informationen eines Unternehmens in die Hände Unbefugter geraten, noch unerwünschte und gefährliche Nachrichten die Postfächer der Mitarbeiter verstopfen. Zusätzlich muss die elektronische Post sinnvoll abgelegt und revisionssicher aufbewahrt werden, sonst kann es zum Beispiel bei einer Steuerprüfung richtig teuer werden. Diese Probleme bekommen Unternehmen nur durch eine ganzheitliche Verwaltung des gesamten Lebenswegs der E-Mails in den Griff, dem so genannten E-Mail Lifecycle Management.
Trotz immer neuer Virenwarnungen, Spam-Rekorde und Phishing Attacken wie jüngst auf die Kunden von Postbank und Deutscher Bank wird das Thema Sicherheit in kleinen und mittleren Unternehmen vernachlässigt. So meldet die Fachzeitschrift Computer Reseller News, dass Sicherheitsstrategien in 57 Prozent der befragten Unternehmen nur als Reaktion auf akute Probleme oder zufällige Hinweise überprüft werden. Hauptgrund dafür ist laut Angaben der befragten Unternehmen Zeitmangel.
Beim E-Mail Lifecycle Management durchwandern alle elektronischen Nachrichten und ihre Anhänge vom Zeitpunkt ihrer Entstehung oder ihres Eintreffens im Unternehmen verschiedene Prüfschritte, die nahtlos ineinander greifen. Dazu gehören unmittelbar sicherheitsrelevante Maßnahmen wie Virenscan, Spamfilterung und Verschlüsselung ebenso wie organisatorische, etwa die Zuführung an entsprechende Systeme zur langfristigen Archivierung im Rahmen interner und gesetzlicher Vorgaben. Alle Schritte laufen automatisch und nach individuell definierten Regeln ab. Dies entlastet gerade mittelständische Unternehmen mit wenig IT Personal. Endnutzer brauchen nicht mehr selbst entscheiden, welche E-Mails aus dem Postfach gelöscht werden müssen oder wie lange und wie aufzubewahren sind.
„Wer beim Schutz und der Verwaltung von E-Mails nur auf Stückwerk setzt, tut sich keinen Gefallen“, erklärt Markus Goss. „Hier ein Virenscanner, dort ein Spamfilter, irgendwo dazwischen die Verschlüsselungssoftware und daneben, wenn überhaupt, die Verbindung zu einem Archivsystem – das lässt sich mit vertretbarem Aufwand nicht mehr handhaben.“ Mit dem häufigen Ergebnis, dass die IT mehr Arbeit macht als abnimmt. Automatisierte, sichere und effiziente Geschäftsprozesse für E-Mails, wie sie E-Mail Lifecycle Management ermöglicht, steigert die Produktivität und liefert einen schnellen Return on Investment.

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