Immer die Gewinnlinie im Visier: Baustellen - Controlling

Christian Hohm, Produktmanager der Nemetschek Bausoftware GmbH
(PresseBox) (Achim, ) Verluste und Gewinne eines Bauprojektes entstehen während seiner Ausführung. Der Bauleiter muss sowohl die kalkulatorischen Ansätze als auch die kaufmännischen Ist-Zahlen im Blick behalten. Es gilt für ihn nicht nur, die Baustelle zu planen. Die Resultate seiner Planung sind während der Ausführung auch kontinuierlich zu kontrollieren.
Was ist zu tun, damit es keine "bösen" Überraschungen gibt, wenn schließlich das kaufmännische Endergebnis der Baustelle vorliegt?

Baustellen-Controlling kann nicht allein stehend betrachtet werden. Es ist eingebettet in den gesamten Informationsfluss eines Unternehmens. Alle Unternehmensbereiche steuern dazu ihre Informationen bei.
Im Bereich der Technik sind das Angebots- / Arbeits- / Nachkalkulation, Aufmaß / Abrechnung ebenso, wie Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung von Nachunternehmer-Leistungen und die Arbeitsvorbereitung.
Die für das Baustellen-Controlling wesentlichen Fakten aus dem kaufmännischen Bereich kommen aus Finanz-, Anlagen-, Betriebsbuchhaltung und deren spezifischen Controllinginstrumenten. Aber nicht zu vergessen sind ebenso Lohn / Gehalt, Gerätebuchhaltung / Geräteverwaltung / Bauhof / Fuhrpark / Werkstatt und nicht zuletzt Einkauf / Lagerbuchführung.

Controlling als durchgängiger Prozess
Er bezieht folgerichtig alle Bereiche des Unternehmens ein, führt so von der Planung über die Kontrolle (Soll - Ist) in die aktive Steuerung der Baumaßnahme. Nach der Umsetzung der Konsequenzen aus der Kontrolle folgt am Ende des definierten Zeit- oder Arbeitsbereiches eine Abschlussbewertung. Diese Betrachtung wird nochmals mit der anfänglich getroffenen Planung verglichen und analysiert.
Für die Durchführung einer Baustelle kann man den generellen Prozess mit den folgenden Schritten beschreiben:
- Das Planen der Kosten eines Projektes ist die Kalkulation.
- Bei einem Auftrag mündet die Kalkulation in die Arbeitskalkulation.
- Die erste Arbeitskalkulation gibt zugleich die Soll-Werte für die Ausführung des Projekts wieder.
- Die Soll-Werte werden mit Ist-Werten (technisch und kaufmännisch) und der mitlaufenden Arbeitskalkulation verglichen.
- Mit Hilfe der Erkenntnisse aus den Soll-Ist-Vergleichen kann (eventuell) noch steuernd auf die Baustelle Einfluss genommen werden.
- Die Nachkalkulation in Verbindung mit den Soll-Ist-Vergleichen eines Projekts liefert Informationen, die auf die nächsten Projekte einwirken können.

EDV-Unterstützung möglich
Das Modul BauCon (BaustellenControlling) ist Teil der bautechnischen Anwendungen aus dem Hause Nemetschek Bausoftware. Es wird dem Bauleiter als geeignetes Werkzeug an die Hand gegeben. Er greift darin auf die berechneten Werte der Auftrags- und seiner mitlaufenden Arbeitskalkulation zurück. In Verbindung mit den abgegrenzten Werten der kaufmännischen Kostenrechnung werden Ist-Stände der Baustelle berechnet und Prognosen auf das Bauende erstellt. Prognosen, die eine Entwicklung aus dem derzeitigen Ablauf der Baustelle zum Ende des Projektes voraus berechnen. Daraus lässt sich die zu erwartende Wirtschaftlichkeit des jeweiligen Projektes ableiten und somit ein Unter- oder Überschreiten der Gewinnlinie abschätzen.
Eine wichtige Voraussetzung für die exakte Berechnung sind dabei ein zeitnahes Berichtswesen mit Aufmassberechnung oder Leistungsschätzung, echte oder vorläufige Bewertung von z.B. Lohn und Material in der Kostenrechnung und eine mitlaufende Arbeitskalkulation.

Geprüftes Gegensteuern
Damit werden dem Bauleiter als Manager seiner Baustelle alle Daten zu Verfügung gestellt, um rechtzeitig steuernd auf seine Baustelle Einfluss zu nehmen. Das kann er, indem er technische Abläufe prüft und verändert oder mit Leistungsansätzen und Fremdvergaben jongliert, um sich dem maximal möglichen Erfolg seiner Baustelle anzunähern.
Mittel zum Zweck - nach Auflösung aller bis zum Auftrag angefallenen Spekulationen - sind entsprechende Mengenspekulationen des Bauleiters sowohl im Leistungsverzeichnis, als auch Korrekturen in den Ansätzen und Leistungen sowie die Übernahme der "echten" Kosten aus Einkauf und Subunternehmervergaben in der Arbeitskalkulation.
Hierbei erarbeitet der Bauleiter den Ist-Stand der Arbeitskalkulation und versucht aufgrund aller bekannten Umstände und den Rückmeldungen von Kalkulation, Einkauf, AV, Bauleitung Polieren und Bauhof die voraussichtliche Entwicklung möglichst genau zu treffen und zeitnah an die neuesten Erkenntnisse anzupassen. Dies ermöglicht eine exakte Prognose zum Bauende, wenn dann noch Kosten- und Leistungsabgrenzungen dazu kommen.

Fazit
Erstes Ziel eines jeden Controllings ist es, steuernd in die aktuelle Bauausführung einzugreifen. Doch die Ergebnisse der Abschlussanalyse sollten zugleich als Planungsgrundlage für vergleichbare Folge-Projekte betrachtet werden.
Mit geeigneten EDV-Werkzeugen ist technische Unterstützung möglich und sehr sinnvoll. Integrierte kaufmännische und technische Systeme, wie zum Beispiel Bau financials von Nemetschek Bausoftware können ohne große Aufwendungen die komplexen Aspekte des Controllings betrachten und das ohne doppelte Erfassungen der Informationen. Mit dessen Modul BauCon lassen sich geeignete Steuerungsmaßnahmen für eine Baustelle testen. Deren zeitnahes und konsequentes Umsetzen hilft, Baustellen mit negativer Bilanz zu minimieren.

Abbildung1: Ergebnisprognose
Die Abbildung veranschaulicht das zu erwartenden Ergebnis der Baustelle bezogen auf das Ende der Bauzeit. Basis sind die aktuellen Leistungswerte im Bezug zu den voraussichtlichen Ausführungsmengen.

Kontakt

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