Archivcenter für 10.000 Meter Akten und Dokumente öffnet in Leverkusen

Tropper Data Service erweitert Outsourcing-Services und -Kapazitäten rund um das Thema Archivierung
Platz für rund 10.000 lfd. Meter Akten bietet das neue Archivcenter der Tropper Data Service GmbH. (PresseBox) (Leverkusen, ) Ein neues Archivcenter für insgesamt rund 10.000 laufende Meter Akten, Belege, Mikrofilme Zeichnungen und Datenträger eröffnet die Tropper Data Service GmbH am 22. Oktober 2004 im Innovationspark Leverkusen. Die Archivhalle erweitert die im Jahr 2000 eröffnete Niederlassung des Dienstleistungsunternehmens rund um Dokumentenmanagement und Archivierung. In der neuen Halle werden künftig Dokumentenarchive von Unternehmen gelagert, die diese aus Platz- oder Kostengründen auslagern möchten. Der Archivservice von Tropper Data Service umfasst dabei neben der Einlagerung auch den Transport der Archive und die Möglichkeit, dieses zu ordnen, aufzubereiten, zu konvertieren sowie auch zu verwalten. So bietet der Dienstleister etwa auch einen Auskunftsservice, wenn der Kunde ein bestimmtes Dokument sucht oder sortiert beispielsweise Akten oder einzelne Dokumente nach vereinbarten Fristen oder nach Anweisung völlig aus und vernichtet sie ordnungsgemäß. Ein wesentlicher Service ist in diesem Zusammenhang das Angebot "Scan on Demand" (Digitalisieren auf Anfrage): Tropper Data Service übernimmt die analogen Daten (z.B. das Papierarchiv) eines Unternehmens in das Archivcenter und realisiert eine kundenspezifische Verschlagwortung dieses analogen Archivs. Suchanfragen des Kunden erreichen den Dienstleister über eine sichere Webapplikation und lösen eine workflow-gesteuerte Vorgangsbearbeitung aus. Die gewünschten Dokumente werden digitalisiert und dem Kunden auf einem eigens dafür vorgesehenen Server elektronisch zur Verfügung gestellt. Diese digitalen Dokumente können dann in das unternehmenseigene Dokumenten-Management-System übernommen werden.

"Für unsere Outsourcing-Dienstleistungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung und Archivierung verzeichnen wir sehr viele Anfragen. Mit dem neuen Archivcenter bauen wir das Dienstleistungsangebot und unsere Kapazitäten noch weiter aus", kommentiert Geschäftsführer Andreas Tropper. Am Firmensitz in Neuenhagen bei Berlin unterhält Tropper Data Service bereits ein gleichartiges Archivcenter, das mit einer Kapazität für mehr als 10.000 Meter Akten und Dokumente inzwischen an seine Grenzen stößt. Den Archivservice nutzen derzeit zahlreiche Versicherungen, Banken und Industrieunternehmen. Auch für das neue Archivcenter wurden bereits Dienstleistungsverträge unterzeichnet.

Das Archivcenter in Leverkusen unterliegt strengen Sicherheitsvorschriften. So entsprechen die Lagerung und der Umgang mit den Daten der Kunden dem Bundesdatenschutzgesetz und weiteren Gesetzen und Verordnungen zur Gewährleistung des Schutzes personenbezogener Daten. Hinsichtlich der Sicherheit von Kundendaten orientiert sich Tropper Data Service an den Festlegungen des Grundschutzhandbuches des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Das Archiv wird von speziell ausgebildeten Mitarbeitern betreut, die in das durch TÜVCERT nach der Norm DIN EN ISO 9001:2000 zertifizierte Qualitätsmanagementsystem der Niederlassung einbezogen sind. Im letzten planmäßigen Audit vom 28. bis 30. Juli 2004 wurde insbesondere die äußere und innere Sicherheit der neu erbauten Archivhalle kontrolliert und bestätigt. Das Gebäude ist in ein Wachschutzkontrollsystem einbezogen. Der Zutritt zu den Räumen ist durch eine Zutrittsschleuse geregelt und wird Video überwacht.

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