e-Filing - die vielseitige elektronische Ablage der neuen Toshiba e-STUDIO

(PresseBox) (Neuss, ) Workflows in der Bürokommunikation sollen produktiv, effektiv und wirtschaftlich sein. Ein wichtiges Werkzeug ist die Dokumenten-Verwaltung, mit der sich z. B. Informationen aus verschiedenen Applikationen flexibel zu einem einheitlichen Dokument zusammenstellen lassen.

Wie können Dokumente abgelegt werden, so dass sie jederzeit und von jedem, der sie braucht, in der richtigen Fassung schnell wieder genutzt werden können? In der Regel bieten Drittanbieter entsprechende Dokumenten-Verwaltungstools - mit der Folge, dass der Anwender in zusätzliche Software investieren muss, wenn er Dokumente ablegen, zusammenstellen und bearbeiten möchte. Die Toshiba Dokumentenverarbeitung e-Filing ist unabhängig von der jeweiligen Anwendung - und fügt Dokumente zu einem Job zusammen, die mit verschiedenen Applikationen auch unterschiedlicher Hersteller erzeugt wurden. Egal ob z. B. Kopie, Scan oder Druck: e-Filing kombiniert Vorlagen aus jeder Quelle zu einem neuen Dokument in einheitlichem Format. Bereits in der Grundversion der neuen Toshiba Multifunktionssysteme e-STUDIO ist e-Filing standardmäßig konfiguriert - und muss nicht installiert werden.

Mit e-Filing speichert der Anwender neue Dokumente auf der Festplatte des Multifunktionssystems. Unabhängig vom Ursprungsformat werden Dokumente digitalisiert in eine Ablage kopiert, gedruckt und gescannt - empfangene Faxe und Internet-Faxe werden ebenfalls dort abgelegt.

Einfach zu bedienen Über das übersichtliche Touch-Panel des Multifunktionssystems lässt sich e-Filing leicht bedienen. Vom PC aus greift der Anwender einfach über den Webbrowser auf e-Filing-Möglichkeiten zu; auch hier muss keine zusätzliche Software installiert werden. Zur Verfügung stehen die Funktionen umbenennen, löschen, einzelne Seiten kopieren und einfügen sowie ausschneiden und einfügen. Mit den beiden letztgenannten können angelegte Jobs zu einem neuen Dokument zusammengefügt, gespeichert und gedruckt werden. Beispiel: Dokument 1 - zwei über Druck gespeicherte Seiten - und Dokument 2 - ein über Scan gespeichertes JPEG - werden zu einem neuen Dokument 3 gemischt. Über das Netzwerk lassen sich Dokumente aus der Box auf den PC laden: mit dem TWAIN-Treiber und Anwendungssoftware oder dem Toshiba Datei-Reloader. TWAIN und der Datei-Reloader gehören zum Standardlieferumfang der neuen e-STUDIO.

Dem Anwender bleibt überlassen, ob er das Dokument auf der Festplatte speichert oder sich zusätzlich auf Papier ausgeben lässt. Wählt der Anwender die erste Variante - und druckt das Dokument erst bei Bedarf - spart er erkennbar Materialkosten.

Ablage mit viel Platz Um Dokumente abzulegen und zu verwalten, stehen allen Anwendern eines Systems eine öffentliche Box und jedem Anwender bis zu 200 individuell eingerichteten Boxen zur Verfügung. In jeder Box lassen sich über das Touch-Panel und den Browser bis zu 100 Verzeichnisse anlegen. Pro Box oder Verzeichnis können maximal 1.000 Dokumente gespeichert werden; ein einzelnes Dokument umfasst bis zu 1.000 Seiten. Jeder Benutzer kann den Zugriff auf seine Privatboxen über eine PIN schützen. Für e-Filing reservieren die e-STUDIO Systeme 10 bis 15 GB der Festplatte. Wie lange eine Ablage-Box gültig ist, ist individuell definierbar. Die eingestellte Zeitspanne - zwischen einem und 999 Tagen bis zur Einstellung ohne Zeitablauf - gilt für jedes Dokument in der Box. Mit jeder Speicherung eines Dokuments verlängert sich die Begrenzung um den eingestellten Wert. Bei aktivierter E-Mail-Benachrichtigung sendet das System drei Tage vor dem Löschen eine Warnmeldung an eine definierte Mail-Adresse. Administratoren werden automatisch benachrichtigt, wenn der freie Festplattenspeicher 10 % unterschreitet. Sie können Boxen löschen, auch wenn diese PIN-geschützt sind. e-Filing optimiert den Arbeitsfluss spürbar - und sorgt für schnelle, einfache und kostensenkende Dokumenten-Verwaltung in jedem Büro.

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