Nemetschek Bausoftware - unser verlässlicher Partner

BATEG Ingenieurbau: Premieren der besonderen Art
(PresseBox) (Achim, ) Rohbaufertigstellung des Potsdamer ‚Hans Otto Theater' und zehnjähriges Firmenjubiläums der Erbauer fielen auf fast den gleichen Tag. Was lag näher, als beides Ende September mit Partnern und Wegbegleitern ‚vor Ort' zu feiern. Doch die BATEG Ingenieurbau GmbH ist für weitere Premieren gut: EDV-Umstieg und Neuorganisation in rekordverdächtigen Fristen.

Die Kunst des Improvisierens
So wie es war, ging es nicht weiter. Darüber waren sich alle klar, konstatieren technischer Leiter Nevzat Köstek und kaufmännischer Leiter Oliver Klingberg: Neben der zentralen Bauakte Kopien der Unterlagen beim Bauleiter auf der Baustelle, in der Buchhaltung, beim technischen Vertrieb, beim Kalkulator und anderen am Bauprozess Beteiligten. Jeder dokumentierte in einem Wust von Papier seinen Teil des Ablaufes so gut es ging für sich. Riesen-Hürden für eine gute Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter an denselben Dokumenten. Da gab es Doppelarbeit ohne Ende und trotzdem haben manchmal Informationen gefehlt. So ist Qualität nur äußerst schwer sicher zu stellen. Aber gerade Qualität, Termintreue und Wirtschaftlichkeit bei einem überdurchschnittlich guten Preis-Leistungs-Verhältnis für die Bauherren sind die hehren Ziele der Mitstreiter von Dr.-Ing. Süleyman Yüksel und Dipl.-Ing. Ugur Dincer - den Unternehmensgründern.
BATEG - ein mittelständisches Bauunternehmen, das schwerpunktmäßig in Berlin-Brandenburg sowie in den Regionen Hannover und Hamburg tätig ist, erstellt Wohn- und Geschäftsbauten, soziale Einrichtungen sowie Produktionsgebäude schlüsselfertig oder im erweiterten Rohbau. Außerdem werden Komplett- und Teilsanierungen von Neu- und Altbauobjekten ausgeführt. Das Bodemuseum auf der Berliner Museumsinsel ist eines der Glanzstücke.
Entgegen dem Markttrend ist die Firma kontinuierlich gewachsen und hat ihre Kompetenzen zielgerichtet erweitert. Möglich wurde dies durch ein lösungsorientiertes und kreatives Management der Firma und durch die Kompetenz, den Einsatzwillen und die Eigeninitiative der Mitarbeiter.

Arbeit bis an die Grenzen des Möglichen - Hilfen gesucht
"Hier arbeitet wirklich jeder mehr als 100 % - qualitativ und erst recht von der Zeit. Alle ziehen mit", stellt Oliver Klingberg heraus. "Aber wie lange ist ein Arbeiten am Limit durchzuhalten? Deshalb wollen wir vernünftig organisieren und mit neuer EDV weitere Potenziale ausschöpfen." Stammdaten - wie Adressen - sind in der bisher genutzten Software nicht allen verfügbar. Eine Zusammenarbeit von Buchhaltung und Kalkulation ist über das Programm nicht gegeben. Dazu sei es auch noch umständlich zu bedienen, man fühlte sich schon zwei Jahre vom Hersteller nicht gut betreut. Für diesen Bereich suchte man deshalb seit einem Jahr etwas Neues. Spätestens Anfang 2005 sollte umgestellt werden.
Unabhängig davon erhielt Frau Gieger, die Prokuristin, im Frühjahr von der Geschäftsleitung den Auftrag zu recherchieren, wie sich die Kommunikation im gesamten Unternehmen verbessern ließe - modernes Dokumenten-Management eingeschlossen. Sie prüfte zunächst CRM-Software, dann ein Bau-Projektmanagement über Projekträume im Internet. Das aber schien nur für Großprojekte sinnvoll und die interne Verwaltung ließ sich dort auch nicht einbinden. Über den Bundesverband Bausoftware e.V. (BVBS) stieß sie auf Nemetschek Bausoftware und das Projektinformations- und -kommunikationssystem ‚rivera' als Eckpfeiler für ein effizientes Projektmanagement. Alle Kollegen waren an der Prüfung beteiligt. Jeder hat seine ‚Wunschliste' beigesteuert - Vorstellungen und Notwendigkeiten.

Learning by doing
"Rivera bietet viel mehr bauspezifische Struktur als die Konkurrenz, z.B. schon beim Angebot und Auftrag. Besonders für den Start ist das eine sehr gute Hilfe, wie wir jetzt merken", betont Frau Gieger. "Im Juni wurde ‚rivera' bei uns implementiert. Schon 14 Tage später hat Herr Richter die erste Aktion mit fast 700 Serienbriefen erfolgreich bewältigt. Künftig werden wir damit auch ein perfektes Dokumenten-Management für unser Unternehmen erreichen. Die Eingangspost wird schon jetzt komplett gescannt und digital weiter bearbeitet. Bevor wir alle Rechnungen einbeziehen, sind noch organisatorische Dinge zur Rechnungsprüfung festzulegen." "Wir praktizieren ‚learning by doing'", ergänzt Jörg Richter, zuständig für den technischen Vertrieb im Unternehmen. Er setzt fort: "Inzwischen ist auch die erste ‚rivera-Akte' für ein Bauvorhaben angelegt. Wir wussten, dass bei anderen Anwendern bis zu einem halben Jahr für den Projektstart gebraucht wurde. Die Zeit hatten wir einfach nicht. Bei uns war es der Ernstfall." Lars Hansen, verantwortlich für die Administration und interne Anleitung der Mitarbeiter: "Alle Beteiligten müssen zugleich eingearbeitet werden. Wir haben darauf zu achten, dass nur noch mit den neuen Werkzeugen gearbeitet wird. Da ist Übung erforderlich und Hilfe bei individuellen Einstellungen, denn nicht jeder ist ein Computer-Freak." Das wird sicher noch die nächsten Monate dauern. In ‚rivera' sind die Vorlagen für alle zur Bearbeitung parat, bleiben zentral gespeichert. Alles wird nachvollziehbar und transparent im Sinne von Qualitätsmanagement.
Ziel ist es jetzt, Workflow in den Gruppen mit zu organisieren. Lotus Notes, die Softwarebasis für ‚rivera', ermöglicht z.B. auch die Planung von Besprechungen und direkte Einladung der Teilnehmer per e-Mail, gestattet die Dokumentation und Kontrolle getroffener Festlegungen mit Weiterleitung an den nächsten Bearbeiter, Nachverfolgung und vieles andere mehr. Mit solchem Instrumentarium lassen sich die knappen Ressourcen wirklich sparsamer einsetzen.

Funktionierende Zusammenarbeit
Die Adressen sind in ‚rivera' abgelegt - eine organisatorische Entscheidung. Die werden künftig aber auch der Buchhaltung verfügbar sein - keine Doppelanlage und -pflege. Jeder Bereich fügt die für seine Arbeiten spezifischen Details an. Sie stören die anderen nicht, weil die jeweiligen Abrufe, Auswertungen und Ansichten selektiv gestaltbar sind. Entscheidender Vorteil ist die zentrale Datenbank, die Fakten, Details und Dokumente aktuell abrufbar vorhält.
"Buchhaltungssoftware gibt's ja wie Sand am Meer, spezielle für den Baubereich aber nur sehr wenig. Jeder Anbieter sagt zwar, dass er alles kann. Aber außer Nemetschek Bausoftware haben auch wir keinen anderen Anbieter gefunden, der alle unsere Wünsche erfüllt und zugleich ein stabiler Partner ist. ‚BAU financials' hätten wir auch favorisiert, wenn die Entscheidung für ‚rivera' nicht gefallen wäre", erklärt Herr Klingberg. "Die integrierte Branchenlösung überstieg unser ursprünglich gesetztes Preislimit. Wir haben uns trotzdem für den ‚Mercedes' unter den Lösungen entschieden, weil wir daraus in den nächsten Jahren viel mehr Effektivität ziehen können. Hier sind wirklich alle Informationen mit einem verlässlichen, durch Wirtschaftsprüfer zertifizierten System betreut. Eine extra Verwaltung von Bürgschaften oder Nachträgen und Datenüberträge per Hand - mit ihren vielen Fehlermöglichkeiten - zwecks Auswertung per Excel sind damit überflüssig. Nun starten wir mit der Buchhaltung schon im Oktober, der Lohn folgt im Januar. An die Kalkulation gehen wir erst später. Man sollte sich nicht übernehmen, denn die Umstellung kostet viel zusätzliche Energie, braucht Schulung für die Beteiligten und darf auch nicht überhastet betrieben werden. Das würde den nachhaltigen Erfolg gefährden. Und die Bautätigkeit muss ja ungestört parallel weiter laufen.
Bei den Nemetschek Betreuen fühlen wir uns gut aufgehoben. Sie sind fachlich kompetent und sehr kooperativ. Wir wollen ein vernünftiges Buchwerk, mit dem sich auch Externen zuverlässige Unterlagen vorlegen lassen. Nemetschek hat den Eindruck hinterlassen, uns das garantieren zu können. Deshalb sind wir Partner."

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Im Finigen 3
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