Konvekta AG steigert Effizienz durch Integration von scanview® in BaaN IV c4

Mittendrin statt nur dabei!
(PresseBox) (Baden-Baden, ) Welche Nutzenpotentiale in dem kombinierten Einsatz von kaufmännischen Applikationen und Dokumenten-Management-Systemen stecken, zeigt eine umfassende Anwendung bei der Konvekta AG. Der Hersteller von mobilen Klimalösungen und Transportkühlanlagen hat seine vorhandene BaaN IV c4-Installation um das Archiv- Workflow- und Dokumenten-Management-Systems (DMS) scanview® erweitert. Das Einsatzgebiet von scanview® ist die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Hier nutzen 50 Mitarbeiter der Konvekta AG das DMS als zentrales Auskunftssystem für ihre aus der ERP-Lösung BaaN IV c4 erzeugten Dokumente und die gescannten eingehende Dokumenten in Papierform. Zeit- und Papiereinsparung bei der Bearbeitung kaufmännischer Vorgänge sowie eine verbesserte Auskunftsbereitschaft gegenüber Kunden und Lieferanten waren die entscheidenden Argumente für die Konvekta AG, an ihren Standorten Schwalmstadt und Barchfeld scanview® einzuführen.

Bei Konvekta werden eingehende Bestellungen der Kreditoren direkt aus der BaaN-Lösung in scanview® archiviert. Erfolgt die Kreditoren-Bestellung manuell, das heißt nicht aus BaaN direkt, nutzt scanview® die Inhalte des in Word erfassten Auftrages direkt zur automatischen Verschlagwortung und übergibt diese samt Dokument an das DMS. Um fehlerhafte Eingaben auszuschließen, erfolgt über das scanview® ODBC Plugin eine direkte Übernahme der in BaaN hinterlegten Stammdaten. Auch die Suche nach Dokumenten erfolgt über die Stammdaten aus BaaN.

Darüber hinaus werden eingehende Lieferungen bei der Konvekta AG in BaaN erfasst. Anschließend wird über BaaN ein Wareneingangsschein erzeugt, wobei die Bestellnummer als Barcode aufgedruckt wird. Über diesen Barcode ist dann das gescannte und in scanview® archivierte Dokument direkt mit dem BaaN-Belegsatz verknüpft. Mitarbeiter können sich somit direkt am Bildschirm die zu einer Lieferung gehörenden Dokumente anzeigen lassen und eventuelle Rückfragen sofort beantworten.

Auch bei der Prüfung der Kreditoren-Rechnungen kommt scanview® zum Einsatz. Eingehende Rechnungen werden unmittelbar beim Posteingang gescannt und anschließend digital über den scanview® Workflow geprüft, genehmigt und verbucht. Die Rechnung ist dann ebenfalls fest mit dem BaaN-Belegsatz verknüpft.

Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente werden automatisch miteinander verknüpft. Somit ist eine virtuelle Vorgangsmappe (Lieferantenmappe/Kundenmappe ) verfügbar, die beispielweise automatisch von einem erstellten Angebot auf die Bestellung, auf die Warenlieferung und die Eingangsrechnung mit der Workflowhistorie der Rechnungsprüfung verweist.

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