proALPHA macht mobil

Vertriebsinformationssystem arbeitet auch offline
(PresseBox) (Muenchen, ) Externe Mitarbeiter koennen nun sehr einfach und elegant an das zentrale proALPHA angebunden werden: Die sehr verbreitete Groupware Outlook wurde erweitert und dient jetzt auch als Kommunikationsmedium zwischen Aussendienstler und Stammhaus. Dazu muss kein proALPHA Client auf dem Laptop installiert werden.

Trotz elektronischer Informationstechnik ist der direkte Kontakt zum Kunden in vielen Branchen nicht zu ersetzen. Besonders bei beratungsintensiven Produkten und Dienstleistungen sind hoch qualitative Gespraeche und Beratungsleistungen vor Ort der Schluessel zum Vertriebserfolg. Der Informationsfluss zwischen Kunde und dem ihn betreuenden Mitarbeiter muss sich allerdings stoerungsfrei bis ins eigene Unternehmen fortsetzen, will man die gewuenschte Effizienz erreichen.

Bislang klinkten sich Aussendienstler, Berater und andere kundennahe Mitarbeiter von aussen ueber einen proALPHA Client in den Informationsfluss und den Workflow von proALPHA ein. Die Daten von unterwegs zu aktualisieren und eigene Informationen in die Zentrale einzuspeisen verlangte relativ hohen technischen Aufwand.

Mit einer eleganten und technologisch innovativen Loesung bindet proALPHA externe, vertriebsorientierte Mitarbeiter kuenftig an das zentrale Informationssystem an – ganz einfach per Outlook: Ein dem proALPHA vorgeschalteter Exchange-Server dient als Schnittstelle zwischen Laptop des externen Mitarbeiters und der zentralen proALPHA-Installation. Alle gewuenschten Daten aus proALPHA werden als Outlook-Dateien auf dem Rechner des Mitarbeiters exportiert und koennen dort bearbeitet werden. In Gegenrichtung sendet der Mitarbeiter seine Daten aus Outlook an den Server. Der synchronisiert diese Daten automatisch mit den in proALPHA vorhandenen Dateien, erzeugt dort Datensaetze und veraendert sie.

Typischerweise werden ueber dieses Werkzeug Informationen zu Kontakten, Wiedervorlagen, Besuchsberichte, der Terminkalender mit Besuchsplanung und natuerlich auch Stammdaten ausgetauscht. Damit sind externe Mitarbeiter in der Lage, jederzeit offline Informationen zu erfassen und bei Bedarf ueber jede Telefonsteckdose, einen Hotspot, der das Wireless LAN bedient, oder per Mobilfunk in proALPHA einzuspeisen – und auch dort abzuziehen. Pausen zwischen Besuchen, der Aufenthalt im Hotel oder der provisorische Arbeitsplatz direkt beim Kunden kann somit effektiv genutzt werden.

Schlanke Loesung mit Komfort

Nahezu automatisch stellt sich die Frage, warum die Anbindung ueber Outlook realisiert wurde, statt einen proALPHA Client auf den Laptops der externen Mitarbeiter zu installieren. Diese Strategie ergibt sich aus dem sehr hohen Integrationsgrad von proALPHA, der die Vielfalt an Funktionen erst ermoeglicht.

Im Gegensatz zu anderen Systemen hat proALPHA die CRM-Funktionalitaeten nicht als Inselloesung ueber Schnittstellen angebunden, sondern tief in den verschiedenen Modulen verankert. Nur so ist die breite Funktionsvielfalt ohne Datenredundanzen und Systembrueche moeglich. Eine direkte Anbindung erfordert nicht nur eine sehr komplexe Installation auf jedem Laptop, es ist auch eine entsprechend aufwaendige Anbindung zur Datenuebertragung notwendig. Die aber ist nicht ueberall gegeben.

An dieser Stelle ist proALPHA pragmatisch vorgegangen und nutzt mit Outlook eine Standard-Groupware, die ohnehin auf nahezu allen Laptops genutzt wird. Die allerdings wird fuer diese Zwecke „aufgebohrt“, um sie komfortabler und funktionaler zu gestalten. So werden gegenueber dem Standard beispielsweise mehrere Kontakte zu einem Unternehmen moeglich. Frei definierbare Felder erleichtern und beschleunigen die Kontaktverwaltung und -bewertung. Ausserdem ist das System mehrsprachig. Weitere Vorschlaege aus dem Arbeitskreis haben die Entwickler aufgenommen und eingebaut. Statt jedem Aussendienstler ein komplexes System auf dessen Laptop zu installieren, bildet eine intelligente, jedoch zentral installierte Schnittstelle den Anschluss an die Informationswelt des eigenen Unternehmens.

Arbeitsbeispiel Besuchsberichte

Einen wichtigen Teil der Informationskette zwischen externen und internen Mitarbeitern bilden die Besuchsberichte. Sie enthalten die Informationen, auf denen alle weiteren CRM-Aktionen fussen. Sie koennen nach jedem Besuch, beispielsweise im Hotelzimmer geschrieben werden, ohne Spezialsoftware auf dem Laptop oder eine spezielle Datenanbindung. Trotzdem ist die Verbindung zum unternehmensweiten Workflow in proALPHA gegeben. Ebenso ist der Aussendienstler in den Workflow des Stammhauses eingebunden, wenn er seine Daten aktualisiert und die naechsten Kundengespraeche vorbereitet. Er bekommt automatisch fuer ihn relevante aktuelle Stammdaten uebertragen, Anfragen von Kunden oder potenziellen Kunden, Besuchs- und Terminvorschlaege des Vertriebsinnendienstes – und was immer bei der Konfiguration des Systems als wichtig erachtet wird.

Intern koennen Besuchsberichte mit allen Auswertungsmoeglichkeiten in proALPHA bearbeitet werden, beispielsweise im proALPHA Analyzer. Je nach aktueller Situation koennen dem externen Mitarbeiter Besuchsvorschlaege mit Terminen uebertragen werden, zu denen weitere wichtige spezielle Vertriebsdaten gestellt werden. Kopplungen mit weiteren Systemen sind moeglich. Bis hin zur Anbindung an elektronische Routenplaner und die automatisierte Reisekostenabrechnung sind nahezu beliebige Konfigurationen moeglich.

Mit proALPHA naeher am Kunden

Dieses Instrument, das offline betriebene Vertriebsinformationssystem, sorgt fuer Aktualitaet der kundenrelevanten Daten bei allen Beteiligten. Und es schafft Transparenz, schnelle Reaktions- und Steuerungsmoeglichkeiten. Trotz des externen Arbeitsplatzes ist der Aussendienstler mittendrin im Informationspool des Unternehmens. Und das Unternehmen rueckt naeher an die Kunden. Und wer naeher am Kunden ist, ist naeher am Erfolg.

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