Rad-Schiene-Spezialist Schreck-Mieves steigert Projekteffizienz mit DocuWare

Innovativer Weichenstellung
(PresseBox) (Germering, ) Stetig schnellere Züge, höhere Umschlaggeschwindigkeiten, eine intensivere Nutzung bestehender Gleisanlagen – die Dynamik des Transportwegs Schiene wächst. Die Zeiten für die Projektierung und Ausführung von Neubau-, Umbau- und Instandhaltungsprojekten werden immer kürzer. Um den steigenden Ansprüchen seiner Kunden kreativ und effizient begegnen zu können, hat Rad-Schiene-Spezialist Schreck-Mieves ein elektronisches Mitarbeiterinformationssystem (MIS) auf Basis der Dokumentenmanagement-Lösung DocuWare eingeführt. Die IT-Verantwortlichen rechnen mit einer Amortisationszeit von unter zwei Jahren.



Budgetkürzungen und Streckenstilllegungen im Fernverkehr, aber auch die kritische Finanzsituation vieler Kommunen sorgen dafür, dass auf dem Transportweg Schiene derzeit ein enormer Kostendruck lastet. Hinzu kommt der Zwang zum Kostenbewusstsein in Unternehmen mit eigener Gleisinfrastruktur. Nur Anbieter, die in der Lage sind, präzise Planungen, kurze Bauzeiten, niedrige Kosten und eine hohe Qualität zu garantieren, können sich langfristig in diesem Marktsegment behaupten. Herausforderungen, die sich nur dann bewältigen lassen, wenn moderne IT-Anwendungen die ingenieurtechnische Kompetenz in allen Phasen der Projektabwicklung unterstützen. Schreck-Mieves, führender Systemanbieter für den Transportweg Schiene, trägt dieser Erkenntnis mit dem Einsatz eines umfassenden Mitarbeiterinformationssystems Rechnung. Ziel der ehrgeizigen Entwicklung ist es, den unternehmensweiten Informationsfluss zu verbessern und damit die Produktivität und letztendlich die Wettbewerbsfähigkeit des vor genau 100 Jahren gegründeten Traditionsunternehmens weiter zu steigern.

Gezielte Informationsverteilung

Im Mittelpunkt der innovativen Informationsplattform stehen bei Schreck-Mieves der Microsoft SharePoint Portal Server und das Dokumentenmanagement-System DocuWare 4. Das gemeinsam mit dem Erftstädter DocuWare-Partner und Scandienstleister DocuScan sowie der Nemetschek Bausoftware GmbH entwickelte Portal koordiniert in der jetzigen Ausbaustufe den Zugriff auf die Archive „Belege“, „Projekt“ und „Wissen“. „Früher mussten die Mitarbeiter notwendige Projektdaten aus einer Vielzahl von Akten, Verzeichnissen und Dateisystemen zusammensuchen. Heute bekommt jeder Projektmitarbeiter via Intranet projektbezogen und personalisiert alle notwendigen Projektdaten und Belege per Knopfdruck angezeigt“, erklärt Michael Böhm, IT-Leiter bei Schreck-Mieves in Frechen bei Köln. Wie notwendig der Einsatz einer elektronischen Archivierungslösung war, wird am Dokumentenvolumen deutlich: Jährlich fallen allein 20.000 Eingangsrechnungen und noch wesentlich mehr Projektdokumente an. Rechnungen werden nach Freigabe ebenso wie projektbezogene Unterlagen, etwa Baupläne und Verträge, an den Scandienstleister geschickt, der sie elektronisch im DocuWare-Dokumenten-Pool ablegt. Hausinterne Redakteure mit Zugriffsberechtigung können Dokumente im Archiv „Wissen“ selbst ablegen.

Weiterhin wird über das Microsoft-Portal bei Schreck-Mieves auf die integrierte Branchenlösung BAU financials der Nemetschek Bausoftware GmbH zugegriffen; auf den baukaufmännischen (BK) und bautechnischen (BT) Teil sowie den Informationsmanager iPunkt.

Sukzessiver Ausbau

IT-Leiter Michael Böhm zu den Zukunftsplänen: „Wir haben zuerst das Portal für Bauprojekte eingerichtet, da hier der größte Informationsbedarf herrschte. Doch das Portal wird sukzessive erweitert. Als Nächstes stehen separate Archive für die einzelnen Schreck-Mieves Niederlassungen ebenso auf der Roadmap wie Archive für interne Dienstleister, etwa die EDV, Geräteverwaltung, Personalverwaltung und für andere Abteilungen. Den Abschluss soll ein Unternehmensleitungsarchiv bilden, das der Geschäftsführung schnellen und bequemen Zugriff auf alle unternehmensrelevanten Informationen ermöglicht.“

Eine lohnende Investition, wie Michael Böhm bestätigt. „Wir haben ausgerechnet, dass sich allein durch Einsparungen im Bereich der Eingangsrechnungsbearbeitung die Kosten der Portallösung bereits nach anderthalb bis zwei Jahren amortisiert haben.“

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