"Liebling, ich habe die E-Mails geschrumpft"

ASM-Jukebox-System bändigt E-Mail-Flut dauerhaft und sicher
Johann Deters, Geschäftsführer der ASM GmbH & Co. KG (PresseBox) (Westerstede, ) Die Jukeboxen der Westersteder ASM GmbH & Co. KG speichern E-Mails dauerhaft, unveränderbar und datensicher über ein halbes Jahrhundert. Der Ansicht ist auch die H&S Heilig & Schubert Software AG. Beide Unternehmen verbindet eine Technologie-Partnerschaft, durch die derzeit gemeinsam eine professionelle E-Mail-Archivierungs-Lösung entwickelt wird. Die als Stand-alone-System gedachte Lösung besteht aus einer Jukebox mit integriertem exchange@PAM-Server. Das System zieht sich den Inhalt und die Anhänge der E-Mails vom Mailserver und lagert sie auf die preiswerten Speichermedien aus. Auf dem Mailserver bleibt lediglich die Betreffzeile der E-Mail und ein Link zurück. Somit schrumpfen mehrere Megabyte große E-Mails auf wenige Bytes zusammen, was den Mailserver erheblich entlastet. So bleibt eine Blockade des Versand- und Empfangvorgangs aus. Anwender können das System nach eigenen Wünsche konfigurieren und somit bestimmen, ob die Mails sofort oder erst nach drei Monaten auf die Medien geschrieben werden sollen. Thomas Mack, Prokurist bei H&S dazu: "Durch die Auslagerung der E-Mails vom Exchange-Server nach exchange@PAM und damit auf die Jukebox reduzieren sich Recovery und Reorganisationszeiten. Wie oben bereits erwähnt, verwaltet der Exchange-Server nur noch einen 2 K kleinen Link. Die Sicherungsläufe können viel automatisierter erfolgen, da die Überprüfung der auf den Medien archivierten E-Mails entfällt". Auf den einmalbeschreibbaren Medien wie MO, CD, DVD oder der neuen PDD sind die Daten unveränderbar gespeichert und entsprechen damit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). "Durch diese intelligente E-Mail-Archivierung erzielen Unternehmen einen niedrigen TCO (Total Costs of Ownership) und gewinnen gleichzeitig wertvolle Speicherressourcen hinzu", erklärt Johann Deters, Geschäftsführer von ASM.

Täglich landen hunderte von E-Mails über info@-Adressen im Posteingang. Einige davon beinhalten wichtige Informationen, wie beispielsweise Preis- oder Rabatt-Absprachen. Mehrere tausend Mails dagegen verschicken beispielsweise Banken und Versicherungen an ihre Kunden - nicht selten mit großen Anhängen. Durch die Kombination von einer performanten Jukebox und einer intelligenten Management-Software lassen sich die dafür benötigten Speicherkapazitäten auf ein Minimum reduzieren, ohne dass auch nur eine der wichtigen Informationen dabei verloren geht. Für personalisierte Massenversände müssen die gewünschten Anhänge nur noch einmal auf dem Medium vorhanden sein. So kann sich das System für jede Mail den einmal gespeicherten Anhang direkt vom Datenträger holen und ihn automatisch mit der Nachricht verschicken.

Je nach Inhalt der E-Mail muss diese aufgrund gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen über mehrere Jahre vorgehalten werden. Um die Daten auf den Medien auch noch nach einigen Jahrzehnten lesen zu können, schützt ASM die Medien mit einer Cartridge. Die Kunststoffummantelung hält Staub und Schmutz fern und lässt keine UV-Strahlung auf das Medium gelangen. Ein weiterer Sicherheitsaspekt, der für die E-Mail-Archivierung in Jukeboxen spricht, ist die hohe Sicherheit vor einem Virenbefall. Auf den einmalbeschreibbaren Medien können sich keine Viren ausbreiten. Selbst bei einem kompletten Systemausfall durch eine Überspannung kann keine einzige E-Mail auf dem Datenträger verloren gehen. Schon nach kurzer Zeit ist die Jukebox wieder einsatzbereit. Mit dem hohen Speichervolumen eines Mediums, das bei einer PDD 23,3 Gigabyte beträgt, kann die Jukebox unzählige Mails archivieren. Ein modularer Aufbau der Geräte ermöglicht einen schnellen und einfachen Kapazitätsausbau. Somit hat ASM für jeden Anwender das passende System.

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Vosskamp 1
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