Informationsdrehscheibe für Bauunternehmen

Siegbert Heinecke, Nemetschek Bausoftware GmbH
(PresseBox) (Karlsruhe, ) ‚rivera' ist ein umfassendes Projektinformations- und -kommunikationssystem für Unternehmen der Baubranche aus dem Hause Nemetschek Bausoftware. Die Anwendung beschränkt sich jedoch nicht auf diesen Funktionskreis. Sie kann zugleich zahlreiche externe Informationsquellen einbinden und ebenso auch anderen Programmen als Datenlieferant dienlich sein.
Es gibt viele Quellen, derer sich ‚rivera' bedienen kann, um ‚fremde' Daten in Nutzen bringender Weise zu eigenen zu verarbeiten und den am Bauprozess Beteiligten zugänglich zu machen. Die hier vorgestellten Schnittstellen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Sie zeigen nur auf, wie vielfältig sich der Datenfluss von und nach ‚rivera' gestalten lässt. Durch seine technologische Basis Lotus Domino ist ‚rivera' ein ideales Werkzeug zur Steuerung des Zusammenspiels unterschiedlicher Anwendungen.

Schnittstellen für alle Fälle
Gepflegte Adressstammdaten sind wertvolles Basiskapital. Das Programm übernimmt die zentrale Verwaltung aller Adressen, die das Unternehmen benötigt. In diesem Pool befinden sich dann sowohl Nachunternehmer- und Lieferantenadressen, als auch die von Kunden und potenziellen Auftraggebern. Weil in bestehenden Organisation die Adressen aber in ganz unterschiedlichen Systemen generiert werden, muss ‚rivera' folglich passende Möglichkeiten zu ihrer Übernahme anbieten. Das gilt gleichermaßen für die einmalige Erstaufnahme wie für eine regelmäßige Datensynchronisation dieser Adressen. Mögliche Varianten sind
der Import von CSV- oder Excel-Daten, Übernahme von Daten über die Windows-Zwischenablage und die periodische Datensynchronisation via ODBC oder COM.
Mit den Projektinformationen der Akquisitionsphase beginnt in der Regel der Bauprozess. Typische Quellen hierfür sind Tages- und Fachzeitungen, Ausschreibungsblätter, zunehmend auch die Ausschreibungsdienste im Internet.
Einen besonderen Service ermöglicht das Schweizer Baublatt den Kunden seines Ausschreibungs-Webservice. Sie können individuelle Selektionskriterien definieren und bekommen so eine vorgefilterte Datenmenge als CSV-Datei (CSV = comma separated values). Diese Datei lässt sich mit einer speziellen Importfunktion des ‚rivera' Akquisitionsmoduls einlesen. Alle wichtigen Information werden übernommen. Die Funktionalität des ‚rivera' Projektmanagements verfolgt und bearbeitet die so importierten Bauvorhaben weiter. Die zum Vorhaben gehörigen Adressen (Bauherr, Ausschreibender, Projektadresse, ...) legt ‚rivera' automatisch im zentralen Adressenpool an.
Ein gutes Praxisbeispiel für die zweite Import-Variante sind Adress-Datenbanken externer Anbieter, die oft an den Arbeitsplätzen einer Unternehmung zur Verfügung stehen, z.B. in Deutschland D-Info oder Twixtel in der Schweiz. Der Anwender selektiert darin die benötigte Adresse und kopiert sie einfach über die Windows-Zwischenablage in ‚rivera'.
Zur Adress-Synchronisation mit den kaufmännischen Lösungen des Unternehmens werden insbesondere ODBC- bzw. COM-Schnittstellen genutzt. Für die Nemetschek Branchenlösungen BAU financials und Bau für Windows offeriert ‚rivera' natürlich spezielle Konfigurationsmöglichkeiten und entsprechende Automatismen.

Selektive Wertung und Zuordnung der Daten
Nicht jeder Nachunternehmer, der in ‚rivera' für ein zu vergebendes Gewerk angefragt worden ist, muss auch der Buchhaltung zur Verfügung stehen. Erhält er jedoch einen Auftrag, so braucht die Buchhaltung diese Adresse spätestens zu diesem Zeitpunkt als Kreditor. In ‚rivera' lässt sich deshalb konfigurieren, dass nur gekennzeichnete Adressen an das kaufmännische System übertragen werden. Wird nun in ‚rivera' ein Nachunternehmerauftrag erteilt, setzt das intelligente System in der entsprechenden Adresse automatisch das Kennzeichen. Nach dem nächsten Synchronisationslauf ist die Adresse so für die Buchhaltung verfügbar, bevor seine erste Rechnung kommt.

Dokumente zusammenführen
Beim Bauprozess arbeiten die Beteiligten mit vielen verschiedenen Unterlagen. ‚rivera' bietet die Möglichkeit, beliebige Dokumente projektbezogen abzulegen. Das Modul "Projektakte" nimmt sie auf und verwaltet sie effizient papierlos an zentraler Stelle - für alle Berechtigten zugriffsbereit. Die Dokumente müssen jedoch nicht manuell in die Projektakte gestellt werden, sondern können ebenfalls über Automatismen in die Datenbank gelangen:
- Import von Dateien aus dem Dateisystem
- Import von E-Mails aus der Lotus Mailbox des Anwenders
- Zeitgesteuerter Import von Dateien aus vordefinierten Verzeichnissen
- Senden von Dateien an die E-Mail-Adresse der Projektakte, d.h. die Projektakte kann E-Mails empfangen.
Bestimmte, im ERP-System erzeugte Berichte sollen z.B. in einer Projektakte abgelegt werden. Eine ‚rivera' Routine (Agent) prüft periodisch das Verzeichnis, in dem diese Berichte immer gespeichert werden. Sind Dateien vorhanden, gelangen sie automatisch in die rivera-Projektakte und werden vom Dateisystem gelöscht.
Ein anderes Beispiel. Die Unternehmung empfängt ihre Faxe über einen Faxserver, der sie per E-Mail an das ‚rivera' Modul ‚Postbuch' sendet. Dort werden sie von einer zentralen Stelle den einzelnen Projekten zugeordnet und an die jeweiligen Empfänger verteilt.

Daten und Berichte für andere Systeme
In ‚rivera' verarbeitete Daten können auch an andere Systeme wie MS Excel oder MS Word weiter gegeben werden.
Hierbei geht es nicht nur um Adressen, wie nachfolgendes Praxisbeispiel zeigt:
Die Bauherren der aus dem Webservice des Schweizer Baublatt importierten Projekte sollen ein Bewerbungsschreiben erhalten. In ‚rivera' markiert man dazu die entsprechenden Projekte, erzeugt einen Serienbrief mit MS Word. Neben den reinen Adressfeldern stellt ‚rivera' per DDE dann auch alle Projektinformationen für MS Word zur Verfügung.
Dieses EDV-System kann nicht nur mit anderen Anwendungen erzeugte Berichte einsammeln, strukturiert ablegen und verteilen, sondern auch selbst welche erzeugen. Verschiedenste Ausgabeformate sind wählbar, unter anderem PDF, HTML, XML, Word RTF. XML wird in ‚rivera' an vielen Stellen als Standard-Austauschformat verwendet. Der komplette Inhalt eines ‚rivera' Formulars lässt sich als XML-Datei speichern. ‚Intelligente' XML-Exports stehen zur Verfügung. Auch hier Beispiele für den praktischen Nutzen:
Ein vom ‚rivera Modul Angebot' gespeichertes Projekt soll in einem Kalkulationsprogramm weiter verarbeitet werden. Per XML stellt ‚rivera' alle Projektdaten bereit und fügt auch die hinterlegten Adressen an. Mit dem Import der XML-Datei im Kalkulationsprogramm (z.B. BAU financials BT oder BaubitEasy) entfällt die manuelle Anlage des Projekts und der zugehörigen Adressen.
Umgekehrt können natürlich auch XML-Daten importiert werden: Vom Architekten ist ein digitalisierter Plan eingetroffen. Er soll im ‚rivera Planmanagement' erfasst werden. Hat das erzeugende CAD-Programm, wie z.B. Allplan, neben der Zeichnung auch noch eine beschreibende XML-Datei mit den gesamten Plankopf-Informationen ausgegeben, kann diese Datei importiert werden. Das Planformular in ‚rivera' wird damit automatisch ausgefüllt.
Übrigens: Direkt aus ‚rivera' kann per DDE ein hochwertiger Viewer gestartet werden. Er zeigt alle gängigen CAD-Formate an. Grafische Kommentare direkt auf die Zeichnung sind möglich. Sie werden ebenfalls in ‚rivera' abgelegt.

Kommunikation auf höchstem Niveau
Einige Softwareprodukte stellen spezielle APIs (Application Programming Interface) zur Verfügung, so z.B. DocuWare. Das erlaubt unmittelbare Kommunikation der Systeme. So lassen sich ‚rivera Projekte' in DocuWare archivieren.
Über die gleiche Technik können auch Telefonfunktionalitäten in ‚rivera' integriert werden (CTI): Ein Nachunternehmer hat ein Angebot abgegeben. Sie haben es im Bieter-Formular im ‚rivera Angebot' erfasst. Wenn sich Fragen dazu ergeben, erzeugen Sie darunter ein Anruf-Formular. Mit dem Druck auf den Telefonknopf in diesem Fenster wählt Ihr Telefon automatisch die Rufnummer. Die Nachunternehmer-Antworten halten Sie gleich im Formular fest.

Mit seiner offenen Lotus Architektur ist ‚rivera' eine wahre ‚Drehscheibe' für Informationen im Bauunternehmen. Und dabei lassen sich verschiedene Schritte durch Einsatz des ‚rivera Workflow-Moduls' auch noch automatisieren und überwachen. Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, die es zu prüfen lohnt.

Abbildung (bitte anfordern): Die Informationsdrehscheibe ‚rivera’ übernimmt und speichert Daten und Dokumente von allen am Bauprozess Beteiligten. Zugleich ist sie der zentrale Datenlieferant für alle.

Kontakt

NEVARIS Bausoftware GmbH
Im Finigen 3
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