windream auf der CeBIT 2005

Erweiterte DMS-Lösungen zur E-Mail-Archivierung
(PresseBox) (Bochum, ) "Elektronische E-Mail-Archivierung im Dokumenten-Management- und Archivsystem windream" lautet das Schwerpunktthema der windream GmbH auf der diesjährigen CeBIT. Im Rahmen des Ausstellungsprogramms wird das Bochumer Softwareunternehmen neue Lösungen für das Dokumenten-Management- und Archivsystem windream vorstellen, die vollständig die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Archivierung erfüllen. Im Bereich der Informationsspeicherung präsentiert das windream-Messeteam unter anderem eine erweiterte Version der Mail-Archivierung windream Exchange sowie Archivierungslösungen für Microsoft Outlook und Lotus Notes.

Explosionsartiger Anstieg und gesetzliche Bestimmungen
Der Versand von E-Mails und elektronischen Aufzeichnungen ist nach Berechnungen von IT-Analysten in den letzten Jahren explosionsartig angestiegen und nimmt weiter zu. Laut einer Studie der Analysten von IDC werden deshalb sichere und leistungsfähige Systeme zur E-Mail-Archivierung immer stärker nachgefragt. Auch seitdem die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Speicherung von Informationen unter anderem in den GDPdU *) sowie in den GoBS **) formuliert und festgelegt worden sind, ist das Thema "elektronische Archivierung" von zentraler Bedeutung. Dies gilt für die Hersteller von IT-Systemen ebenso wie für alle Betriebe, die relevante Informationen digital archivieren wollen.

Alle Produkte, die die windream GmbH auf der CeBIT präsentiert, erfüllen die gesetzlichen Bestimmungen aus den GDPdU und den GoBS.

*) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

**) Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

windream Exchange - Mailarchivierung mit neuer Administrationsanwendung
Die aktuelle Version von windream Exchange, die erstmalig zur letzten CeBIT gezeigt wurde, ist um die neue Administrationsanwendung windream Exchange Admin (WDE Admin) erweitert worden. Mit WDE Admin lassen sich globale Archivierungsaufgaben aller im System registrierten windream Exchange-Benutzer bequem auf einem Exchange Server verwalten.

Über das WDE-Administrationstool können Systemverwalter unternehmensweit so genannte Archivierungsaufgaben wahlweise für alle windream Exchange-Anwender oder nur für eine bestimmte Auswahl an Benutzern definieren. Mit dem neuen Modul lassen sich Postfächer, Quell- und Zielordner sowie detaillierte Archivierungsregeln für Benutzer festlegen und administrieren.

Großer Vorteil: Entlastung des Mailservers
windream Exchange ermöglicht eine serverseitige, automatisierte Verwaltung und Archivierung von E-Mails eines Microsoft Exchange Servers. Die Software leitet beliebige Nachrichten und Nachrichten-Anlagen von einem Microsoft Exchange Server automatisch an windream weiter und speichert sie dort. Dieser Prozess führt zu einer deutlichen Entlastung des Mailservers. Anwender können sowohl von einem Microsoft Outlook-Mailclient als auch über windream auf archivierte Nachrichten zugreifen, da bei dem Archivierungsvorgang die Nachricht in Exchange gegen eine Verknüpfung mit windream ausgetauscht wird.

Das System speichert Mail-Anhänge optional als separate Dokumente, die sich jederzeit und völlig unabhängig von dem assoziierten Nachrichtentext recherchieren lassen.

Bei der Archivierung von Nachrichten hinterlegt windream Exchange auf dem Exchange Server Referenzen, die auf die in windream gespeicherten Mails verweisen. Auf der Clientseite werden diese Verweise in den Postfächern einer Microsoft Outlook-Mailanwendung durch das windream-Symbol gekennzeichnet. Anwender arbeiten mit den Verweisen wie mit normalen Outlook-Objekten. In windream abgelegte Nachrichten lassen sich wie jedes andere Dokument indizieren, bearbeiten, archivieren oder löschen.

windream Exchange ist bereits bei verschiedenen in- und ausländischen Großunternehmen im Einsatz. Die Lösung wird unter anderem von dem britischen Technologiekonzern Weir Strachan & Henshaw in Bristol und von dem Stuttgarter Automobilzulieferer Dürr AG genutzt.

windream Mailarchivierung für Microsoft Outlook und Lotus Notes
Während windream Exchange eine serverbasierte Anwendung repräsentiert, handelt es sich bei den E-Mail-Archivierungsprogrammen für Microsoft Outlook und Lotus Notes um Lösungen, die von jedem windream-Arbeitsplatz mit installiertem Outlook- oder Notes-Mailclient ausgeführt werden können. Beide Lösungen ermöglichen es Anwendern, E-Mails direkt aus Outlook bzw. Lotus Notes in windream strukturiert zu archivieren. Ähnlich wie bei windream Exchange besteht auch hier die Option, die Anhänge einer E-Mail als einzelne Dateien separat zu archivieren.

Die windream Mailarchivierung bietet windream-Benutzern die Möglichkeit, ihre Nachrichten sicher, strukturiert und leicht auffindbar im DMS zu speichern. Alle E-Mails können nach der Ablage in windream manuell oder automatisch aus der Mail-Anwendung gelöscht werden, um eine redundante Datenhaltung zu vermeiden.

CeBIT-Besucher finden den Messestand der windream GmbH
in Halle 1, Stand 8i1.

Kontakt

windream GmbH
Wasserstraße 219
D-44799 Bochum
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