TROPPER DATA SERVICE AG digitalisiert Personalakten der Motor Presse Stuttgart GmbH

(PresseBox) (Leverkusen, ) Die Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG ist Europas größter Verlag für Spezialzeitschriften. Während die bekanntesten Zeitschriften – wie auto motor und sport oder Men’s Health – das absolut Neueste aus dem Bereich Automobil und Freizeit bieten, wurden die Personalakten des Verlages immer noch in Hängeordnern abgelegt. Ein wenig zukunftsorientierter Zustand, den der Verlag jetzt mit Hilfe der TROPPER DATA SERVICE AG änderte.

Unter dem Motto „Themen, die bewegen – Marken, die faszinieren“ publiziert die Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG im In- und Ausland mehr als 140 Zeitschriften, hauptsächlich aus den Bereichen Automobil, Sport und Freizeit. Neben dem Hauptsitz in Stuttgart verfügt der Verlag über mehrere weitere Standorte in Deutschland. Das führt dazu, dass die Personalakten sich oft auf die Reise machen müssen – ein wahrer „Aktentourismus“, der Geld und Zeit kostet. Insgesamt 750 aktive Personalakten und 2000 inaktive Personalakten galt es deshalb zu digitalisieren.

Auf Empfehlung von Persis, für deren Personalmanagement-Software sich der Verlag entschieden hatte, wandten sich die Verantwortlichen an die TROPPER DATA SERVICE AG – und fanden hier den zuverlässigen und kompetenten Partner für die Migration der Akten, den sie gesucht hatten. Vor allem das gute Preis/Leistungsverhältnis, die jahrzehntelange Erfahrung und die Tatsache, den gesamten Vorgang von der Abholung der Akten bis zur Einspielung in die Persis Personalakte in ein- und derselben Hand zu wissen, überzeugte die Motor Presse Stuttgart GmbH.

Die genaue Abwicklung des Projektes von der Logistik bis zur Rücksortierung oder datenschutzgerechten Vernichtung der Akten wurde vorher in einem Workshop gemeinsam mit Mitarbeitern der Motor Presse Stuttgart GmbH festgelegt. Den Anfang machten zunächst 2000 Akten von Mitarbeitern im Ruhestand. Die Akten – geklammert, geheftet und von unterschiedlichen Formaten und Beschaffenheiten – wurden von der TROPPER DATA SERVICE AG unter Beachtung aller datenschutzrelevanten Anforderungen abgeholt und am Hauptsitz Leverkusen für den Scan vorbereitet. Nach dem Scannen und der Klassifizierung der Akten erfolgte die Datenlieferung im vordefinierten Format zur Einspielung in die Persis Personalakte.

Nach Abschluss des Projektes sind die Dokumente für die Mitarbeiter der Motor Presse Stuttgart GmbH über die Klassifizierung in der Persis Personalakte jederzeit und von jedem Standort aus abrufbar. Das spart wertvolle Zeit, Kosten und garantiert vorbildlichen Datenschutz ebenso wie die gleichbleibende Qualität der Dokumente. Damit sind fortan nicht nur die aktuellen Zeitschriften-Ausgaben der Motor Presse Stuttgart GmbH immer auf dem neuesten Stand, sondern auch die Personalakten des Verlages. Und die TROPPER DATA SERVICE AG beweist sich einmal mehr als starker Partner für die erfolgreiche, schnelle und kompetente Abwicklung bei der Migration von Akten.

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TROPPER DATA SERVICE AG
Marie-Curie-Str. 6
D-51377 Leverkusen
Hans Peter Huber
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