IDC-Studie: Der deutsche Mittelstand entdeckt Print Management und Document Solutions für sich

Matthias Kraus (PresseBox) (Frankfurt am Main, ) Die aktuelle IDC-Studie "Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012" bestätigt, dass der deutsche Mittelstand zunehmend Print Services für sich entdeckt. Immer mehr Unternehmen planen zudem mit Document Solutions die Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen. Daneben wird mobiles Drucken in den kommenden ein bis zwei Jahren ein wichtiges Thema werden.

IDC befragte im Frühjahr 2012 zum wiederholten Male über 200 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 200 Mitarbeitern zu Print Management & Document Solutions. Ziel der Umfrage war es, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen, die Print Management oder Document Solutions einsetzen, demnächst einführen möchten oder sich zumindest mit den Themen näher beschäftigt haben, zu untersuchen und damit tiefere Einblicke in die Bedarfe der Firmen und Organisationen zu erhalten.

Anforderungen an die IT steigen

Die Senkung der IT-Kosten (52%) und die Verbesserung der Sicherheit (49%) sind für die befragten Fach- und Führungskräfte die wichtigsten Anforderungen an die IT in den kommenden ein bis zwei Jahren. Neben diesen klassischen IT-Tasks müssen die IT-Abteilungen deutscher Firmen die Fachbereiche und deren Geschäftsprozesse stärker als bisher unterstützen - dies gaben 51 Prozent der Befragten zu Protokoll - und stehen zudem vor der Herausforderung, deutlich flexibler als in der Vergangenheit auf neue Anforderungen (46%), wie etwa konjunkturelle Schwankungen oder organisatorische Veränderungen, zu reagieren.

Mit Print Management und Document Solutions können Anwenderunternehmen diesen Anforderungen begegnen. Zunächst werden mit Print Management die Druckkosten reduziert. Im zweiten Schritt werden dann mit Hilfe von Document Solutions die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse effizienter und sicherer gestaltet.

Immer mehr Unternehmen erkennen inzwischen den Nutzen von Print Management und Document Solutions. Diese beiden Bereiche wachsen immer weiter zusammen und können kaum noch isoliert voneinander betrachtet werden. Insbesondere mittelständische Unternehmen (200 - 1.000 Beschäftigte) planen in den kommenden ein bis zwei Jahren, Print Management und Document Solutions verstärkt zu implementieren.

Print Services - Noch viel Potenzial

Viele der befragten Unternehmen beziehen aktuell von externen Print Services-Anbietern vor allem Basisdienstleistungen wie Wartung und Support (56%), Gerätebeschaffung (51%) und das Verbrauchsmaterial (47%). Mit diesen sogenannten BPS (Basic Print Services)-Verträgen lassen sich die direkten Kosten senken und eine einzige Abrechnung und ein Reporting sorgen für Transparenz. "Dieser Effekt ist allerdings schnell verpufft", gibt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter dieser Studie, zu bedenken. "Was nutzen günstige Beschaffungskonditionen, wenn überflüssige Geräte eingekauft und parallel ein Wildwuchs an veraltetem Drucker-Equipment benutzt wird, der fehleranfällig ist, den Bedarf der Anwender nicht erfüllt und die Geräteflotte an veränderte Rahmenbedingungen nicht angepasst wird?", fragt Kraus weiter.

Insbesondere mittelständische Unternehmen haben das offenbar erkannt, denn vor allem sie planen innerhalb der kommenden zwei Jahre mit der Unterstützung von Managed Print Services (MPS)-Anbieter die Analyse und Bedarfsplanung (49%), die Gerätekonsolidierung (52%), das Asset Management (48%) und die fortlaufende Optimierung der Druckerumgebung (54%) zu verbessern. "Damit schaffen sich diese Unternehmen eine optimale Basis, um nicht nur die direkten Kosten für Beschaffung und Betrieb zu senken, sondern insbesondere die versteckten Kosten aufzudecken und in der Folge zu reduzieren", ergänzt Kraus.

Document Solutions verhelfen zu mehr Produktivität

Dass Optimierungspotenzial durch Document Solutions steht bei den befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen auβer Frage: Zwei Drittel der Befragten - und hier vor allem wieder der Mittestand - beurteilen Document Solutions als eine geeignete Maßnahme, um dokumentenintensive Prozesse in Teilbereichen zu optimieren. So sind elektronische Formulare (44%), Lösungen für sicheres Drucken und elektronische Archivierung (jeweils 34 %) und die Digitalisierung und manuelle Weiterleitung von Dokumenten (32 %) - also Software und Services, um Teilbereiche von Dokumentenprozessen zu verbessern oder die Sicherheit zu erhöhen - am weitesten verbreitet.

Die befragten Firmen und Organisationen wollen das Gesamtpotenzial von Document Solutions ausschöpfen, so plant ein Großteil in den kommenden 12 bis 24 vor allem Maßnahmen zur Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen. Hierzu zählen Enterprise Content Mangement (ECM)-Systeme (55%), Software und Services zur Digitalisierung und automatischen Verteilung (50%) und Enterprise In-/Outputsysteme zur automatischen Erstellung von Dokumenten aus Firmenanwendungen (49%). "Document Solutions versetzen die IT-Abteilungen in die Lage, die einzelnen Fachbereiche und deren betriebliche Abläufe besser zu unterstützen, denn automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse", so IDC-Experte Kraus. "Dies führt dann zum eigentlichen Nutzen, nämlich einer höheren Produktivität der Fachabteilungen und zu mehr Kundenzufriedenheit."

Mobiles Drucken wird wichtig

Mobiles Drucken - also die Möglichkeit, von jedem mobilen Endgerät an jedem zur Verfügung stehenden Gerät drucken zu können - wird von den Befragten als wichtiger Trend gewertet. Für mehr als die Hälfte der Befragten wird mobiles Drucken - kurzfristig innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre oder mittelfristig innerhalb der kommenden zwei bis fünf Jahre - als wichtiges Thema eingeschätzt. Dabei gaben elf Prozent der Unternehmen an, dass mobiles Drucken bereits heute von großer Bedeutung für sie ist. Lediglich 12 Prozent werten mobiles Drucken hingegen als unbedeutendes Hypethema ab.

Die befragten Unternehmen erhoffen sich durch mobiles Drucken mehr Flexibilität (53%) und eine Erhöhung der Produktivität (41%) für die Anwender. "Gerade für Führungskräfte, Berater oder Vertriebsmitarbeiter, aber auch für Pendler oder Mitarbeiter, die ab und an zu Hause arbeiten, ist mobiles Drucken besonders wichtig. Die Arbeitswelt verlangt, bietet aber gleichzeitig auch immer mehr Flexibilität und Mobilität. Die Möglichkeit, im Hotel, am Flughafen oder beim Kundenbesuch ein wichtiges Dokument auszudrucken, gehört einfach dazu" kommentiert Kraus.

Sicherheitsbedenken - verursacht durch das Fehlverhalten der User oder fehlende technische Voraussetzungen sowohl auf Drucker - als auch auf Endgeräteseite, stellen im Hinblick auf mobiles Drucken für die befragten Unternehmen die größten Herausforderungen dar.

Fazit

Der Bedarf der Unternehmen nach Print Services und Document Solutions in Deutschland ist, im Besonderen in Mittelstand, hoch.

IDC empfiehlt Firmen und Organisationen eine stufenweise Implementierung: Zunächst sollten die Geräteinfrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und die Transparenz durch das aktive Management erreicht werden. Im zweiten Schritt sorgen Document Solutions dafür, das Druckvolumen deutlich zu reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu straffen. Damit erfüllt die IT-Abteilung nicht nur eine der Hauptanforderungen, nämlich die Fachabteilungen und deren Geschäftsprozesse deutlich stärker zu unterstützen. Vielmehr eröffnet sich der IT an dieser Stelle eine gute Möglichkeit, sich vom reinen Zulieferer Schritt für Schritt zu einem echten Partner für das Business zu positionieren.

Eine Zusammenfassung der aktuellen Studie erhalten Anwenderunternehmen kostenfrei unter: http://www.idc.de/pmds2012

Die Biografie von Matthias Kraus finden Sie unter dem nachstehenden Link: http://www.idc.de/...

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