Fehlerhafte Betriebskostenabrechnungen – sorgfältig erstellen und prüfen

Bei Wohnhäusern mit vielen Mietparteien lohnt sich die Überprüfung der Berechnungsmethode
Bei der Betriebskostenabrechnung bieten sich viele anwendbare Schlüssel und Umlagemöglichkeiten. Ein genauer Blick auf die Berechnungsmethoden lohnt sich   (PresseBox) (Aachen, ) Einmal im Jahr ist es so weit: Vermieter stellen ihren Mietern die Abrechnung der Betriebskosten zu. Dieses Vorgehen ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben und muss binnen 12 Monaten nach Ende des vergangenen Kalenderjahres erfolgen. Die Betriebskostenabrechnung vom Vermieter muss dabei eine vollständige Übersicht über alle Betriebskosten bieten, die auf den Mieter umgelegt werden. Für Mieter ist dies nicht nur sprichwörtlich der Tag der Abrechnung.

Experten wie die Berater des Deutschen Mieterbundes raten Mietern zur genauen Kontrolle der Aufstellungen, denn Studien zeigen, dass es immer wieder zu falschen Berechnungen kommt. Mancher Vermieter berechnet Punkte, die eigentlich nicht in Rechnung gestellt werden dürften. Was tatsächlich abgerechnet werden darf und welche Kosten nicht vom Mieter übernommen werden müssen, erfahren Internetnutzer in Ratgebern zum Thema Betriebskostenabrechnung. Eine kostenlose Checkliste der Betriebskosten findet sich unter http://www.checkliste-umzug.de.

Nach Tipps zur Betriebskostenabrechnung suchen jedoch auch viele Vermieter, die im Vorhinein verhindern möchten, dass mit dem Mieter es zu Diskussionen über berechtigte Forderungen kommt. Mancher Vermieter weiß beispielsweise nicht, dass Ausgaben für die Kanalreinigung nicht in den Bereich der Betriebskosten fallen. Auch bei Kosten für Instandhaltung und Verwaltungsaufwand kann nicht einfach alles auf die Mietparteien umgelegt werden. Vielfach versäumen Vermieter die Anwendung des vertraglich festgehaltenen Verteilerschlüssels.

Die Reihe der Tipps zur Betriebskostenabrechnung ist lang. Entsprechend gut, genau und zeitig sollte die Vorbereitung der Kalkulationen erfolgen, damit alles korrekt ist. Rahmenbedingungen der Abrechnung müssen stimmen

Die Abrechnung muss zunächst neben den Gesamtkosten auf die geleisteten Mieter-Vorauszahlungen hinweisen. Der Betriebskostenabrechnung muss der genaue Abrechnungszeitraum zu entnehmen sein. Dazu gehört auch die Nennung der Zählerstände zum Anfangs- und Endpunkt der jeweiligen Zeitspanne. Am wichtigsten ist erst einmal die Einhaltung der Frist für die Übermittlung. Gilt die Betriebskostenabrechnung für das gesamte Kalenderjahr 2011, muss die Abrechnung laut Tipp vom Experten spätestens am 31.12.2012 beim Mieter eingehen. Danach ist die Einforderung von Nachzahlungen nicht mehr rechtens, wohingegen Mieter durchaus weiterhin Anspruch auf errechnetes Guthaben haben.

Angaben im Mietvertrag sind wichtige Basis der Betriebskostenabrechnung

Wenigstens über die Form der Aufstellung müssen sich Vermieter keine Gedanken machen. Die Tipps zur Betriebskostenabrechnung zeigen, dass einzig die schriftliche Zustellung relevant ist. Ob dies als E-Mail, Brief oder Fax erfolgt, ist nebensächlich – wenn der Inhalt korrekt ist. Sparen können sich Vermieter die Betriebskostenabrechnung übrigens, wenn bereits im Mietvertrag eine Pauschale vereinbart wurde. Mit solchen Vereinbarungen sind alle Kosten abgedeckt. Ohnehin muss im Vertrag genau geregelt werden, welche Betriebskosten in welcher Weise abgerechnet werden zu einem späteren Zeitpunkt. Das gilt vor allem für den bereits angesprochenen Verteilerschlüssel.

Verständlichkeit der Kalkulation muss gewährleistet sein

Wenngleich die Form als solche nicht relevant ist, sollte die Rechnung dennoch verständlich und so übersichtlich wie möglich sein. Mieter können die geforderte Nachzahlung verweigern, wenn einzelne Posten unzulässig sind und es der Betriebskostenabrechnung an der nötigen Übersichtlichkeit fehlt. Um Nachbesserungen zu vermeiden, sollten Vermieter also am besten gleich nachvollziehbare Abrechnungen erstellen. Auf diesen Punkt weisen die Tipps zur Betriebskostenabrechnung auch mit Blick auf die Erstellung durch spezialisierte Firmen hin. Hier sollte der Vermieter sicherstellen, dass er selbst die Modalitäten der Abrechnung versteht. Denn Mieter wenden sich natürlich erst einmal an ihre Vermieter, nicht an die beauftragte Abrechnungsfirma.

Mieter haben 12 Monate für Einwandäußerung

Ein wichtiger Rat für Mieter: Ist nachweislich alles korrekt in der Betriebskostenabrechnung, sollten Nachforderungen möglichst binnen vier Wochen beglichen werden. Sonst droht schlimmstenfalls eine Klage vom Vermieter. Die Zahlung führt zudem nicht dazu, dass Mieter alle einzelnen Kostenpunkte ohne Wenn und Aber akzeptieren. Sie haben ein ganzes Jahr Zeit, um Zweifel an der Abrechnung kundzutun. Erst nach Ablauf dieser Frist können keine Einwände mehr erhoben werden.

Kalte und warme Betriebskosten sind aufzulisten

Insgesamt sind gesetzlich 14 verschiedene allgemeine oder auch kalte Betriebskosten festgelegt. Sie ergänzen die warmen Nebenkosten, zu denen neben den Wasserbereitungskosten, den Kosten für Anlagen zur Warmwasserversorgung und Heizungsanlagen auch die eigentlichen Heizkosten gehören. Die Grundsteuer, Wasser- und Abwasserkosten, Hausreinigungskosten, Gebühren für die Müllentsorgung und Straßenreinigung sowie anteilige Versicherungsbeiträge und Schornsteinfegerkosten sind nur einige der kalten Betriebskosten, die auch in den Tipps zur Betriebskostenabrechnung auftauchen. Kopien zu den Abrechnungen müssen Vermieter ihren Mietern normalerweise nicht zukommen lassen. Auf Wunsch muss jedoch Einsicht gewährt werden, wenn Mieter die Abrechnung prüfen möchten.


Vermieter und Mieter, die die zahlreichen Tipps zur Betriebskostenabrechnung im Hinterkopf behalten, senken das Risiko für Probleme und lange Debatten über die einzelnen Punkte deutlich. Den Rest erledigt wie üblich der professionell erstellte Mietvertrag.

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