Emhart Glass SA führt Web-Workflow für Rechnungen ein!

(PresseBox) (Hamburg, ) Emhart Glass SA einer der führenden Anbieter von Ausrüstungen, Steuerungen und Teilen für die Behälterglasindustrie beschreitet neue Wege in der internen Kommunikation. Auf Grundlage der Dokumenten-Management-Lösung MultiArchive aus dem Hause Multi-Support, hat Emhart Glass automatisierte Workflows für seine geschäftskritischen Prozesse, u.a. für die Eingangsrechnungsprüfung implementiert. Neu ist, dass dieser Workflow jetzt komfortabel per Browser bedient wird.

Emhart Glass strebt eine weitgehende Serverzentralisierung an und will sukzessive die dezentrale Infrastruktur ablösen. Ein Schritt in diese Richtung wurde mit der Einführung eines per Webtechnologie bedienbaren Workflows erreicht (vorher: Lotus Notes Client-Lösung). Mit der Umsetzung wurde wieder die Multi-Support Deutschland GmbH beauftragt, der Experte für individuelle Prozessoptimierungen.

Die Lieferantenrechnungen werden an 13 Standorten weltweit gescannt, in MultiArchive logisch abgelegt und über den Webworkflow verschickt. Ein positiver Nebeneffekt ist die deutliche Erhöhung der Zugriffsgeschwindigkeit! Die am Workflow angebundenen Mitarbeiter können jetzt auf die zu bearbeitenden Rechnungen ohne Zeitverzug über ihren Browser zugreifen. Der Mitarbeiter kann die sachliche Prüfung vornehmen, die Rechnung freigeben oder ablehnen und gegebenenfalls einen Eskalationsworkflow starten z. B. wenn der Betrag seine Zeichnungsberechtigung übersteigt. Weiterhin kann er die Rechnung im Workflow bereits buchhalterisch vorbearbeiten, indem er Kostenstellen zuweist. Sämtliche Prozesse innerhalb des Workflows werden in MultiArchive protokolliert.

Die Einführung des Browser-Workflows bei Emhart Glass SA, gestaltet die internen Organisationsabläufe erheblich effizienter durch die schnellere und transparentere Kommunikation.

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Sandra Gerstmann
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