Bürokratieabbau: Stadt Halle optimiert Gebäudemanagement mit virtic

Stadt setzt mobiles Zeiterfassungs- und Controllingsystem ein / Hausmeister dokumentieren Tätigkeiten mit dem Diensthandy
Intuitiv zu bedienen: Datenerfassung über das Handymenü. (PresseBox) (Halle/Dortmund, ) Der hohe Verwaltungsaufwand ist in vielen Kommunen ein uraltes Thema. Nicht so beim Eigenbetrieb Zentrales Gebäudemanagement der Stadt Halle: Dort hat man sich mittels technischer Hilfsmittel von lästigem Schreibkram befreit. Ein Jahr nach der Implementierung eines mobilen Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystems namens virtic ziehen die Verantwortlichen in Halle ein positives Fazit. Seitdem die Zeiterfassung von Hausmeistertätigkeiten an den rund 800 städtischen Mietobjekten über Buchungen mit dem Diensthandy erfolgt, sind alle Arbeitszeitdaten schneller verfügbar, die Abrechnungsgenauigkeit ist höher. Die virtic GmbH & Co. KG führt in Kürze ein standardisiertes Leistungspaket ein, das speziell auf das städtische Gebäudemanagement zugeschnitten ist.

„Mit virtic stehen uns alle relevanten Daten unmittelbar nach der Ersterfassung zur Verfügung. Das vereinfacht die Dokumentation der Hausmeistereinsätze gegenüber Mietern erheblich“, sagt Bernd Bielecke, Betriebsleiter des Eigenbetriebs zentrales Gebäudemanagement. Durch das neue System erspare man der Verwaltung eine Menge überflüssiger und zeitraubender Zettelwirtschaft. Außerdem erleichtere virtic die Mitarbeiterdisposition, wenn aufgrund von kurzfristigen Serviceanfragen Änderungen im Einsatzplan vorzunehmen seien.

Hausmeister nutzen Diensthandys

Im Zuge der Implementierung von virtic wurden die 90 Hausmeister und Haustechniker der Stadt Halle mit Diensthandys ausgerüstet, auf denen eine spezielle Software installiert wurde. Durch Eingaben in ein intuitiv bedienbares Menü bucht der Mitarbeiter heute alle Eckdaten seines Arbeitstages in Echtzeit: Arbeitsbeginn, Mittagspause, Ortswechsel oder Feierabend. Zudem dokumentiert er permanent, welche von den 13 verschiedenen Tätigkeitskategorien er aktuell an einem der rund 800 städtischen Gebäude ausführt. Diese kleinteilige Differenzierung der Einzelarbeiten ist im Hausmeisterbereich für eine spätere Nebenkostenaufstellung von großer Bedeutung. Jede Tätigkeit wird später zu festgelegten Tarifen verrechnet und zu einem individuellen Prozentsatz auf den öffentlichen oder privaten Mieter umgelegt. Auch die Disposition der Hausmeister erleichtert virtic durch ein Tool, das vor allem kurzfristige Änderungen im Einsatzplan erheblich vereinfacht.

virtic ist als „Software-as-a-Service“-Lösung konzipiert. Für die Stadt waren so keine Investitionen in zusätzliche Hard- oder Software notwendig. Unternehmen, die das System nutzen, können die Services entweder über das Internet aufrufen und Stundenzettel, Kostenstellen-Reports oder Reisekostenabrechnungen über ihren Browser abfragen. Oder sie nutzen die Schnittstellen, mit denen die vorkontierten Daten in eine andere Software wie SAP, DATEV oder Excel beispielsweise für die spätere Lohnabrechnung übertragen werden.

Geringer Aufwand für Nutzer

„Damit technologische Hilfsmittel die Prozesse eines Betriebes tatsächlich optimieren, müssen sie einen geringen Erfassungs- und Aufbereitungsaufwand garantieren“, sagt Bernd Wolff, Geschäftsführer der virtic GmbH & Co. KG. Außerdem sei es wichtig, dass die relevanten Daten zügig verfügbar und präzise seien. Nur dann sei ein Mehrwert derart spürbar wie heute beim Gebäudemanagement der Stadt Halle.

Die virtic GmbH & Co. KG nimmt das positive Kundenfeedback zum Anlass, die für die Stadt Halle maßgeschneiderte Systemvariante als Vorlage für ein standardisiertes Leistungspaket zu verwenden. Damit könne man laut Wolff auf die steigende Nachfrage aus dem städtischen Gebäudemanagement passgenau reagieren. „Wir präsentieren in Kürze eine Branchenlösung für das kommunale Facility-Management, die alle wichtigen Eigenschaften des in Halle erfolgreichen Systems enthält.“

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virtic GmbH & Co. KG
Rheinlanddamm 199
D-44139 Dortmund
Malte Limbrock
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