Prozess- und IT-Dienstleister COCUS AG schafft Prozesseffizienz mit Vertec ERP

Kernprozesse im Standard und flexible Erweiterungen
Klaus Pfarr, Geschäftsführer der COCUS Consulting (PresseBox) (Zürich, ) Die COCUS AG ist ein unabhängiges Beratungsunternehmen für Projektmanagement und Spezialist für den optimalen Einsatz von Technologie bei der Integration und Optimierung von Geschäftsprozessen. Die Leistungen der bundesweit tätigen Firma mit Hauptsitz in Frankfurt reichen von der fundierten Management-Beratung über die branchenspezifische Prozessberatung bis hin zum Outtasking. Zu den Kunden zählen neben internationalen Telekommunikationsunternehmen auch führende Automobilhersteller sowie weitere DAX-notierte Unternehmen.

«Zusätzlich zu unseren angestammten Beratungstätigkeiten sind wir in den letzten Jahren vor allem mit dem neuen Geschäftsfeld Outtasking äußerst erfolgreich, in dem wir uns gegenüber dem Wettbewerb einen Differenzierungsvorsprung erarbeitet haben», erklärt Klaus Pfarr, Geschäftsführer der COCUS Consulting.

Konkret übernimmt COCUS für ihre Kunden nicht nur den Betrieb von ganzen IT-basierten Prozesseinheiten, sondern – indem über einen definierten Zeitrahmen ein fester Preis für die Leistungen festgelegt wird – auch die unternehmerische Verantwortung für diese. Dies verschafft den Kunden Kalkulationssicherheit und setzt Ressourcen frei, sodass sie sich auf die Weiterentwicklung ihrer Angebote und Märkte fokussieren können. Für den Geschäftserfolg von COCUS ist im Outtasking die dauernde Optimierung der Abläufe entscheidend. Effizienzsteigerungen schlagen sich direkt in der Marge nieder.

Gesamtlösung als Basis für das weitere Wachstum
Um den Wettbewerbsvorsprung ausbauen zu können und eine solide Grundlage für das weitere Wachstum zu legen, entschied sich COCUS für die Einführung einer betriebswirtschaftlichen Gesamtlösung. «Wir hatten eine Unternehmensgröße erreicht, bei der die historisch gewachsenen Einzelapplikationen und Office-Insellösungen drohten, zu einem Hemmschuh für unsere Entwicklung zu werden», erklärt Pfarr.

Für die Verrechnung mussten die Leistungen beispielsweise von Hand zusammengeführt werden, was zusätzlich zum Aufwand auch eine erhebliche Fehlerquelle darstellte. Die für Effizienzverbesserungen entscheidenden Analysen stießen durch das Fehlen einer einheitlichen Datenbasis genauso an ihre Grenzen wie die praktische Umsetzung der etablierten Prozesse.

Nur Vertec kann Kernprozesse im Standard abbilden
Im Laufe der Evaluation kristallisierte sich für das Beratungsunternehmen schnell die auf projekt- und mandatsbezogen arbeitende Dienstleistungsunternehmen spezialisierte CRM-und ERP-Lösung von Vertec als das optimale System heraus.

«Vertec konnte als einzige Lösung alle unsere Kernprozesse ohne Kunstgriffe bereits im Standard abbilden », fasst Pfarr das Ergebnis des mehrstufigen Auswahlverfahrens zusammen: «Andere Lösungen mussten zum Beispiel Stücklisten manipulieren, wie sie in der herstellenden Industrie oder im Handel üblich sind, um unsere Projekte und unsere Berater erfassen zu können.»

Keine vergessenen Leistungen dank zeitnaher Erfassung
Mit Vertec wurden nun die Leistungserfassung und -verrechnung inklusive der Anbindung von Lieferanten vereinfacht, die Datenhaltung zentralisiert und einheitliche Prozesse definiert. Für die möglichst zeitnahe Erfassung von Leistungen und Spesen stehen den Beratern neben dem PC-Client auch eine Weberfassung auf dem Laptop und eine iPhone App zur Verfügung. Dies zahlt sich für das Unternehmen direkt aus, indem keine Leistungen mehr vergessen werden. Zudem verfügen die Berater durch die bequemen Möglichkeiten über mehr Zeit für ihre produktive Arbeit bei den Kunden.

Auch die direkte Anbindung der Rechnungsstellung bringt spürbare wirtschaftliche Verbesserungen. Das Backoffice kann nicht nur die von COCUS erbrachten Arbeiten schneller in Rechnung stellen. Auch die Ansprüche der Sublieferanten sind heute wesentlich schneller weiterverrechnet. Dazu kommt, dass das Unternehmen und die einzelnen Berater in den Projekten dank dem integrierten System jederzeit die aktuellen Restbudgets kennen, wodurch es weder für COCUS noch für ihre Kunden zu ärgerlichen Überraschungen kommen kann.

Schnelle Einführung und problemlose Erweiterungen
Wie gut Vertec passt, zeigte sich in der schnellen Einführung. Weniger als drei Monate nach dem Kaufentscheid waren die Kernprozesse bereits implementiert und die Lösung produktiv. «Vertec überzeugte durch ein hervorragendes Branchen-Know-how. Auch COCUS-spezifische Erweiterungen wurden problemlos realisiert», bilanziert Pfarr. Zu diesen gehörte beispielsweise eine zentrale Bewerberverwaltung, in der alle Stellenbewerbungen erfasst werden. Die einzelnen Einheiten können nun selbständig und vor allem auch wesentlich schneller reagieren, wenn sich ein für sie interessanter Bewerber meldet. «In der Bewerberverwaltung zeigen sich auch exemplarisch die Vorteile der nahtlosen Office-Integration in Vertec», erklärt Pfarr. «Die Kommunikation kann beispielsweise direkt per E-Mail geführt werden.»

Umfassende und flexible Analysemöglichkeiten
Für den mittel- und langfristigen Erfolg von COCUS sind vor allem auch die umfassenden Analysewerkzeuge entscheidend, die mit dem Modul Benchmarking zur Verfügung stehen. Dank der durchdachten Architektur können sämtliche in der Software abgebildeten Unternehmensstrukturen und alle Leistungsdaten zueinander in Beziehung gesetzt werden. Die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten erlauben es COCUS zudem, die Abläufe laufend gezielt zu verbessern und sich im Controlling auf genau die Kennzahlen zu konzentrieren, die sie als für ihren Geschäftserfolg entscheidend definiert hat. Die schnelle Anpassung des Vertec-Standards durch Parametrisierungen und einfache Script-Erweiterungen überzeugt Pfarr: «Durch die große Flexibilität erreicht Vertec in allen Bereichen von der Prozessabbildung bis zum Controlling und den Analysen eine extrem hohe Abstimmung.»

CRM entspricht genau der eigenen Philosophie
Die hohe Übereinstimmung mit den Bedürfnissen eines Dienstleisters zeichnet auch die CRM-Funktionalitäten von Vertec aus, die COCUS in Zukunft zusätzlich implementieren will, wie Pfarr erklärt: «Die Integration von CRM und Projektmanagement in einem System entspricht genau unserer Philosophie. So können wir unsere Kunden durch eine optimale Betreuung langfristig binden.»

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Kleine Reichenstraße 5
D-20457 Hamburg
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Marketing- und Verkaufsleiter Vertec Gruppe
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