Detailgenau digitalisiert – BG BAU setzt auf TROPPER DATA SERVICE AG

(PresseBox) (Leverkusen, ) Für die Migration ihrer Bestandsakten suchte die BG BAU, die gesetzliche Unfallversicherung für die Bauwirtschaft und baunahe Dienstleistungen, nach einem zuverlässigen Partner, der schnell und sicher arbeitet. Die TROPPER DATA SERVICE AG erfüllte diese Anforderungen.

Die BG BAU gehört zu den gewerblichen Berufsgenossenschaften der Bundesrepublik Deutschland und betreut ca. 3 Mio. gesetzlich und freiwillig Versicherte in rund 300.000 Betrieben sowie ca. 150.000 private Bauvorhaben. Mitgliedschaft (Unternehmer) und Versicherungsschutz (Arbeitnehmer) sind gesetzlich geregelt. Basis für die Sachbearbeitung sind die Mitglieds- und Unfallakten – ein Prozess, der grundlegend optimiert und auf eine papierlose Bearbeitung umgestellt werden sollte. Im ersten Schritt sollten 138.000 Akten mit ca. 3,8 Mio. Blatt aus dem Bereich Mitglieder und Beiträge digitalisiert und in bereits vorhandene elektronische Archivsysteme importiert werden. Mittlerweile sind bereits 6,5 Mio. Blatt aus den Bereichen Mitglieder und Beiträge, Leistungswesen und Regress aus den Standorten München, Berlin, Frankfurt und Hannover digitalisiert worden.

Mit der Suche nach einem kompetenten Partner und Digitalisierungsdienstleister wurde die BG-Phoenics GmbH, Fullservice-IT-Dienstleister für Berufsgenossenschaften, Sozialversicherungsträger und ähnliche Organisationen beauftragt. Dank fundierter Branchenkenntnisse schafft sie für ihre Kunden einen maximalen Nutzen und Mehrwert. Nach entsprechender Ausschreibung fiel die Entscheidung schnell auf die TROPPER DATA SERVICE AG. Auch bei einer Produktionsbesichtigung in Leverkusen überzeugten Qualität und Leistung sowie die durchgängige Kompetenz der MitarbeiterInnen über alle Ebenen hinweg. Außerdem waren die Experten der TROPPER DATA SERVICE AG in der Lage, trotz der kurzen Vorlaufzeit eine schnelle Umsetzung zu garantieren.
Die Abwicklung des Projektes erfolgte im kompletten Outsourcing-Verfahren. Die Akten traten ihren Weg in die verantwortungsvollen Hände der TROPPER DATA SERVICE AG an: In verschließ- und verplombaren Datenschutzcontainern wurden sie in einem Sicherheitstransport mit ca. 375.000 Blatt pro Charge alle zwei Wochen von der BG BAU an den Produktionsstandort nach Leverkusen transportiert. Nach dem Eintreffen und der Überprüfung der Transportbehälter auf Unversehrtheit der Siegel, erfolgte hier zunächst der Abgleich mit der elektronisch zur Verfügung gestellten Lieferliste. Dazu wurde jede einzelne Akte mittels eines Barcode-Handscanners in den Produktionsworkflow der Firma Foxray eingecheckt, etwaige Differenzen aus der Lieferliste wurden sofort per E-Mail an den Auftraggeber gesendet.

Nach dem Einchecken konnte mit der Aufbereitung der Akten begonnen werden. Bei den zu digitalisierenden Akten wurde der Aktendeckel zerschnitten, um ebenfalls eingescannt zu werden. Jeder dieser Aktendeckel war mit einem Barcode-Aufkleber versehen, der das Aktenzeichen und eine Prüfziffer enthielt, um eine Indizierung der Akte zu ermöglichen. Heft- und Büroklammern wurden entfernt, die Belege geglättet und gerissene Stellen geklebt, bevor die Akten in Stapel von ca. 15 Blatt aufgeteilt wurden – wobei natürlich sichergestellt wurde, dass mehrseitige Dokumente zusammen blieben.

Im Anschluss an diese Aufbereitung wurden die Dokumente mit Hochleistungsscannern Duplex in schwarz/weiß gescannt, danach erfolgten ein Imageprocessing (wie z.B. das Entfernen von „Rauschen“) und die elektronische Rückseitenverwerfung. Nach dem Scannen wurden die Dokumente mit der qualifizierten elektronischen Signatur von Open Limit signiert, die Daten auf Vollständigkeit überprüft und ausreichend verschlüsselt auf eine Wechselplatte kopiert, die in einem versicherten Paket an die BG-Phoenics GmbH versendet wurde. Jede Charge wurde so innerhalb von zwei Wochen sicher und bis ins Detail verarbeitet.

Nach dem Import in das bereits bestehende elektronische Archivsystem der BG BAU erfolgte die technische und fachliche Freigabe durch die BG BAU und die BG-Phoenics. Die Papierdokumente wurden nach dem Ablauf einer vierwöchigen Frist nach BDSG Sicherheitsstufe vier vernichtet, die Daten auf dem Produktionsserver gelöscht und der gesamte Prozess in einem Vernichtungsprotokoll entsprechend dokumentiert.

Nicht zuletzt dank des straffen, gut durchgeführten Projektmanagements der BG-Phoenics GmbH, der optimalen Zusammenarbeit mit der BG BAU und der TROPPER DATA SERVICE AG konnten bei diesem Projekt eine durchgehend hohe Qualität, eine lückenlose Dokumentation und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet werden.

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