Ein weiterer Schritt zum papierlosen Büro: Beweiswerterhaltende Archivierung mit Governikus LZA

(PresseBox) (Bremen, ) Die Governikus GmbH & Co.KG präsentiert auf der DMS Expo vom 23. - 25. Oktober 2012 in Stuttgart Lösungen für die sichere digitale Kommunikation und Archivierung. Im Mittelpunkt des Messeauftritts auf dem KODAK "Partnertreff" in Halle 5, Stand C13 steht die Lösung "Governikus LZA". Zusammen mit den Partnern KODAK und ALOS zeigt Governikus, wie Unternehmen Dokumente rechtsverbindlich scannen und gerichtsverwertbar speichern können - ohne im Bedarfsfall auf das originale Papierdokument zurückgreifen zu müssen.

Unternehmen stehen vor dem Problem, dass sie Dokumente als PDF oder in ähnlichen Formaten nicht rechtsverbindlich und gerichtsverwertbar speichern können. Zu leicht sind die Möglichkeiten der Manipulation. Reine PDFs eigenen sich deshalb nicht zur Archivierung von eingescannten Papierbelegen; schon gar nicht, wenn auf die Archivierung der Papierdokumente restlos verzichtet werden soll. Anders mit der Lösung "Governikus LZA". Die Dokumente erhalten bereits beim Einscannen einen nicht manipulierbaren Zeitstempel sowie eine eindeutige elektronische Signatur, um damit die Schriftstücke gemäß der technischen Richtlinie des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) rechtssicher zu machen.

"Unternehmen haben ein immenses Interesse daran, ihre Dokumente auch langfristig elektronisch zu speichern und zu bearbeiten. Ziel ist, die kostspielige 'Papierdokumentation' abzuschaffen", sagt Olaf Rohstock, Direktor von Governikus. "Dies lässt sich aber nur erreichen, wenn die hundertprozentige Integrität und Authentizität der Belege gewährleistet sind. Unsere Lösung leistet genau dies. Wir kommen der Vision des papierlosen Büros damit einen großen Schritt näher, ohne auf den Beweiswerterhalt zu verzichten."

Durch die Partnerschaft mit der Scanner-Sparte von KODAK und ALOS, einem Kölner Spezialisten für Dokumenten Management, bietet Governikus seinen Kunden eine perfekt abgestimmte Lösung. So können Unternehmen auch große Mengen an Unterlagen schnell rechtssicher digitalisieren. Die integrierten Lösungen von ALOS erlauben es Anwendern, die Inhalte der erfassten Belege unmittelbar beim Scannen auszulesen und in den angeschlossenen Systemen weiter zu verarbeiten bzw. die sog. "Metadaten" gemeinsam mit dem PDF in Governikus LZA abzuspeichern.

Über WebServices kann "Governikus LZA" auch direkt in jede beliebige Anwendung (wie z.B. ERP-, DMS-, Office-Systeme etc.) einfach und schnell integriert werden. Gleichzeitig verfügt sie über zahlreiche Anbindungsmöglichkeiten an Dateisysteme, Datenbanken und/oder Archivsysteme. Die Lösung enthält sämtliche in der Technischen Richtlinie 03125 - die sog. TR-ESOR - des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) spezifizierten Module sowie die entsprechenden Schnittstellen.

"Für Dokumente gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Mit unserer Technologie stellen wir deshalb sicher, dass die Belege auch bis zu 110 Jahre rechtsverbindlich bleiben", so Rohstock. "Governikus LZA" unterstützt dazu das unabhängige Standardformat XAIP. Die Lösung erneuert zudem automatisch die elektronische Signatur der Belege, um diese auf den jeweils neuesten Stand der Sicherheit zu bringen sowie Integrität und Authentizität des Dokumentes nachzuweisen. Das gilt gleichermaßen für eingescannte Papierbelege sowie Dokumente, die digital erstellt wurden und bereits über eine elektronische Signatur verfügen.

Neben "Governikus LZA" zeigt Governikus auf der DMS-Expo den "Governikus MultiMessenger", eine intelligente Kommunikationsplattform, die alle elektronischen Formate, sei es De-Mail, E-Mail, E-Postbrief, OSCI oder SOAP, verarbeiten kann sowie die Lösung "Governikus Autent", mit der sich Anwender beispielsweise mit dem neuen Personalausweis im Internet eindeutig identifizieren und einen Altersnachweis erbringen können.

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