DMS EXPO: One Click Solutions präsentiert Posteingangslösung ClickPost

(PresseBox) (Bochum, ) Die erste Produktversion ihrer elektronischen Postverteilungssoftware ClickPost präsentiert die One Click Solutions GmbH auf der DMS EXPO 2012 vom 23. bis zum 25. Oktober am Messestand der windream GmbH in Halle 5, Stand B11. Mit ClickPost lässt sich die tägliche Eingangspost automatisch digitalisieren und einfach zustellen. Außerdem hat das Unternehmen für sein bestehendes Capturing-Portfolio zahlreiche kleinere Neuerungen im Gepäck. Entsprechend abgerundete Funktionalität weisen demnach die lernende Erfassungssoftware AutoClick, der ClickReader sowie der ClickWizard auf.

ClickPost ist das neueste Produkt der One Click Solutions, die jetzt zur DMS EXPO das erste Produktrelease ihrer elektronischen Postverteilungssoftware vorstellt. Diese übernimmt auf elektronischem Weg die Posteingangsverteilung in Organisationen, und zwar mit vielfältigem Einsparpotenzial: Das manuelle Zustellen an die Mitarbeiter im Haus entfällt, stattdessen erhalten sie ihre Post bereits in elektronischer Form. Dadurch ist jetzt auch die Weiterleitung zur Kenntnisnahme an andere Mitarbeiter oder Teams schnell und einfach, genauso wie die Postzustellung an Mitarbeiter in Außenstellen oder auf Dienstreisen verzugsfrei erfolgt. Zudem kann die Post einfach in ECM-Systemen wie windream abgelegt werden und ist damit jederzeit recherchierbar.

In vielen Organisationen und Unternehmen wird heute die tägliche Eingangspost immer noch manuell verteilt. Das kostet Zeit und ist bisweilen nicht mal erfolgreich: Die Post erreicht die Mitarbeiter nicht, da sie unterwegs sind, oder wird sogar an einen nicht zuständigen Mitarbeiterkreis gesandt. Auch werden häufig Kopien erstellt, die dann in Umlauf gebracht, vielleicht auch noch mehrfach eingescannt und schließlich abgelegt werden.

Einfacher und sicherer mit ClickPost

ClickPost optimiert diesen Posteingangsprozess wie folgt: Die Eingangspost wird ohne Trennungsmerkmale wie Barcode oder Leerseite stapelweise eingescannt. Die Software ClickPost sammelt die Scans dann ein und führt die Belegtrennung automatisch und eigenständig durch. Dabei können die analysierten Dokumente optional in durchsuchbare PDF/A-Dateien gewandelt werden. Über eine integrierte Lookup-Funktion wird dann die Mailadresse des adressierten Mitarbeiters ermittelt und die Post per Email versendet.

Sind einzelne Posteingangsdokumente nicht eindeutig zustellbar, z.B. weil nur die Abteilung und kein Mitarbeiter adressiert ist, so wird die Post zum entsprechenden Abteilungssekretariat oder einer angelegten Vertretungsregelung gesendet. Damit unterstützt ClickPost den Übergang von Papier zur digitalen Verarbeitung bereits zu einem sehr frühen Prozesszeitpunkt, und die Vorteile der softwaregestützten Verarbeitung können effizient genutzt werden.

AutoClick erfasst große Belegmengen automatisiert

Außerdem zeigt One Click Solutions ihre aktuelle Version 4 der lernenden Erfassungssoftware AutoClick. Diese wurde zuletzt um Features wie die Adresserkennung oder Mehrprozessorfähigkeit erweitert und mit einem optimierten Look & Feel versehen. Die integrierte ABBYY FineReader Version 10 sorgt zudem bei der Datenerfassung und Barcodeerkennung für noch bessere Ergebnisse.

Die vielfältigen Konfigurationsmöglichkeiten von AutoClick ermöglichen den Einsatz in einem breitgefächerten Anwendungsfeld: von der inhaltlichen Auswertung von Barcodes über die gezielte Validierung erfasster Werte und Formalprüfungen bei Eingangsrechnungen entsprechend dem geltenden Umsatzsteuergesetz bis zur Auslesung von Positionsdaten mit dynamischer Länge und über mehrere Seiten hinweg.

Damit bietet AutoClick zahlreiche Funktionen insbesondere auch für das Rechnungswesen, um zum Beispiel die automatische Rechnungsprüfung mittels Workflows, wie windream BPM, effizient zu ermöglichen.

ClickReader für die schnelle manuelle Belegerfassung

Zur Erfassung von unstrukturierten Belegen wie Schriftverkehr, Berichte, Korrespondenz oder Schadensmeldungen präsentiert One Click Solutions den ClickReader. Mit ihm werden die gesuchten Informationen am Bildschirm zur Erfassung nur noch angeclickt. Welche Informationen erfasst werden sollen wird im ClickReader vorab und ohne Programmieraufwand in frei konfigurierbaren Layouts definiert. Dazu stehen Felder wie auch Checkboxes oder Listboxes zur Auswahl. Anschließend lassen sich gesuchte Informationen einfach mit der Maus oder, bei einem Touch Screen, mit einem Pen berühren. So gelingt mit dem ClickReader die vollständige Einbindung der manuellen Datenerfassung in den Workflow. Die erfassten Werte werden in einer Datenbank gesammelt und an eine weiterführende Unternehmenssoftware gesendet oder von ihr geholt.

ClickWizard – Clicken statt Tippen

Der ClickWizard ist das ideale Werkzeug, um Beleginformationen ad hoc in beliebige Eingabemasken wie SAP, Microsoft Navision oder Sage zu übernehmen. Damit werden Verwaltungsprozesse signifikant vereinfacht und die lästige Tipparbeit ersetzt. Stattdessen clicken Mitarbeiter die einzugebenden Werte oder Informationen direkt am eingescannten Beleg an.

Dafür erhalten die Belege zunächst einen fortlaufenden Barcode und werden stapelweise gescannt. ClickWizard erledigt im Hintergrund alle Vorbereitungen für die Verarbeitung: Die Belege werden automatisch getrennt, der Barcode kann als Dateiname für die Belege und Identifier für die führenden Systeme eingesetzt werden, alle Seiten werden ausgerichtet, Leerseiten eliminiert und die Texterkennung durchgeführt. Für die Verarbeitung, also die Erfassung, werden die Belege am Bildschirm neben der Maske aufgeblendet, in die die Informationen einzugeben sind. So reicht es, auf die entsprechende Information auf dem Beleg im ClickWizard-Fenster zu clicken, und der entsprechende Wert wird in das aktuelle Feld der Eingabemaske transportiert. Automatisch steuert der ClickWizard anschließend das nächste Eingabefeld an und ist sofort bereit für die nächste Eingabe. Natürlich können auch ganze Sätze und Abschnitte eingegeben werden.


One Click Solutions GmbH

Die One Click Solutions GmbH ist Hersteller von Produkten und Software-Lösungen rund um den Bereich Belegerfassung. Im Fokus stehen dabei die eigenen Produkte ClickWizard, ClickReader und AutoClick, deren Verfahren patentiert sind. Zudem ist One Click Solutions ein Systemhaus mit den Lösungsschwerpunkten ECM, EIMS, Workflow und Capturing.

Das Unternehmen wurde im März 2006 gegründet. Der Vertrieb erfolgt direkt und über Vertriebspartner europaweit. Im Juli 2006 wurde eine Partnerschaft mit der windream GmbH vereinbart. Zum Kundenkreis zählen u.a. CIP Adidas, E.ON Ruhrgas, MAN Ferrostaal Automotive GmbH, Volvo Trucks Region Central Europe GmbH, Hans Henglein & Sohn GmbH, FleetCompany GmbH, Deutscher Tierschutzbund e.V. und der Caritasverband.


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