Auf der sicheren Seite

Dank der erfolgreichen Implementierung eines Lizenzmanagement-Systems durch die SYCOR GmbH hat das Duderstädter Medizintechnik-Unternehmen Otto Bock HealthCare GmbH seine Lizenzen jetzt optimal im Griff und ist rechtlich voll abgesichert
Mike König, Global Head of IT, Otto Bock HealthCare GmbH, ©SYCOR GmbH (PresseBox) (Göttingen, ) Jedes Jahr kaufen Unternehmen für Millionenbeträge Softwarelizenzen als virtuelle Werte ein und müssen sich mit immer komplexer werdenden Lizenzvereinbarungen auseinander setzen. Mangelt es an einer funktionierenden Verwaltung, verlieren Unternehmen im Lizenzdschungel leicht den Überblick. Die Folgen: unzureichende rechtliche Absicherung, unnötiger Lizenzerwerb oder hohe Nachzahlungskosten bei einer Unterlizenzierung.

Unübersichtliche Lizenzsituation
Auch bei der Otto Bock HealthCare GmbH kamen Fragen zur korrekten Lizenzierung auf. Auf den über 2.200 PC-Arbeitsplätzen und 700 Servern waren unterschiedlichste Software-Versionen im Einsatz – ohne ein zentrales Verwaltungssystem. Die Ermittlung des Lizenzbedarfs erwies sich dadurch als sehr aufwändiges Unterfangen und konnte nur mit einiger Vorlaufzeit realisiert werden. Zudem erschwerte die Vielzahl an Software-Versionen und Vertragsarten dem Unternehmen einen vernünftigen und effizienten Einsatz ihrer Software. Potentielle Kosteneinsparungen konnten nur schwer identifiziert und erzielt werden.

Minimierung von Risiken
Die Otto Bock HealthCare GmbH entschied sich daher, eine professionelle Lizenz-Management-Lösung einzuführen und beauftragte den Göttinger IT-Komplettdienstleister SYCOR GmbH mit der Implementierung. „Unser vorrangiges Ziel war es, eine genaue Inventarisierung der gesamten eingesetzten Lizenzen zu erhalten. Außerdem sollte der Lizenz-Status zu jeder Zeit transparent und abrufbar sein“, erläutert Mike König, Global Head of IT der Otto Bock HealthCare GmbH. Darüber hinaus sollte die Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Regelungen sowie Richtlinien sichergestellt sein. Nicht zuletzt wollte das Unternehmen auch kostensparender mit den vorhandenen Software-Ressourcen umgehen.

Nahtlose Integration
Da die Otto Bock HealthCare GmbH bereits über ein Asset-Management-System verfügte, musste das Lizenzmanagement-Tool besonderen Anforderungen gerecht werden. „Die Kompatibilität mit der USD-Lösung von Computer Associates war eine der Kernvoraussetzungen für das Projekt. Nachdem wir das geeignete Tool evaluiert hatten, haben wir Schnittstellen entwickelt, um die Daten aus den CA-Systemen USD und DSM dynamisch zu überführen. So konnten wir die automatisierte Erfassung des Client-Lizenzbedarfs sicherstellen“, erörtert Dr. Thomas Brodag, Projektleiter bei der SYCOR GmbH.

Mehr Überblick
Beim Kick-off-Termin wurde die allgemeine Organisation des Projekts vorgestellt und der Projektplan festgelegt. Schon kurz darauf konnte die Lizenzevaluierung, der Abgleich zwischen installierter Software und vorhandenen Lizenzen, auf 2.262 PC-Arbeitsplätzen und 700 Servern erfolgen. Bei der Lizenzinventarisierung und Dokumentation der Daten lag der Fokus auf den beiden Hauptlizenzpartnern Microsoft und Adobe. Neben den unterschiedlichen Lizenzmetriken – unter anderem geräte- und CPU-basiert sowie Virtualisierung – mussten auch Lizenztypen wie beispielsweise Einzel- und Volumen-Lizenzen berücksichtigt werden. Im Lizenzmanagement-Tool wird heute das komplette Management für Lizenzverträge abgebildet. Alle kaufmännischen Kerndaten einer Vereinbarung und die Wartungsverträge sind dokumentiert und können mit einem Klick nachvollzogen werden. Diese Informationen optimieren letztendlich den Beschaffungsprozess der Otto Bock HealthCare GmbH. Regelmäßige Reportings geben dem Unternehmen immer einen exakten Überblick über seinen Lizenzstatus und bilden die Basis für Compliance-Anforderungen sowie externe Audits. Neben dem Hauptstandort Duderstadt wurden in den nächsten Projektschritten die Niederlassungen in Großbritannien und den Niederlanden in das zentrale Lizenz-Management integriert.

Sukzessiver Roll-Out
Die Implementierung eines Lizenz-Managementsystems hat, neben einer Verbesserung der Prozesse und Rollen bei der Otto Bock HealthCare GmbH, zu einem effektiven Einsatz der vorhandenen Software geführt. „Wir haben durch das Projekt eine ganzheitliche Kontrolle über unseren Software-Lizenzbestand bekommen und einen zentralisierten Lizenzierungsprozess fest etabliert. Das gibt uns Rechtssicherheit, denn wir sehen jederzeit, ob bei der Lizenzierung Handlungsbedarf besteht“, zieht Mike König sein Fazit. Geplant ist eine Ausweitung des Lizenz-Managements auf weitere Produktversionen sowie eine sukzessive Ausdehnung auf weitere Auslandsgesellschaften der Otto Bock HealthCare GmbH.

Kontakt

SYCOR GmbH
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D-37073 Göttingen
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Stephanie Koch
Marketing PR

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