Elektronisches Schriftgut - Beweiswerterhaltend vom Input bis zur Archivierung

"Mailroom" bei der Unfallkasse Post und Telekom (UK PT)
(PresseBox) (Villingen-Schwenningen, ) Noch heute kämpfen Institutionen, auch Versicherungsträger im öffentlichen Bereich, mit Papierakten, die zum Teil in nicht geordneter Form an unterschiedlichen Orten lagern. Mit "Mailroom" bietet die Fujitsu Technology Solutions GmbH in Zusammenarbeit mit der Scalaris AG und der OpenLimit SignCubes AG eine Gesamtlösung aus einer Hand: Nahtlos integrierte Komponenten unterstützen dokumentenbasierte Geschäftsprozesse von der elektronischen Erfassung bis hin zur Langzeitarchivierung. Dabei wird der Beweiswert der Dokumente sowohl zum Zeitpunkt der Digitalisierung als auch in der langfristigen Ablage gesichert.

Diese Lösung "Mailroom" am Beispiel der Unfallkasse Post und Telekom präsentieren die Unternehmen auf der CeBIT im Public Sector Parc - Halle 7 Stand A28.

"Diese ganzheitliche Lösung bietet uns die Rechtssicherheit, die wir brauchen, um auf elektronische Akten umstellen und die Effizienz unserer Geschäftsprozesse umfassend verbessern zu können", sagt Udo Keuter, Bereichsleiter Informationstechnologie und Projektmanagement bei der Unfallkasse Post und Telekom (UK PT), die diese Lösung seit 2011 im Einsatz hat. "Da in "Mailroom" die Beweiswerterhaltung standardisiert und automatisiert wird, verfügt die UK PT zugleich über eine zukunftssichere und kostengünstig zu betreibende Lösung." Das Unternehmen erfasst sowohl die tägliche Eingangspost mit rund 4.500 Seiten als auch die Bestandsakten (nach Bedarf) digital. Es stehen zwei Fujitsu Scanstrecken zur Verfügung, die entsprechende Kapazitäten und Ausfallsicherheit bieten.

Die Gründe für die Einführung der "Mailroom"-Lösung liegen zugleich auf der Hand: Versicherungsträger sind mit extrem langen Aufbewahrungsfristen konfrontiert. Diese entsprechend riesigen Dokumentenmengen lassen sich elektronisch wesentlich sicherer und zugleich kostengünstiger aufbewahren. Im täglichen Geschäftsbetrieb erhöhen die weitgehend automatisierten Dokumentenprozesse die Produktivität - jedes Mitarbeiters, bei jedem einzelnen Geschäftsfall.

Um nun ausschließlich mit digitalen Daten arbeiten zu können, muss die Institution den Beweiswert der Dokumente von der Erfassung bis zur Langzeitarchivierung sicher stellen. Regulatorische Anforderungen sowie die Richtlinien des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) und der Europäischen Kommission sind zu beachten. Im Vordergrund steht die höchste Gerichtsverwertbarkeit auf Basis offener Standards, formatneutral und jederzeit lesbar. Im Ergebnis können die Geschäftsprozesse und Kosten nachhaltig optimiert sowie der Kundenservice verbessert werden.

Scannen, Erkennen, Signieren und Archivieren

Am Beginn des "Mailrooms" steht die Digitalisierung papierbasierter Dokumente. Zum Einsatz kommen Fujitsu Dokumentenscanner und die Erfassungssoftware proIntra von Scalaris. Letztere erfasst und indiziert die Dokumente mittels Barcode- oder Feld- und Texterkennung. Die so bereitgestellten Daten durchlaufen die Massensignatur BatchSign von OpenLimit, dabei handelt es sich um eine qualifizierte elektronische Signatur, die BSI-zertifiziert ist. Die signierten elektronischen Dokumente werden in SecDocs der Fujitsu Technology Solutions, einem beweiswerterhaltenden Archiv, ebenfalls BSI-zertifiziert, abgelegt.

Das Beispiel der UK PT, die gesetzlicher Unfallversicherungsträger für rund 370.000 Menschen ist, zeigt eindrucksvoll, mit welchem Dokumentenvolumen hier umgegangen wird. In der UK PT sind etwa 160 Unternehmen und Einrichtungen versichert - darunter die Deutsche Post AG, die Deutsche Postbank AG und die Deutsche Telekom AG. Den rund 370.000 Beschäftigten ihrer Mitgliedsunternehmen bietet die UK PT als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung ein hochwertiges Rundum-Dienstleistungspaket für Prävention, Rehabilitation und Entschädigung. Bei der UK PT gilt dies auch für die Beamtinnen und Beamten in den Mitgliedsunternehmen.

Weitere Informationen zur Umsetzung von "Mailroom" bei der UK PT finden Sie auf der CeBIT 2013 im Public Sector Parc - Halle 7 Stand A28.

www.scalaris.com www.ts.fujitsu.com www.ukpt.de

Kontakt

Swiss Post Solutions AG
Roggenbachstr. 1
D-78050 Villingen-Schwenningen
Petra Reppert
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Scalaris AG
Marketing & Sales Director
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