Elektronisches Vertragsmanagement: Für jede Unternehmensgröße wichtig

Verwaltung von Vertragsdokumenten ist ein wichtiger Baustein in umfassenden Dokumenten-Management- und Archivierungsprojekten / paperless group auf der DMS-Expo: Halle 8, Stand G004 (d.velop-Partnerstand)
Udo Prell (PresseBox) (Köln, ) Die paperless group, Lösungsintegrator und Dokumenten-Dienstleister in Köln, informiert auf der DMS-Expo 2006 unter anderem über das Trendthema elektronisches Vertragsmanagement im Rahmen von DMS- und Archivierungsprojekten. Die paperless group realisiert individuelle Vertragsmanagement-Lösungen auf Basis des Systems d.3 von der d.velop AG. Die Anwendungen bieten einen vollständigen und transparenten Überblick über den Status aller Verträge eines Unternehmens und optimieren nachhaltig den gesamten Geschäftsprozess im Vertragswesen.

Vertragspflichten und aktuelle Vorgänge sind jederzeit von autorisierten Mitarbeitern einsehbar. In einem Vertragsstammdatenblatt sind jeweils die wesentlichen Informationen komprimiert zusammengefasst. Laufen Fristen ab oder sind Verträge zu erneuern, wird der Anwender automatisiert per Widervorlage erinnert. Neu erstellte Verträge werden aus Microsoft Word direkt in das Vertragsmanagement geladen. Eingehende Vertragsdokumente lassen sich einscannen und so in die Lösung einbinden. Vorteil eines konsequenten Vertragsmanagements ist es, die Vertragsrisiken für ein Unternehmen zu verringern. Gleichzeitig wird der Aufwand für das Recherchieren von Verträgen und Vertragsdetails reduziert. „Ein durchgängiges Vertragsmanagement ist für jede Firmengröße interessant. Ist dies nicht elektronisch realisiert, dann trifft man in fast jedem Unternehmen auf die gleichen Probleme: Unterschiedliche Kenntnisstände der Beteiligten, die Aktualität der Vertragsversionen und im schlimmsten Fall nicht mehr auffindbare Verträge“, betont Udo Prell, Geschäftsführer der paperless group. „Gesetzliche Vorgaben wie zum Beispiel Basel II betreffen auch häufig die Verträge eines Unternehmens. Hier ist also Vorsicht geboten.“

Betriebskrankenkasse mhplus auf der DMS-Expo
Von der paperless group wurde ein elektronisches Vertragsmanagement unter anderem bei der Betriebskrankenkasse mhplus erfolgreich realisiert. Ronny Neidel, Projektleiter bei der BKK, ist am 19. und 20. September auf der DMS-Expo vor Ort und informiert interessierte Messebesucher über das umfassende Dokumenten-Management-Projekt.

Die paperless group realisiert für ihre Kunden aus Industrie, Handel, Behörden und Versicherungen sehr individuelle, komplexe Dokumenten-Management- und Archivsysteme. In diesen ist das Vertragsmanagement ein wichtiger Baustein. Werden die Verträge gleichzeitig in eine Aktenstruktur eingebunden, hat der Anwender auch alle weiterführenden Informationen zu Kunden und Lieferanten jederzeit im Zugriff. Weitere aktuelle Anforderungen aus dem Markt sind beispielsweise komplette Posteingangslösungen sowie ein rechtssicheres E-Mail-Management. Neben d.3 von d.velop kommen in den Projekten auch Produkte weiterer Hersteller zum Einsatz. Darüber hinaus bietet die paperless group ein umfassendes Service-Portfolio, welches von der DMS-Beratung bis hin zu Scan-Services alle Anforderungen in der Dokumentenverarbeitung abdeckt.

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