Fit für die Langzeitarchivierung: teamwork und windream präsentieren umfassende Lösung für die E-Mail-Archivierung

(PresseBox) (Bochum, ) Lotus-Notes-Anwender, die nach einer revisionssicheren Lösung für die E-Mail-Archivierung suchen, sollten auf der DMS EXPO die teamwork Software und Consulting GmbH besuchen. Auf dem Partnerstand der windream GmbH (Stand G 003/H 004) präsentiert der Spezialist für Workflow- und Informations-Management teamwork Archiv-Gateway. Mit der Software-Lösung können Anwender ihre Lotus-Notes-E-Mails direkt in dem Dokumenten-Management- und Archivsystem windream speichern und somit die gesetzlichen Anforderungen für die Langzeitarchivierung erfüllen.

Die DMS EXPO findet vom 19. bis 21. September 2006 auf dem neuen Kölner Messegelände in Halle 8 statt.

E-Mails sind seit langem fester Bestandteil der täglichen Firmenkorrespondenz und inzwischen durch die Einführung des Signaturgesetzes rechtlich dem Papierdokument gleichgestellt. Schätzungen zufolge sind schon nahezu 35 Prozent der geschäftskritischen Informationen, also Vereinbarungen, Kundendaten, Bestellungen oder Vertragsabsprachen, in E-Mail-Applikationen gespeichert. Aufgrund rechtlicher Bestimmungen ist der Unternehmer verpflichtet, die elektronisch übermittelten Dokumente sicher aufzubewahren und jederzeit zugriffsbereit zu halten. Mit den gängigen E-Mail-Systeme ist das allerdings nicht möglich. Durch teamwork Archiv-Gateway für Lotus Notes/Domino und dem DMS und Archivsystem windream erhalten Unternehmen eine Archiv-Lösung, mit der sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen können.

Archivieren von E-Mails
Unter der gewohnten Lotus-Notes-Oberfläche kann der Anwender die ausgewählten E-Mails „per Knopfdruck“ über eine zusätzliche Schaltfläche in der Menüleiste in das DMS und Archivsystem windream übertragen. Dabei hat der Anwender die Möglichkeit, die E-Mail entweder komplett zu archivieren oder nur deren Datei-Anhang. Nutzt der Anwender die erste Variante, so wird das Dokument aus der Lotus-Notes-Mail-Ansicht entfernt. Wird lediglich das Attachement archiviert, bleibt die E-Mail an ihrem aktuellen Ablageort bestehen, in der Mail-Ansicht wird nun das Symbol für archivierte Anhänge angezeigt. Zur Absicherung wird zugleich im Hintergrund die komplette E-Mail in das DMS und Archivsystem windream geschrieben. Dadurch kann bei einem versehentlichen Löschen der E-Mail der Anhang trotzdem wiedergefunden und zurückgeholt werden.

Wiederfinden und Zurückholen von E-Mails und Anhängen
Über die Archiv-Ansicht „Suchen“ kann der Anwender nach der Archivierung der E-Mails erneut auf diese zugreifen. Er hat nun die Möglichkeit, seine archivierten E-Mails unter bestimmten Kriterien oder über die Lotus-Notes-Volltextsuche wiederzufinden. Die gesuchte E-Mail kann er sich im Original anzeigen lassen und diese anschließend mit den bekannten Funktionalitäten von Lotus Notes Mail weiterverarbeiten. Gleichzeitig werden zurückgeholte E-Mails in der Archiv-Ansicht „Zurückgeholt“ angezeigt. Dies ist allerdings nur eine Kopie der in windream archivierten E-Mail. Einmal archivierte Dokumente bleiben unverändert im DMS und Archivsystem windream stehen. Damit ist gewährleistet, dass die digitalen Dokumente nach der Archivierung unveränderbar bleiben. Darüber hinaus kann der Anwender zurückgeholte E Mails vorbehaltlos aus der Lotus-Notes-Mail-Datenbank wieder löschen.

Wurde nur der Datei-Anhang archiviert, so kann der Anwender über die jeweilige E-Mail das Dokument aufrufen. Sofern die E-Mail nur einen Anhang enthält, kann der Anwender direkt darauf zugreifen. Befinden sich mehrere Anhänge in der E-Mail, wird dem Benutzer eine Auswahlliste angezeigt, aus der er den gesuchten Anhang auswählen kann.

Sicherheit
Lotus Notes/Domino bietet zahlreiche Mechanismen wie Kennwörter oder Zugriffslisten mit Gruppen und Rollen, die den Zugriff auf Lotus-Notes-Dokumente sichern. Jede archivierte Lotus Notes E-Mail ist mit einem Archiv-User-Namen und einem Passwort versehen, so dass Anwender nicht unerlaubt auf das DMS und Archivsystem windream zugreifen können.


Über die teamwork GmbH
Die teamwork Software und Consulting GmbH mit Hauptsitz in Paderborn und einer Niederlassung in Hamburg ist als Lösungsanbieter spezialisiert auf Workflow- und Collaboration-Management auf Basis der IBM Collaboration-Plattformen Lotus Notes/Domino und Workplace sowie der IBM e-Business Plattform WebSphere. Als IBM Premier Partner und IBM Beta-Partner für neue, innovative Software-Produkte beansprucht die teamwork GmbH hier eine führende Rolle. Ihre Kerngeschäftsfelder sind Consulting und Services sowie der Vertrieb von Produkten für Workflow- und Collaboration-Management. So werden den Kunden Lösungen für die elektronische Zusammenarbeit und Abbildung von Geschäftsprozessen angeboten, die Unternehmen, Kunden und Geschäftspartner in den Rahmen durchgängiger Geschäftsaktivitäten und übergreifender Kommunikation einbinden, diese verbessern und die Produktivität steigern. Mit Hilfe von Workflow- und Collaboration-Lösungen auf Basis der IBM Plattform-Technologien können die Kosten für Geschäftsprozesse deutlich reduziert werden. Kunden der teamwork Software und Consulting GmbH sind Banken, Versicherungen, Industrie- und Dienstleistungsunternehmen.

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