ALOS Workflow steuert und beschleunigt Dokumentenprozesse

ALOS auf der Systems 2006: Halle A2, Stand 140
Der ALOS Workflow steuert Dokumente zum richtigen Mitarbeiter und beschleunigt so die Sachbearbeitung. (PresseBox) (Köln/München, ) Die ALOS GmbH präsentiert erstmalig auf der Systems 2006 in München (23. bis 27. Oktober 2006) den ALOS Workflow in Verbindung mit Dokumenten-Management-Systemen. Der ALOS Workflow steuert und beschleunigt die Bearbeitungswege von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens und sorgt so für eine durchgängige, effiziente Erledigung von Vorgängen. Mit der Lösung lassen sich beliebige Geschäftsprozesse als Workflow umsetzen, etwa die Rechnungsprüfung, die Auftragsabwicklung, Projektanträge, Investitionsanträge, Reisekostenabrechnungen, Reklamationen, Urlaubsanträge, die Prüfung technischer Zeichnungen und vieles mehr. Die Lösung verfügt über eine webbasierte Oberfläche und kann so von jedem Anwender-Client über den Browser aufgerufen werden. Eine separate Installation von Software beim Anwender ist nicht notwendig. Die Anmeldung für den ALOS Workflow erfolgt als „Single-Sign-On“; der Anwender wird anhand seiner Windows-Anmeldung identifiziert. Vorhandene Applikationen und Abläufe, wie zum Beispiel ein ERP-System, Finanzbuchhaltung oder das elektronische Archiv, können sehr einfach integriert werden. So können Daten aus verschiedenen Systemen in den elektronischen Bearbeitungsablauf einbezogen werden. Im Vergleich zu anderen internen Workflows von ERP-Systemen lassen sich auch Personen adressieren, die keinen Zugriff auf die ERP-Lösung haben.

Der ALOS Workflow kontrolliert und steuert zuverlässig alle dokumentenbasierten Geschäftsprozesse und bindet hierfür die richtigen Mitarbeiter im Unternehmen ein. Damit werden Liegezeiten von Dokumenten vermieden und der Kundenservice verbessert. Überall dort, wo mehr als zwei Personen in einem Unternehmen an einem Vorgang beteiligt sind, ist der ALOS Workflow einsetzbar und ermöglicht eine bestmögliche Transparenz. Die einzelnen Bearbeitungsschritte werden in der richtigen Reihenfolge an die richtige Person im Unternehmen weitergeleitet. Dies erfolgt bei fest definierten Prozessen automatisiert. Es besteht darüber hinaus je nach Berechtigung des Mitarbeiters die Möglichkeit, die Aufgabe individuell weiterzuleiten, Aufgaben zu reservieren oder auch zurückzuweisen. Der Mitarbeiter erhält eine übersichtliche Aufgabenliste sowie auch den aktuellen Status des Dokuments, welches er bearbeiten soll. Werden Termine überschritten, greift ein Eskalationsmanagement, das heißt, es werden vorher definierte Personen oder Gruppen davon informiert, dass sich die Bearbeitung verzögert hat. Die Lösung kann abteilungs- und standortübergreifend eingesetzt werden und verbessert so auch den Informationsfluss zwischen Mitarbeitern, Abteilungen und Filialen.

Die einzelnen Workflows für Geschäftsprozesse lassen sich in einem integrierten Design-Modul grafisch gestalten. Dies beansprucht nur wenig Zeit und kann auch von Anwendern ohne tiefe Programmierkenntnisse vorgenommen werden. Für die Massenbearbeitung ist die Dialogsteuerung von ALOS Workflow derart konfiguriert, dass sie für jeden einzelnen Prozess-Schritt nutzbar ist. Auf diese Weise können auch mehrere Dokumente des gleichen Typs schnell und effizient einheitlich bearbeitet werden.

„Der ALOS Workflow ergänzt das Produktportfolio von ALOS hervorragend. Es ist ein wichtiges Bindeglied zwischen Dokumenten-Management und anderen Applikationen. Vor allem mit durchgängigen Workflow-Konzepten erzielen Unternehmen Prozessverbesserungen rund um die Dokumenten-Sachbearbeitung“, betont ALOS-Geschäftsführer Dieter Woeste.

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